商务E-mail写作概要.pptxVIP

如何书写你的职场Mail;;邮件的重要性;你会很惊讶的发现在当今这个时代，一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流时多么重要，许多管理者不及时地回复电子邮件或者根本不回复，或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题。 非常专业的处理电子邮件，会使你成为一个更好的管理者，会使的公司很有竞争力。 Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C;专业性： 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我很专业”。特别是对那些我们没有见过面的人，见邮件如见人，第一印象很重要。 效 率：邮件组织得当，条理清晰，避免浪费他人时间 严肃性：商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务性，规范性。 ;客户发出的邮件 针对客户发出的邮件，需要相应地回复，即使电话沟通达成一致，也应该沟通的结果以mail形式体现。 需要正式向客户传达信息 双方留有可追溯的证据，表达我司意见的同时通过mail邀请客户的答复。 多人共同需要知晓事件进展 电话或短信只能一对一交流，邮件可以双方相关人员都了解到邮件的内容。 复杂，需要梳理的事情 口述容易漏掉细节，听着也很难完全接收信息，邮件可以更有调理的梳理整个事件。 ;收 件 人;收件人（TO）： 需要回复或采取行动的人，不要把仅需了解此事的人放到收件人 抄送人（CC）： 需要了解此邮件事项相关的人 通常包括发件人的主管和收件人的主管，让他们了解你做的事 密送人（BCC）： 发件人想把此邮件发送给他，但又不想让TO CC的人知道;只发给该发的人 无论是客户端还是厂内，选择需要知道事项的人，不要滥发邮件，浪费他人的时间。 不建议使用密送 BCC有可能看不到TO CC的人，BCC的回复有可能让TOCC的人看到。 回复邮件时需适当修改 根据邮件内容修改“收件人”和“抄送人”的名单，不要随便回复给所有人。 ;第一章;邮件主题;信息明确 邮件的名片，“吸引”大家点开看正文， 需要简明扼要且包含所需的信息。 如客户名， 型号，事件，日期等。;2. 增加前缀 前缀可以提醒收件人对邮件内容的识别； 也能看出邮件更新的内容。;3. 优先级正确使用 事情确实紧急，程度严重时，可添加优先级选项，提醒收件人重视。切勿滥用，每封邮件都加，则无意义了。;邮 件 正 文;Mail内容的基本结构;英文中的称谓： Dear Sir or Madam 在你不认识对方的时候用 Dear Mr., Ms., Mrs., Miss 在你认识对方，但是关系非常正式的场合用, 一般 称呼女性 Ms 除非她要求你叫她某某小姐或夫人 Dear XXX 在你和这个人业务关系很近，甚至是朋友的时候用 Dear XX team、All 多个收件人，但对客户尽量不用All, 太生硬。 中文的称谓： Dear X 部长，科长，工（程师） 按照职务职位对收件人比较正式的称谓 Dear XXX 关系比较熟悉或平级的人 Dear 领导 同事们 多个收件人; 简单的问候让收信者心情愉悦，也是mail礼仪的体现。 1. 直接问好 您好！ 感谢您一直以来的支持和帮助。 I hope you are well. I hope this letter finds you well. 2. 根据对方来信 十分感谢您反馈。 对此问题给您带来的问??表示歉意。 Thanks for your feedback. I am very sorry to reply late. ;Brief Mail的篇幅最好控制在one screen,不用滑动屏幕。 语言要精练，基本的结构就是： 为什么写这封mail （背景，缘由） 说出你的主要观点 （同时给予证据） 总结形成结论（或者建议） ;;第一章;第一章;第一章;中文Mail 谢谢！ 如有问题，请随时与我联系。 再次感谢您的支持和帮助。 祝工作顺利！;签 名;其他注意事项;