广州万科成本管理部中内业管理操作指引.doc

成本管理部内业管理操作指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 流 程 要 素 流程目标： 流程时间要求 流程监控点数目 流程主要责任岗位 成本管理部秘书 流程涉及职位数目 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目的 规范各类文件的审批流程，保证文件传递的及时准确，及文件存档的完整、规范，提高工作效率。 适用范围 成本管理部。 职责 成本管理部负责本指引的制订、修改、指导、解释与检查落实； 方法和过程控制 图纸管理 得到出图通知后，当天到设计部领取图纸（一式两份）并知会前期成本人员； 当天电话通知咨询公司取图，并打印好图纸签收表，要求咨询公司人员确认、签收；（签收表格参见附件9） 当天在存档图纸的扉页上盖上部门、日期专用章，并做好图纸目录，最后将图纸分项目放入指定图纸柜。（图纸目录表格参见附件10） 合同管理 审批 将合同文本提交前期成本人员复核并由招标负责人审批； 审批通过后，点击“/SubsystemBargain/BargainPerson.aspx”，将 “合同拟稿审批表”右下方的“单据号”输入该页面的“流水号”表格中，点击“查询”按钮，再在状态栏中点击“签收”，最后点击“执行”按钮，待“等待审批”字样变为“成本签收”字样，即表示操作成功。网上合同自动进入下一部门审批； 在“合同交接签收本”中做好合同交接记录，将合同返回给经办部门秘书或经办人并要求其签名确认。 录入 当网上审批和纸质审批都完成以后，须将合同信息录入成本软件。其方法是，点击“/admin/” 进入“后台管理”首页，点击首页→财务部→合同管理→成本导出，选择合同所属项目，点击 “筛选”，选中需要导出的合同，选择该合同对应的成本帐套、及项目期数，点击“导出”即可。 注意：为确保导出合同信息的准确性，必须在成本软件中核对相关信息并立即对错误信息进行修改。 签证结算书审批、存档 将签证结算书提交前期成本人员复核； 做好签证台帐登记，将原件分项目、分月份（按照项目成本人员审核时间）存档；（签证台帐见附件） 审批完毕后5个工作日内通知施工单位和咨询公司领取副本；在“签证领取本”中做好签证交接记录（分别分发给施工方及咨询公司）。 工程（预）结算 审批 接收的当天将预（结）算书的“完成情况、结算造价”录入“部门月度工作计划—预结算”表格中，在计划外的需要重新登记相关信息； 当天进入“工程预（结）算书审批进度表”登记接收日期及传递到下一步人员审批日期（按照审批权限分别提交相关人员），以便保证能随时查看审批进度，避免遗失和跟踪不及时；（见附件） 审批完成后，在“竣工结算造价协议清单”页的右下方贴上标签（正副本2处），并交给成本部负责人签署； 待成本部负责人签署完毕后，到总秘处借用公章加盖在竣工结算造价协议清单的甲方落款处。各项目的对应公章如下： 序号 项目名称 对应公章 1 万科城花园 鹏利国际置业（广州）有限公司 2 四季花城 佛山市万科房地产有限公司 3 深蓝花园 广州市万科星房地产有限公司 4 城市花园 广州市万科置业有限公司 5 蓝山花园 广州市万科房地产有限公司 6 金色家园 7 天景家园 8 荔景家园 在“成本部文件签发记录登记表”中做好文件签发记录登记，在2个工作日内将盖完公章的工程预（结）算书的副本返回给项目秘书，由项目秘书转交给施工单位。（《成本部文件签发记录登记表》见附件3） 录入 审批完成后进行结算录入，其方法是，点击“/admin/” 进入“后台管理”首页，点击首页→财务部→合同管理→结算造价，输入合同编号，点击“查询数据”，在新的页面中点击“编辑”，再对该页面的“成本帐套”（如果该合同不录入系统默认的帐套中，才需要点击红色字体的“未设置”进行修改）、“结算名称”、“结算编号”、“结算造价”、“质保金”进行修改、填写，再选中“导入成本软件”及“修改”按钮，待系统提示操作成功后即可。 注意：为确保导出结算信息的准确性，必须在成本软件中核对相关信息并立 即对错误信息进行修改。 保证已发生成本和动态成本的准确性。当月的24日至下一月的4日之间（如果有调整以适应集团最新的要求为准）必须停止结算录入，以确保当月成本信息月报数据的稳定性和准确性。 存档 完成结算录入后，及时做好结算台帐，方便日后查找。当天内将“结算编号”贴在工程预（结）算书的右上方【结算编号固定格式为“公司-项目-期数-结算流水号”，例如“FS-SJ-01Q-结算0001”。结算编号要打印成固定标识（见附件4）】，然后将结算书存入档案盒、贴上目录、放入档案柜。（结算台帐见附件） 付款申请单审批 接收付款申请单当天内交给项目成本小组负责人