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第六节 与会者的座次排列方式 办会时的座次排列的恰当与否直接影响到办会是否成功 座次排列的恰当，与会双方的交谈更加方便顺畅，使得会议 更好的进行。否则，不但主办方失礼，也会使得客方不自在 或是觉得不受尊重。再者也会成为会议交谈的障碍。 比方说，客方与主人的座位隔得太远，双方说话可能就要用喊的方式交谈，即使得意思传达有偏颇，甚至导致会议气氛僵硬。 总之，座次安排得恰当既显得主办方的礼数周到，也会让客方得到尊重，并协调会议顺利完成 主席式的座次安排 一般以主席台上就座的人员的职务、职位或是社会地位与有声望的高低来安排。 最高的安排在主席台第一排正中，其余按职务高低顺序，以正中座位为基点，面向会场，按一右一左的顺序向两边横排 第七节 有效会议的组织 一、会议效果的影响因素 会议目的不明确 由于事先准备工作没有做好，与会者不清楚会议的议题，致使讨论漫无边际。 会议持续太久 会导致与会者过于疲倦，降低会议效率 简单问题复杂化 不仅会花费大量的时间，而且往往会使问题变得复杂化，引出许多不必要的矛盾 发言者过于健谈 一些发言者一有机会就滔滔不绝，使多数与会者生厌。 二、组织有效会议的策略 有的时候开会是一种既耗时又费力又令人疲倦的活动，因此若要提高会议的效率，掌握一套行之有效的组织策略显得尤为重要 组织有效会议的策略 不搞形式主义。 只有在需要多方协商或有较多信息需要在一定范围内迅速传达的情况下才召开会议。 明确会议的目的和目标。 用可书面的形式将会议的目的与目标记录下来。 提前分发会议备忘录。 在会议召开之前应以备忘录的形式提前通知与会者，以便使他们有充足的准备时间。 选择合适的与会者。 主要是邀请那些能对会议起积极作用的人 分发会议简报。 在会议结束的一天之内将会议简报分发下去，会议简报应该列出所做的决策以及要求采取的主要措施的具体日期和具体负责人。 总结 一个有效的会议实际上相当于一个群体聚会，在这个聚会里，群体的智慧发生碰撞，进而达成共识，形成决议，提出方案。 一个会议成功与否取决于会议主持人、与会者以及会议秘书的共同努力，其中以主持人最为重要。 此外，会前做好充分的筹备工作、在会议过程中掌握好时间以及会后做好落实与检查是提升会议有效性的重要保障。 案例分析 （书 163页) 一言堂？! 李曼如，作为京德制造有限公司的总裁，十分清楚不断让员工了解公司发展状况的重要性。最近，由于竞争激烈，公司产品价格持续下跌，她意识到公司正步入一个严峻的时期。为了保持住市场份额，她很清楚公司必须采取降价策略。她相信自己每月一封寄给每个员工的“来自总裁办公室的信”是一条很好的充分传递信息的途径。然而，现在重大危机爆发了，她召集了所有部门经理在公司装饰简朴却不失威仪的董事会议室开会。选择董事会议室本身就向部门经理发出了一个信息——他们是管理层的一员，他们正参与重大决策。关于参加此类会议大家都达成了默契，所有与会者必须在预定的时间前就座，当总裁步入会议室时，全体起立，直到总裁让他们坐下。这一次，李曼如进入会议室时，她点头示意起立的各位坐下。“我之所以召集各位出席这次会议，是想说明一下我们目前所面临的严峻的经济形势。我们正与那些眼睛发绿窥视着我们市场的‘狼群’狭路相逢，他们迫使我们不断降价，不断缩短发货时间，已经让我们感到喘不过气来。如果我们伟大的公司——一座自由企业的堡垒——想继续生存下去，我们必须团结打拼。”讲完开场白之后，李曼如注视着每一位正襟危坐的与会者，知道他们不敢随便发言。的确，没有人讲话，每一个人都知道在这种场合下，开口发言就意味着与李曼如唱对台戏。“让我进一步解释我的意思。首先，我们需要发挥想象力。我们需要积极思维，每个人都必须同仇敌忾。我们必须优化生产，绞尽脑汁，不放过任何一个环节，削减成本。为了实施这一项削减成本的紧急计划，我已经在外面物色了一位高级生产经理来协助完成。” 案例分析 （书163页） “其次，我们要提高质量。在本公司，质量意味着一切。每一台机器、设备都要由生产主管负责定期检修。当机器轰隆隆作响开始生产，就表示主管已经对该机器的质量、性能作出认可。在质量上，没有一点东西可以被视为是芝麻点大小的事，微不足道，可以轻视。” “第三点我认为值得一提的是，要加强我们的销售队伍。客户是我们的生命线，尽管他们不一定总是对的，但是我们仍然要像安抚绵羊一样温和地对待他们。我们的销售代表都要学会‘推销自己’，要使每