商务礼仪与公文写作.ppt

欢迎中建工业设备安装有限公司的朋友们！ 商务礼仪与公文写作 南京大学商学院副教授 朱 虹 博士 zhuh@nju.edu.cn 思考：人类社会生活的知识与技巧仅靠经验就可以完全获得和掌握吗？ 请回答以下问题： 面对失业等挫折，没受高等教育的丈夫比受过高等教育的丈夫对妻儿进行家庭暴力的可能性更大； 提供更多的事实，就可以改变人们的态度； 多发奖金就能激发员工的工作动机； 人生来就有与异性交媾的能力。 人们对社会科学的歧视导致人们在社会生活实践中的无知与低能。 礼仪的作用 礼仪促进社会整合，维护社会秩序。 商务礼仪可以维护商业秩序，树造企业良好的公共形象，促进企业日常运作和管理。 小测验： 打电话用哪只手？ 由谁先挂电话？ 办公室电话礼仪 1）? 三三原则 A、通话三分钟原则 B、嘴离话筒三厘米 C、铃声尽量不超过三次 2）? 打电话要首先问好并自我介绍 3）? 电话口齿清晰、语速稍慢、语调比平时约高 4）挂电话由致电话的一方提出。如果对方是重要客户、上应让对方先挂电话。 5）? 一般不要在三餐和早晨8点前晚上9点后打电话、越洋电话注意时差。 6）? 在上班时间办公室里尽量不打私人电话 7）? 转接电话要慎重 8）? 电话记录：接电话用左手，电话机旁事先准备好记录统一格式的电话记录本（什么时间、什么人、什么事、怎么答复、没有答复的转什么部门）。 9）尽可能拨打固定电话，移动电话的传输不太稳定。 发话准备表 发话时间：年 月 日 时 分 受话单位： 受话人： 电话号码： 发话内容： 1 2 3 受话人回复 1 2 3 、 发话人签名： 来话记录表 来电时间 来电单位 来电者 来电电话 来点内容 1 2 3 处理情况 1请交 处理 2请 回电 3约于 再来电 4领导相关批复： 受话人签名： 网络礼仪 公私分明（公款公用、因公上网） 控制时间（择时上网、适度上网） 确保安全（严守秘密、防范黑客） 收发邮件 查阅资料 商务电子邮件格式1： 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。一、收件人1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。二、抄送1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。2.一般情况下不要给普通客户抄送。3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。三、主题电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 商务电子邮件格式2： 四、内容1、称呼1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理2、正文 正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。 2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后,5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途；  商务电子邮件格式3 3、结束1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或Email联系我. 2)最好的结尾要着眼未来：如：希望我们能够达成合作 3)结尾应显示诚恳：如：感谢您抽空洽谈4、落款/签名 出行礼仪 乘车礼仪 领导和贵宾的坐位 领导开车下属该坐那 司机开车或乘出租车该坐那里 下属的登车路径 登车身体姿态 住宾馆礼仪 进剧院或大街行走的排序位置 汽车排座（一） 汽车排座（二） 正式合影排位 职场着装礼仪 男士着装原则 穿着的TPO原则：time\order\place