产品工程档案管理办法.doc

中国华西企业有限公司 产品（工程）档案管理办法 第一章 总则 1.0.1 为加强产品（工程）档案管理工作，实现产品（工程）档案管理的科学化、制度化和规范化，充分发挥产品（工程）档案的作用，依据《档案法》和国家档案局关于《企业档案管理规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/11822-2000）以及《四川华西集团企业档案分类规则实施方案》等有关规定，结合产品（工程）档案管理工作的实际情况，制定本办法。 1.0.2 产品（工程）档案是指建筑工程项目在招投标、经营管理、工程管理、施工生产、施工监理、竣工验收、评优、等活动中形成的应当归档，并按规定整理好的各种纸质、电子、光盘、磁盘、照（底）片、胶片、声像等文件材料的总称。 产品（工程）档案是建筑施工企业档案管理的重要组成部分，是施工企业管理工作的重要基础，它反映了企业主要职能活动的历史面貌，是施工过程的原始记录，是企业文化的重要表现。同时，也是全面鉴定工程质量、工程管理、技术改革和企业规避风险的原始凭据。 1.0.3 本办法适用于各土建公司（以下简称各公司）产品（工程）档案的管理工作。 各公司都应依照本办法做好产品（工程）档案的管理工作。 工程总承包范围内的装饰装修工程，可参照本办法有关条款执行。 建筑设备安装、机械施工、场道、混凝土等专业公司，应遵照国家有关规范，结合各自专业特点，参考本办法有关条款制定本公司的管理办法，并报集团公司审核后实施。 第二章 档案管理和职责 2.0.1 产品（工程）档案要坚持统一制度、统一规范、统一标准、集中统一管理的原则。 1.在四川省档案局和华西集团档案处的指导下，产品（工程）档案采取统一的制度、规范、标准和集中管理的措施。各公司应根据自已的实际情况不断完善产品（工程）档案管理制度，并将制度和管理网络图上墙。 建立以产品（工程）档案为主的档案管理体系和以各公司档案室为中心，公司各部门、分公司、项目部为基础的档案管理网络。即一是档案人员和立卷、技术内业人员（以下简称：归档人员）网络，二是档案文件材料流向网络。 2.产品（工程）档案以法人为单位实行集中管理，确因保管条件有限一时不能“绝对”集中的，应积极创造条件，早日实现集中管理。 3.产品（工程）档案工作必须在分管领导的直接领导下，建立以档案部门（档案人员）为指导，办公室、工程(生产技术)部及有关部门相配合，项目经理负全责，归档人员具体办理的自上而下的责任保障机制。做到各司其职、各尽其责，协调有效运转，确保产品（工程）档案的齐全、完整、准确。 4.坚持产品（工程）档案“三纳入、四同步、四参加”制度。“三纳入”：即将档案管理纳入工程管理各个环节中、纳入工程项目承包责任状中、纳入领导及有关部门和人员的职责范围之中；“四同步”：即下达工作任务时同时下达档案归档要求、检查工程进度时同时检查归档情况、总结验收时同时验收档案、考核奖惩时同时验证归档合格证明；“四参加”：即档案人员参加工程竣工验收会、参加设备开箱会、参加科研成果鉴定会、参加生产科技会。 5.各公司应配备相适应的专职档案人员或以产品（工程）档案为主的兼职人员。相关部门、项目部的归档人员兼任产品（工程）档案的归档工作。 配备的人员应当忠于职守、遵纪守法，具备相应的档案专业知识和业务能力。 档案人员和归档人员应保持相对稳定。 依照国家有关规定，档案人员在职务晋升、职称评聘及其它待遇方面与工程技术管理人员享受同等待遇。 6.定期对档案人员和归档人员进行业务培训，提高他们的专业素质，争取早日实现持证上岗。 2.0.2 各档案室和档案人员负责指导、监督、检查本公司归档人员对产品（工程）档案的立卷归档工作；负责档案的保管、鉴定、检索、编研、提供利用等工作；实现产品（工程）档案管理的制度化、同步化、网络化、现代化。主要职责是： 1.贯彻执行国家有关法律法规和集团公司档案处制定的相关办法，结合实际，制订本公司产品（工程）档案的实施意见或办法。 2.指导、督促、检查各级归档人员做好产品（工程）档案平时立卷（建立“文件包”制）工作及归档工作。 3.运用计算机管理产品（工程）档案，指导归档人员运用计算机归档，提高工作效率。 4.做好产品（工程）档案的统计工作。掌握各工程项目开工、竣工时间，按施工进度跟踪各种文件材料的收集、整理、归档情况；建立日常档案收进、移出、累计等各种统计台帐。 5.做好产品（工程）档案的保管及安全工作。应有符合国家标准的专门库房和档案装具，库存容量必须预留十年以上空间，排架科学、合理、美观，符合国家标准，坚持“八防”措施，确保档案安全。 6.做好产品（工程）档案的保密工作，严格执行各项保密规定，坚持档案借阅登记制和反馈记录制，严防丢失、更改、损毁档案。 7.充分发挥档案在企业各项工作中的作