Excel在工作中的应用.pptVIP

利用有效性圈释不符合要求的数据 数据有效性的功能可以规定单元格中输入的数据类型和有效范围，防止输入时的错误。但对于已经输入了数据的工作表，可以通过设置单元格的有效性规则，利用数据审核工具，将错误的数据找出并标明，起到查错的作用。 单元格保护 工作表、工作簿保护 工具—保护—保护工作表 填写密码并确认即可 文件保护 另存为…—工具—常规选项 小技巧：工作表密码忘记怎么办？ 选定工作表，将其复制到一个新的工作簿中（一定要是新的工作簿），就可超越工作表保护。 综合应用 打开“案例一员工基本信息表.xls”， 将“案例一员工基本信息表(练习用表）”，编辑成与 “案例一员工基本信息表(样文）”一样，其中“民族”中非汉族红显为条件格式设置。 单元小结 通过本单元学习，掌握数据快速输入、录入数据限制、条件格式数据显示、安全保护工作表等基本操作，为后面的进一步学习打下基础。 高级筛选步骤 在数据清单的空白区域建立条件选区（选择一块适合的空白区域）2、单击“数据”菜单中的“筛选”-高级筛选，出现对话框点“确定”（也可以先点击任意单元格在执行步骤2）3、设置高级筛选对话框里面的选中将筛选结果复制到其他位置的圆圈并设置“列表区域、条件区域、复制到”的数据4、单击“确定”得到结果 如何创建数据透视表？ (1) 提出问题 (2) 使用向导 (3) 移动数据，获取问题的答案 创建数据透视表注意事项 提示：创建数据透视表前要检查源数据 必须有列标题 数据区不能有空行或空列 每列数据只能有一种数据类型 创建数据透视表之前不要进行分类汇总 行字段垂直显示数据，每行一项 列字段水平显示数据，每列一项 页字段以页显示数据，相当于以页分组 数据项是显示和汇总数值的位置 编辑数据透视表 设置数据透视表时没有预览的功能，当透视表创建完成后如果对其格式不满意，或者需要进行调整修改，可以对其进行编辑操作。 修改布局可以从字段列表中拖动字段或者从数据透视表中拖动标题项进行设置，也可以通过布置局向导完成。 技巧1:更改数据透视表的数据源 单击透视表区域中任一单元格,右击下拉菜单”数据透视表向导”。 技巧2：打开文件时刷新数据透视表中的数据 如果对数据透视表数据源区域中的内容进行了修改，默认情况下不会将修改后内容自动反应到数据透视表中。 自动刷新透视数据表的方法： 右击透视表区域中任一单元格并选择“表格选项” 技巧3：将数据透视表转换为静态数据 右击透视表区域中任一单元格并选择“选定”-整个表格 使用Ctrl+C复制，再使用选择性粘贴—数值 综合应用 例1-例5 任务2：数据筛选 在实际工作中，经常需要从Excel工作表中找出符合一定条件的几行或 几列数据，例如在超市中，要迅速在成百上千条的商品销售记录中查 找缺货商品，并且及时补充货源，这就要用到Excel的数据筛选功能。 在进行高级筛选前，必须明确数据需要满足的条件，即建立条件区域。 例6 高级筛选条件区域 例7 任务3：分类汇总 按照数据表格中的某个字段进行分类，并计算每个类别的汇总信息。 分类汇总操作的基本原则：在分类汇总之前，需要按照要汇总的列进行排序 例8 注意： 1、一个工作表内在同行方向上或列方向上只能创建一个分级显示； 2、在同一个分级显示中，最多允许有8个层次关系 任务4：数据透视表 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可根据需要显示区域中的明细数据。 源数据表中每列的列标题为一个字段名，在数据透视表中可以通过拖动字段名来修改和设置数据透视表 字段 数据透视表使用的函数，如COUNT、SUM、AVERAGE等 概要函数 数据透视表的行、列、分页 坐标轴 通过定位一个或多个字段来重新排列数据透视表 透视 说明 术语 例9：依照下图的数据表创建数据透视表，按不同的年度、季度、车间和小组统计利润的总和，设置透视表名称为车间总利润透视表 (1) 单击源数据表中任一非空单元格，选择菜单栏“数据/数据透视表和数据透视图”菜单命令，则打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框 (2) 确定数据透视表的数据源和数据透视表的类型后，单击“下一步”命令按钮 (3) 在打开的对话框中设置数据源，然后单击“下一步”命令按钮 (4) 在打开的对话框中设置创建数据透视表的位置，然后单击“布局”命令按钮 例9：依照下图的数据表创建数据透视表，按不同的年度、季度、车间和小组统计利润的总和，设置透视表名称为车间总利润透视表 例9：依照下图的数据表创建数据透视表，按不同的年度、季度、车间和小组统计利润的总和，设置透视表名称为