国际贸易部工作流程修改最新修订版.doc

国际贸易部工作流程说明书 订单操作流程 一、接到询盘 （一）客户知道我司有三种途径： 1．通过我司网站了解。 2．同行朋友介绍。 3．交易会上认识。 （二）与客户洽谈 1. 接待客户 一般老客户来工厂前会先通知业务员具体的日期，业务员在安排客户来厂事务时要了解客户是否要接机，在哪个机场或哪个宾馆，有多少位人员等一些资料，并和我司负责车子调度的人员联系，如果是去机场接机的要提供客户的姓名、公司等资料。业务员把来厂客户的信息通知客户服务代表，由客户服务代表负责安排车子接送客户，客户服务代表要及时的负责客户的接送行程，并为需要预订宾馆的客户订好宾馆以及相关的服务工作。 2. 洽谈业务 业务助理或业务员在洽谈业务时一定要处长在场。客户要求的信息要详细地记录在客户洽谈单中，业务员要为客户介绍我司的最新产品，或按客户以往的订单推荐一些适合客户市场的产品，业务员要掌握和了解生产上的一些技术问题和业务知识。让客户也要了解我司的一些要求，如PVC注塑鞋没有底模的，开模的数量要求是20000双以上，冷粘鞋是10000双以上（组合底5000双以上），开刀模的数量要求是1500双，帮面移大底的数量要求1500双，要了解更换材料后的价格差异是多少，因为有些材料的单价相差很多。 与客户洽谈时要了解客户的各种信息，并在《业务洽谈记录单》中详细记录。 二、评审 业务员接到客户询盘，如电话、邮件、传真、《业务洽谈记录单》，首先判断顾客要求是特殊要求还是常规要求，具体评审见《顾客要求评审细则》 三、报盘 业务员对客户询盘评审结束，对客户询盘进行回复，用传真或邮件、电话报盘。 四、磋商 如果客户认为还有内容需要磋商，会还盘，我司相应地进行报盘，直至双方达成和约。 五、客户是否要签合同 在签订合同之前业务员要按程序文件中的顾客需求识别对合同的性质进行评定，是特殊合同还是一般合同。如果是特殊合同要召集相关部门对合同进行评审后再决定是否可接受此订单。详见顾客要求识别与评审控制程序。 （一）客户要求先打样后签合同 由制单员或助理开《打样单》给开发部打样，详见《打样流程说明书》 （二）客户签合同 客户与我司签合同后有两种情况： 1. 客户先签合同后要求打样 由制单员或助理根据客户邮件、传真或《业务洽谈记录单》制作《销售合同确认书》，详见《销售确认书流程说明书》；然后制单员或助理制作《打样单》给开发部，详见《打样流程说明书》 2. 客户签了合同不需要打样 对于一些老客户订购的老货号、返单的订单或一些不需要打样的客户，签订《销售确认书》即可，详见《销售确认书流程说明书》，跟踪客户，待客户预付款到，则制作《生产明细单》，详见《生产明细单流程说明书》。 六、打样 见《打样流程说明书》。样品寄给客户后，业务员应进行跟踪，并对跟踪情况进行记录。打样跟踪的结果要及时登记在客户管理员的打样信息反馈表上（此表客户管理员与业务员共享），要求业务员每10天登记一次，直至客户最终是否明确下单为止。登记时要按照表格要求详细填写（下单的，标注清楚；未下单的，填写原因），详见《打样跟踪流程》。 七、样品是否需要修改 （一）客户对样品需要进行修改 客户对样品需要进行修改的，业务员或助理要确定客户要求修改的内容。业务员或助理要求客户将修改内容以书面记录、传真或电子邮件发至我司。 样品修改而不需要打样的，则业务员或助理检查是否有合同 ，没有合同的应与客户签订合同。 样品修改而客户要求重打样，按《打样流程说明书》进行。 （二）客户对样品无修改内容 客户对样品满意，无修改内容时，业务员检查是否有合同，若没有合同的则与客户签订《销售确认书》，详见《销售确认书流程说明书》，并跟踪客户，待客户预付款到，则制作《生产明细单》，详见《生产明细单流程说明书》 八、开明细单 1. 开明细单之前，业务员或助理应检查是否收到客户预付款，若没有收到预付款，应与客户保持联系，向客户催预付款。开明细单的前提，必须要有客户的预付款，由统计员负责把关. 2. 若没有收到客户预付款，则由业务员负责跟踪客户，待客户预付款到，则制作《生产明细单》，详见《生产明细单流程说明书》。 3.特殊情况下，如果客户的预付款未到，而生产交期很紧，由业务处处长和国际贸易部经理审批后，可以先下生产明细单。 九、支持信息 客户邮件、传真 十、成果清单 《业务洽谈记录单》 《销售确认书》 《打样单》 《生产明细单》 打样流程 （流程图需要修改） 一、制单员制作打样单 1. 制单员根据《业务洽谈记录单》以及其他来往函件中的客户打样信息制作《打样单》。 2. 制单员在制作《打样单》时，必须做到准确及时。准确，一是指准确地按照客户的要求；二是指根据客户的等级和样品的性质准确地判断《打样单》的级别（一般，确认样，加急）。 二、处长、经理审核 业务员将《打样单》交处长审核.处长