入职培训--邮礼仪.pptxVIP

;目录 ;邮件重要性; 电子邮件的礼仪重要性 效率: 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间 专业： 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象：我很专业！ 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。 严肃： 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性。 这，是工作！;邮件规范---基本要素;主题---主题信息丰富;主题---主题简明准确; 收件人(To List) 需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人” 抄送( CC List) 需要了解此邮件事项相关的人 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事 密送（BCC List) 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TOCC的人知道 邮件地址保密 ; TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。 按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高 推荐按中国人习惯职位由高到低排列 转发邮件要突出信息 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。 转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 记住：只发有必要的邮件，认真发邮件！;正文---逻辑合理;正文---正文简明扼要;内容---首末段是重点;附件---注意附件数量和命名;如果附件是图形文件： 不要使用bmp格式，要转换成jpg或pdf格式，以减小空间 长或宽的分辨率调整到1200像素以下，除非要印成照片 图形文件要正向，不要让阅读者把脑袋横过来看或倒过来看。如果原图是横向或倒向，请先进行图像旋转后再加上附件。 如果Office文档中包含图形： 贴上图形之前先把图形另存为jpg文件后再插入。 不要直接贴上bmp文件;每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。 签名可包括姓名、职务、公司、电话、地址等信息，但信息不宜行数过多。 只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的自然会与你联系。;引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 ;更新邮件;回复、转发邮件---确认收件人、抄送人和密送人;收到他人的重要电子邮件后， 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重； 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；　 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时； 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”； 记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能;回复---针对性回复，不要就同一问题多次回复讨论;如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； 如果??对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情； 如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 另外： 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。;认真收邮件 用心发邮件;22;主题举例