登记桌公文系统操作手册.PDFVIP

登記桌公文系統操作手冊 一、公文簽收及指定承辦人員流程 2 二、公文歸檔流程 4 三、彙併辦 10 四、併件 ……………………………………………..……12 五、免備文案件送發文歸檔案例 12 六、歸檔公文退回補正 13 七、個人文 14 八、公文速別修改 17 九、單位退文請列印退文清單 18 十、機密文書之處理 19 十一、展期作業 20 十二、綜合查詢 ,23 1 一、公文簽收及指定承辦人員流程 進入臺北市政府公文整合系統，依序點選→流程處理→待處理公文→登記桌作業→ 待簽收→待分文→承辦中（如下 4 個畫面） 2 3 二、公文歸檔流程：核批登錄→送存查 （一）核批登錄： 1、在 承辦中的資料夾點選歸檔之公文，按右方的核批登錄，如下畫面 2、按下核批登錄後，請依序輸入送件時間（承辦時間）、辦畢時間（長官核定時間）、 核判結果（如決行、代為決行），再按下方之新增，出現新增完成，按下確定，即 可離開此畫面。 4 （二）送存查： 1、畫面回至承辦中項下，前方出現綠色勾勾，點選此文再點送存查。 2 、進入送存查登記畫面，請依序輸入或修改：分類號、案次號（1）、決行層級、數 量/單位（本文頁數）、核判日期（是否正確），公文如有附件，請進入附件登錄畫 面，無附件直接做確認。 5 3、進入附件登錄畫面： （1）點選紙本做修改（與公文本文做核對，依照附件名稱、媒體數量做修改），操作 步驟如下畫面。 （2）如無附件名稱可修改，應做新增： 輸入方式：附件名稱、媒體型式（紙本）、媒體數量（附件頁數）、媒體單位（頁） →再按右上方之新增。 6 （3 ）畫面上方會出現新增的資料，即完成附件登錄，將可離開此畫面。。 （4）畫面回至存查歸檔，按下方的確認→確定。（如下2 個畫面） 7 （5）出現如下的畫面，才算歸檔成功。 88 （三）列印歸檔清單，請依序點選公文管理→處室名稱→單位登記報表→ 16.存查送件清單→承辦人→預覽列印（如下 3 個畫面）即可印出。 9 三、彙併辦 （一）相同案件的公文如何做彙併辦（2 份公文未做歸檔的情形）： 公文紙本歸檔書寫方式（參閱如下畫面），且二份公文紙本需一起編頁碼。 例如：教育局及教育部先後來文 1010 （二）系統操作方式：畫面回至承辦中之項下，二份公文先做核批登錄，再點選主案做 彙併辦。 （三）輸入欲併件之收文號（子案）→新增→完成後（二件合併為一件），主案即可依照 歸檔程序做歸檔。 11 四、併件 同性質的公文如何做併件： 1、主案已歸檔的情形下，承辦人員直接在系統上依照歸檔程序做歸檔，並在公文紙本 左上角寫上併○○號函歸檔，由檔管人員在電腦系統做併案處理。 2、公文紙本歸檔書寫方式，參閱如下畫面。 五、免備文案件送發文歸檔案例 （案例一） 12 （案例二） 六、歸檔公文退回補正 公文整合系統，依序點選→流程處理→已處理公文→對方未簽收→點選公文→抽回 →再到承辦中補正後重送（如下畫面）