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公文处理知识 综合部 2007年3月 目录 什么是公文 公文分类及文种 公文写作 公文用语 什么是公文 公文是在人类社会活动中为处理各种事务的需要而直接形成和使用的具有规范格式和法定效用的信息记录 一种信息记录 为直接处理各种社会事务的需要而形成和使用 具有法定的效用 具有规范的体式 如何写好公文 重视 管理与能力的综合体现 放松 作文的一种，是体现一定规范要求的作文 简单 体现逻辑，说明问题 公文的要素 基本要素 发文机关标识 标题 正文 公文生效标识 成文日期 强调一个原则一个概念 重要性的原则 意义重大，具有历史保留价值 杜绝滥发文件 代拟稿的概念 指拟稿人代表何种组织起草公文 代表公司 代表下级单位 代表不同的组织需要选择不同的公文格式、文种和行文方式 目录 什么是公文 公文分类及文种 公文写作 公文用语 公文的分类 根据公文的重要程度分为两类 公司级： 公司文件：用于重大事项的发布，如公司管理层做出的重大决策事项、重要的规章制度、重要的规划计划等（给集团公司、通信管理局及其他单位的对外文件必须用公司文件） 公司通知：一般事务性通知，仅对公司内部各单位 会议纪要：公司领导主持召开的重要会议 部门级： 部门通知（函）：用于一般性工作安排，如工作商洽、业务管理等 备忘录：各单位组织召开的一般性会议 只用于内部请示和报告的文件类型：签报 公文的常用文种 通知 传达上级机关的指示或批转、转发其他机关的文件 发布规章 传达要求下级办理或有关单位需要周知、执行的事项 任免和聘用 公文的常用文种 函 互不隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等 行文单位与受文单位不具有相互隶属的关系 若有需要，应明确要求受文单位复函 公文的常用文种 请示 向上级机关请求指示或批准 需要注意的问题 请示必须一文一事，只能送一个主送机关 请示必须在事前，不得“先斩后奏” 得到批复后必须按批复中的指示处理，不能按原请示意见行事 上级机关收到请示后必须及时批复 公文的常用文种 批复 答复下级机关请示事项 需要注意的问题 批复必须表态，表态要肯定明确 对请示持否定态度要写明理由 若需进一步指示应提出切实可行的意见或措施 公文的常用文种 报告 向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，以及答复上级机关的询问 需要注意的问题 向上级提出的意见或建议一定要具体、明确 上级单位对报告内容不一定予以答复 公文的常用文种 会议纪要 记载、传达会议主要精神、情况和议定事项 由会议组织单位撰写，是对会议情况和决定事项的整理综合、归纳概括 其他的公文常用文种 命令 决议 议案 公告 通告 意见 目录 什么是公文 公文分类及文种 公文写作 公文用语 公文写作的基本步骤 明确行文目的与要求 达到什么目的，实现什么结果 要求受文者如何做：阅读？办理？答复？执行？ 确立主题 正确，集中，深刻，简明 选择文种 通知，函，请示，批复，报告，会议纪要 安排结构 体现公文内容之间的关系 合理使用过渡段与过渡句 通知的撰写 标题 《关于……的通知》或《关于……的紧急通知》 正文 通知缘由 通知事项 执行要求 结尾 “特此通知” 例文（一般性通知） 关于五一放假安排的通知 各单位： 根据国务院办公厅2006年“五一”放假通知精神，经研究决定，公司2006年“五一”放假安排如下： 5月1日至7日放假，共7天。其中，1日、2日、3日为法定假日，将4月29日(星期六)、4月30日(星期日)两个公休日调至5月4日(星期四)、5日(星期五)，5月6日(星期六)、5月7日(星期日)照常公休，4月29日、4月30日正常上班。 4月30日13:00至17:30，各单位可视本单位实际情况安排二级经理及必要人员在岗值班。 请各单位妥善安排节日期间通信生产、经营服务的值班工作，切实加强节前安全教育，认真开展安全检查，克服麻痹思想，及时消除隐患，确保节日期间通信生产、消防、交通、财产和员工的人身安全。 特此通知。 XXXX年XX月XX日 例文（指示性通知） 关于开展职位梳理工作的通知 各单位： 为进一步夯实人力资源管理基础，调整和完善公司职位体系，经研究决定开展在公司范围内开展职位梳理工作。现将相关要求通知如下： 一、请于2006年5月12日12∶00前，将《职位设置调查表》（见附件1）提交人力资源部。逾期不予提交者，视为保持目前职位设置不变。 二、请根据《各三级单位职位设置图》（样例见附件2），编制本单位各三级单位的职位设置图。 三、各职位的胜任能力要求可参考《各职位胜任能力及定义》（见附件3）撰写。 特此通知。 附件：1、职位设置调查表