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宣讲(presentation) 概述 宣讲是正式的口头报告。与他人对你所做的或打算做的事进行沟通，目的是为了寻求支持、赞同或其他资源，或者帮助听众做些诸如此类的事情。通常，一些形象的图像和小道具可以用来阐明信息、增强信息的表达效果。 适用场合 ·当与管理人员沟通计划或结论以获得支持并得到证实时； ·当寻求赞同、帮助、人力或其他资源时； ·当结束项目的一个阶段并开始寻求前进到下一阶段（如在收费处核查）的支持时； ·当向顾客寻求信息前或者对产品或服务作出改进后，向顾客或其他人解说你的项目时； ·在执行一次变更前告知并从那些会受到影响的人那里大宗买进时； ·当分享从其他组得来的最佳经验教训时。 实施步骤 1定义宣讲的主题。确定宣讲需要的时间、地点以及所使用的视听设备。 2确定听众。确定他们是谁：对于你所认识的小组要知道他们的名字，对于一个大组要知道人数以及他们之间的关系。确定他们对于这个项目想要知道的东西并写下来。 3确定你希塑交流的主要思想，时刻记住听众的需求。一个模型或构架是否会起作用取决于所选的题目，例如可以列出改进过程的意见一览表。在其他情况下，头脑风暴法或NGT可能更有用。用一小句话把想法总结在卡片或粘纸上。这不是为了演讲，而是为了作计划。 4确定想法的最佳次序。围绕这些卡片，尝试用不同的方法。亲和图、心智图、情景挂板法或流程图可能是有用的工具。 5对于每个主要观点，确定如何解说，并准备好诸如图表等可以表达信息的视觉教具。确定如何总结每个观点，确保通过交流知道听众想知道的东西。 6创建支撑主要想法的可视化记录。如果有可能的话，准备好这些东西使之成为可以提醒你的宣讲内容的记录。 7如果需要附加记录，考虑使用心智图或流程图。不要把演讲稿写出来并把它念出来。 8和头脑风暴法处理可能的问题，准备好答案。有必要的话，为可预见的问题备份可视化教学资料，如果列出了两打甚至更多的问题，就要考虑在宣讲中加入更多的信息。 9练习宣讲，首先自己单独练习，然后在友好、诚实的听众面前。修改宣讲，直到听起来很舒服、和听众的需要相关、与所分配的时间（包括提问题的时间）相符合为止。 10在开始宣讲的前1～15分钟内，复习一下步骤2中听众想知道的问题清单，思考宣讲的开场白，深呼吸。 11当你开始宣讲时，站起来，有必要的话就做一下自我介绍，表达清晰。站到你的位置上，讲自己的经历。按时结束。 示例 第4章中圣鲁克医院的案例和ZZ-400小组的案例提供了在改进过程中的宣讲的示例。 注意事项 宣讲之前 ·建立关于听众问题的清单，然后得到答案。根据你所面临的情况的不同，清单上的项目可能是：他们先前的知识、经历、关注点、价值观、态度、期望或者他们自身状况的限制。这些因素可能会影响他们所需要听到的以及接收你的宣讲的方式。 ·宣讲基础的结构看起来很简单：开头、正文、结论，但是如果你（和你的听众）不能清楚地分辨这三部分，宣讲就会出现问题。一个关于宣讲的更加细节的结构是Ron Hoff的“所有”结构： ——列出听众关心的问题或机会； ——关于问题或机会的你的独特的观点； ——支持观点的证据； ——你解决问题或者机会的想法或者建议； ——下一步应该做的。 ·清单是可记忆的。清单可以帮助听众了解你的主要观点，知道你要从何处讲起，何时结束，他们可以在什么时候发言（注意这本书有多少个清单，每个工具的描述都写在表格的清单里面）。为你的主要观点和从A～Z的每个步骤中他们需要做的事情做清单。 ·作计划的时候，把你的口头报告当作TV秀，每个主要观点当作其中的一个场景。每个场景持续时间不超过6分钟。时间超过的话，即使你在讲演，听众也会分散精力。场景串起来就是完整的故事。如果多个演讲者要讲，就选择每个场景来配合演讲者。 ·每个场景都应包含一个“标记”—— 一个可以表达你观点的摘要说明。如果你和听众有关系或者知道他们想知道的，那么标记就更加必要了。例如，假如ZZ-400小组要做一个关于第4章中描述的烫衣服问题的口头报告，他们作了一个关于根本原因分析的场景推断： OK标记：“坚持问‘为什么’数据是这样的，最后是我们知道根本原因。” 与另一个改进小组说话时的强迫标记：“在你知道根本原因之前决不停止问‘为什么’数据是这样的。” 与他们的管理者说话时的强迫标记：“用我们上一个春季培训中学到的分析工具问‘为什么’数据是这样的，最后使我们知道浪费我们生产力10%这个问题昀根本原因。” ·口头报告不应该是一个神秘的故事。听众应该从头开始就知道主要观点以及