行政文员工作标准.docVIP

行政文员工作标准 范围 本标准规定了综合办公室行政文员的职责权限、任职要求、岗位工作关系、工作内容和要求、考核方式。 本标准适用于上海纵骋物业管理有限公司的综合办公室行政文员岗位。 岗位工作关系 直接上级：行政主管； 直接下级：无； 平级关系：无； 横向协调：公司各职能部门文员。 3 任职资格要求 3．1 文化程度高中以上，从事行政工作两年以上。 3．2 工作认真负责，全面细致，具有条理性。 3．3 具有高度服务精神，能服从领导安排。 3．4 熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。 3．5 能独立运用计算机进行文字和数据处理，并具有强烈的保密意识。 4 工作内容 4．1．1 对公司的经济合同、服务合同分类进行归档管理，建立合同台帐。 4．1．2 对需要续签的服务合同，期限届满前一个月，协助通知并组织物业管理部/管理处相关人员做出续签合同评审，合同评审表和续签的合同报总经理批准。 4．1．3 对新签的服务合同，通知并协调物业管理部/管理处组织相关人员做出合同评审，合同评审表和合同报总经理批准。 4．1．4 在合同评审中，要将环境管理、职业健康管理的标准和要求对分包方施加影响。检查合同内容，重要控制点应填写完整，不得漏项，如出现不完整的合同，可以请相关方填写完整。 4．1．5 对分包方履行服务合同情况进行管理，会同物业管理部每半年组织召开管理处相关人员和分包方负责人对合同履行情况的专题会议有纪录。对相关合同的附件应进行跟踪、督促执行。 4．2 档案管理 4．2．1 公司内部文件、资料档案的管理，包括各管理项目的产权资料、竣工验收资料目录和监控驱动软件资料、固定资产使用说明书、维修、保修资料等，所管理的文件、资料档案要有目录清单，有借阅手续。 4．2．2 对公司内部与外部的文件传递、回收、登记、归档管理工作要求建立文件外送台帐，做好签收登记，及时送出回收，回收的文件批示应反馈给申报部门。 4．3 物资管理 4．3．1 协助同财务部、物业管理部对公司总部办公室的固定资产、设备设施管理，保存所有记录（包括盘点、检查、登记、申购、报废）； 4．3．2 公司总部办公用品、再利用物品的仓库管理；建立台帐，有发放回收记录，及时发放办公用品、劳防用品、防暑降温用品，做好登记和签收。 4．4 人事动态管理 4．4．1 对公司员工服装、胸卡、保安员服装、装备等进行统一管理，建立对入职员工转正以后和使用三年以上的服装要进行建帐，联络服装订制、申请报批、统计、制作；每季检查保安员服装、装备状况、使用年限不符合使用状况的向分包书面提出维修、更新要求，根据服务合同要求提前一个月向分包方提出书面更新要求。 4．4．2 对公司各项目分包方、员工花名册进行人事的动态管理，与各项目经理、管理处小区经理、分包方经常保持联络、沟通、传递信息，防止人员失控。 4．5 工作环境管理 4．5．1 每天下班时关闭公司总部办公室水、电、门、窗，发现损坏及时向工程维修部报修。 4．5．2 每周一次检查公司总部的办公室、公厕的环境卫生，使用物品及时添加。 4．5．3 每季一次对各管理处的工作环境进行检查，有记录。 5 职责与权限 5．1 负责合同管理，按时组织合同评审； 5．2 负责内部文件借阅、资料存档管理； 5．3 负责内外部文件传递、回收登记管理； 5．4 负责公司内部员工标识统一、发放管理； 5．5 协助公司固定资产和基础设施管理； 5．6 负责劳防用品、办公用品管理； 5．7 负责工作环境管理。 6 检查与考核 6．1 按工作内容和要求进行检查。 6．2 按工作内容和要求的考评细则进行考核。 上海纵骋物业管理有限公司 二零零八年一月一日 职责汇编 ZC