行政助理作要领.docVIP

行政助理工作要领 岸庆所提出律师工作的第一要义是研究，第二是沟通，对于岸庆所行政助理而言第一要义则是沟通。著名管理学家巴纳德认为：“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段。”。岸庆所以“严格管理”为特色，在实现“严格管理”的过程中，行政助理应通过有效沟通来掌握和传播信息，交流思想，推动律所的发展。 与同事沟通要领 1.充分了解律所 了解律所的制度、理念、使命、特色，这是与同事沟通的前提。重点了解办公室制度、接待咨询制度、接收案件制度、归档制度、财务制度、社会形象特色和管理特色等。 2.注重能力培养和人格塑造 注重能力培养和塑造良好个人形象。律所所训“小成在智，大成在德”，这就要求行政助理做到上班准时，环境整洁；穿着整洁，修饰避人；办公时间，慎选话题；讲求效率，不干私事；不论内外，讲究礼貌。 与上司沟通要领 3.正确领会和贯彻上司意图 正确领会和贯彻上司意图，是与上司沟通的关键。作为助理，千万要一次听清，切不可不懂装懂，影响工作进展；在实际贯彻过程中，如有新的理解，体会，要向上司询问、请教。 4.主动、创造性地开展工作 首先，主动去完成程序性的工作； 其次，积极地思考，给上司提供有益的建议； 第三，坚持每天写工作日志，这有利于提高工作效率，积累工作经验。 与客户沟通要领 5.做好接待工作 根据客户到访目的，做好接待工作。 如果客户是来送达资料，助理应该签收资料，交换名片，同时安排客户等候的地点、茶水，及时地通知律师，另询问并记录客户其他要求。 如果客户是为了咨询而来，助理应安排等候、茶水、地点、赠送宣传资料等，对客户要尊重、热情，言辞文明。及时与律师联系，如果律师正在忙，可委婉的告诉客户稍作等候并致歉意。如果律师外出，应记录客户的咨询内容及联系方式等。 如果客户与律师预约了咨询，助理应准备会晤的资料、提纲、安排地点、茶水等，视情况决定是否参与会晤并做记录。 6.保护当事人隐私 如果助理口风极紧，可增强客户信任感。助理应做到不公开当事人委托的业务，不公开评价当事人。 四、与外单位沟通要领 7.把握交往礼仪 岸庆所积极塑造社会形象特色，以“关注公益慈善事业，积极承担社会责任”指引执业和社会活动。助理代表的是律师，在某些情况下代表的甚至是整个律所，在与外单位沟通中，应把握交往礼仪，争取政府、媒体和社会公众的多方面的配合和支持，为推动律所发展营造良好的外部环境。 积极寻求沟通事件的落实 与外单位沟通的事件，件件无小事，必须及时汇报律师并落实。