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质量记录管理规定 文件编号： WY/QW-06-008 修改版号： 0/A 页号： 第 1 页 共 3 页 1.0 目的 规范对记录进行设计、编号标识、收集、编目、查阅、申购、领用、归档、贮存、保管和处理的职责和方法，以证明各项服务活动符合规定的要求，并为公司管理体系的有效运行提供可追溯性的证据。 2．0 适用范围 本规定适用于本公司所有与质量管理工作有关的记录的控制。 3.0 职责 3.1 物业品质部职责 3.1.1 质量管理记录控制的归口管理部门，负责制定本制度。 3.1.2 负责记录的编号标识、编目、申购、发放、归档、登记和处理； 3.1.3 负责监督、指导各部门有关记录的设计、填写和管理； 3.1.4 负责归口管理项目记录的设计、收集、归档、借阅管理。 3.2 各单位职责 3.2.1 各部门负责本部门归口管理的记录的设计、收集、归档、借阅、管理。 3.2.2 负责按要求填写各种记录。 3.2.3 负责按要求及时提供本部门的有关记录以供查询。 4.0 控制程序 4.1 记录的设计、编号、编目管理 4.1.1 设计： （1） 各部门按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目，需要增加表格的由使用部门制定，填写《质量记录增减申请表》经项目负责人审核，品质部审批和统一编号后递公司领导审批，经公司批准后使用。 （2） 质量记录是执行有关要求、规定或制度的个体体现，在提出增加质量记录表格申请时，必须附上有关规定或制度。 （3） 当已发布的表格不能在某项工作中通用、兼容或空缺时，使用部门可提出申请增减质量记录表格，经品质部审核，公司领导批准后方可使用。 4.1.2 修改：已发布的表格不能适应工作需要，使用部门可填写《质量记录更改申请表》 质量记录管理规定 文件编号： WY/QW-06-008 修改版号： 0/A 页号： 第 2 页 共 3 页 提出更改申请，并在申请表后附上更改后记录表格格式样式。 4.1.2 编号：记录表格由品质部按《文件控制程序》对各种记录表格进行编号。 4.1.3 编目 品质部负责对记录进行编目，制定公司《质量记录一览表》。 各部门负责编制本部门的《质量记录一览表》。 4.2 记录的发放、收集、归档保管、借阅管理 4.2.1 发放、收集 （1） 空白表格由物业品质部统一管理，各部门根据需要填写《质量记录领用申请表》经部门负责人审批后报品质部。 （2） 每月20日前，各单位递交《质量记录领用申请表》，品质部在本月结束前将记录发放到位，申请单位在《质量记录发放记录》上签收后返回发放记录。 （3） 品质部要及时掌握存记录情况，根据库存情况组织印刷并填写《质量记录印刷申请表》报公司领导审批后组织印刷。 4.2.2归档保管 各部门须于每年8月前将上半年使用的记录按规定归档，下半年使用的记录于次年 2月前按规定归档。 各部门应按记录的分类制定记录归档清单，并将归档清单报品质部，归档记录由各 部门保管存放。 4.2.3 借阅 归档记录借阅，由借阅人提出申请，经品质部负责人批准后，品质部办理借阅手续。 在工作现场借阅记录应经使用部门负责人批准后方可借阅，一般情况下严禁将工作记录带出使用场所。 特殊情况下要将工作记录带出使用场所（如外部检查、内外部审核等），经记录保管部门负责人批准后方可借阅。该申请表由记录保管部门负责人保存,并负责按期收回被借记录。 文件管理部门每月对文件借阅归还情况进行检查，及时追回借出文件，防止文件丢失情况发生。 质量记录管理规定 文件编号： WY/QW-06-008 修改版号： 0/A 页号： 第 3 页 共 3 页 行政人事部在有员工离职或调离工作岗位的，要及时知会相关部门查阅是否有借出文件，以便及时收回借出文件。 4.3 记录的填写、更改、使用保管 4.3.1 填写、更改 记录应填写及时、清晰、准确, 不能随意涂改，除备注栏外其他栏目不能出现空格， 如有不需填写的栏目则以自左至右的一条斜线代替填写内容。 发现有随意更改的记录, 应追究当事人责任。 4.3.2 使用保管 工作现场的记录应用按月进行装订，保持文件记录的完整、清洁。 各岗位人员不得随意将记录表格带出工作现场，如要带出按规定4.2.3规定行。 记录按《质量记录一览表》上规定的年限进行保管。 5.0 支持文件 5.1 《文件控制程序》 6.0 质量记录 6.1 《质量记录领用申请表》 WY/QR-WY-017 6.2 《质量记录印刷申请表》 WY/QR-WY-018 6.3 《质量记录一览表》 WY/QR-WY-001 6.4 《文件借阅登记表》 WY/QR-WY-019 6.5 《质