会计电算化第一章-基础设置(29页).pptVIP

第一章 基础设置 3.1 基础档案整理 3.2 基础档案录入 3.1 基础档案整理 档案 分类 档案 目录 档案用途 前提条件 机构 设置 部门 档案 设置与企业财务核算和管理有关的部门 先设置部门编码方案 职员 档案 设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息 先设置部门档案，才能在其下增加职员 往来 单位 客户 分类 便于进行业务数据的统计、分析 先对客户分类，然后确定编码方案 客户 档案 便于进行客户管理和业务数据的录入、统计、分析 先建立客户分类档案 供应商分类 便于进行业务数据的统计、分析 先对供应商分类，然后确定编码方案 供应商档案 便于进行供应商管理和业务数据的录入、统计、分析 先建立供应商分类档案 地区 分类 针对客户/供应商所属地区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析 存货 存货分类 便于进行业务数据的统计、分析 先对存货分类，然后确定编码方案 存货档案 便于存货核算、统计、分析和实物管理 先确定对存货分类、确定编码方案 财务 会计科目 设置企业核算的科目目录 先设置科目编码方案及外币 凭证类别 设置企业核算的凭证类型 外币 设置企业用到的外币种类及汇率 项目目录 设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录 可将存货、成本对象、现金流量直接作为核算的项目目录 收付 结算 结算方式 设置资金收付业务中用到的结算方式 付款条件 设置企业与往来单位协议规定的收、付款折扣优惠方法 开户银行 设置企业在收付结算中对应的开户银行信息 案分类 案目录 档案用途 前提条件 业务 仓库 档案 设置企业存放存货的仓库信息 收发 类别 设置企业的入库、出库类型 采购 类型 设置企业在采购存货时的各项业务类型 先设置好收发类别为收的收发类别 销售 类型 设置企业在销售存货时的各项业务类型 先设置好收发类别为发的收发类别 产品 结构 用于设置企业各种产品的组成内容，以利于配比出库、成本计算 先设置存货、仓库档案 3.2 基础档案录入 3.2.1 机构设置 3.2.2 往来单位 3.2.3 财务 3.2.4 收付结算 3.2.1 机构设置 1．部门档案 这里的部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现有部门一一对应。设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。 2．职员档案 职员档案的作用是设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息，以便按职员进行记录、查询和统计。 3.2.2 往来单位 1．客户分类 当企业的往来客户较多时，可以按照某种分类标准对客户进行分类管理，以便分类汇总统计。对客户进行分类，既可以根据合作时间将客户分为长期客户、中期客户和短期客户，也可以按信用等级分类，还可以按客户所属行业分类。 2．客户档案 客户是企业的重要资源。手工方式下，客户详细信息掌握在相应的业务员手中，一旦业务员工作变动，就会遗失大量客户信息，给企业带来损失。建立计算机管理系统时，需要全面整理客户资料并录入系统，以便有效地管理客户、服务客户。 3．供应商分类 当企业的往来供应商较多时，可以按照某种分类标准对供应商进行分类管理，以便分类汇总统计。对供应商可以根据地区、行业、供料性质等进行分类。 4．供应商档案 供应商档案与客户档案极为相似。供应商档案中也包含了与业务处理环节相关的大量信息，分为“基本”、“联系”、“信用”、“其他”四个标签存放。 供应商档案必须建立在最末级供应商分类之下。 5．地区分类 如果需要对客户或供应商按地区进行统计，就应该建立地区分类体系。 3.2.3 财务 1．会计科目 2．凭证类别 3．外币种类 4．项目目录 1．会计科目 （1）设置会计科目的原则 ? 会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据需从系统提取的，必须设立相应科目。 ? 会计科目要保持相对稳定。 ? 设置会计科目要考虑各子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算科目设置为末级科目。 （2）增加会计科目 ? 科目编码 科目编码就是按科目编码方案对每一科目进行编码定义。对科目进行编码便于反映上下级会计科目间的逻辑关系；便于计算机识别和处理；将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总；减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准化。 设置会计科目编码时应注意：一级会计科目编码要符合会计制度的统一要求，明细科目编码要满足建账时设定的编码规则。 ? 科目名称 科目名称分为科目中文名称和科目英文名称，两者不能同时为空。科目汉字名称是证、账、表上显示和打印的标志，必须意义明确、