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*/11 邮件标准化 目 录 一 软件要求 二 地址薄 三 邮件分类 四 邮件发送方式 五 邮件主题 邮件格式 附件 其他 一、软件要求 1、邮件客户端软件使用 foxmail 2、foxmail软件下载地址： / ， 具体安装程序见“附件1” 3、outlook中的邮件可以导入foxmail中，具体导入方法见“附件1” 与outlook 相比，foxmail具有以下优点： 软件占用系统空间较小 界面简洁 功能齐全 二、地址薄 1、地址薄中联系人姓名的格式为 【中文名+英文名】，集团领导按习惯尊称命名 2、将常用的联系人进行分组管理，以便写邮件时迅速查找、添加收件人 3、根据红头文件和有关信息，对离职、调职人员，及时清理地址簿中相关信息， 以免误发邮件，耽误工作 4、可以将地址簿备份，具体设置见“附件1” 三、邮件分类 1、根据工作需要和个人习惯将邮件进行分类管理，并可设置【过滤器】 进行邮件自动归类，过滤器设置见“附件1” 2、可以通过过滤器的“导出”功能，将一个账号的过滤器复制到另一个账号中，具体设置见“附件1” 四、邮件发送方式 【主送】：是指邮件的主要受理人员，即对邮件负主办或答复责任的人员 通常情况下，发信人是希望得到主送人及时回信的，尤其是第一主送人的立即回信 【抄送】：上级或需要告知的人员 抄送只是为了使email受到更多人的关注，除非在email正文中特别指出希望某个抄送人给出专门的意见外，不要求一定要回信 【暗送】：抄送的变种，不显示的副本 收件人从收到的邮件中，不能看到该邮件【暗送】给了哪些收件人， 具体操作见“附件1” 邮件发送方式主要有主送、抄送、暗送三种，应正确使用这些功能 五、邮件主题 2、收到对方发来的邮件，如该邮件主题比较含糊，可自行修改为简洁明确的主题，以便于存档和查找，具体操作见“附件1” 1、邮件主题要言简意赅，能概括该邮件的大意和主要目的。例如：【通知】10月8日提交3023战略规划 六、邮件格式 邮件格式可以在模板管理中设置，具体设置见“附件1” 1、新邮件的正文：字体微软雅黑，字号为12号，字体颜色为黑色 回复及转发邮件的正文：字体颜色为蓝黑色，其他与新邮件正文相同 需强调的部分可以使用其他颜色以示区别，但整篇邮件的字体颜色及格式不应超过三种 2、邮件签名：按照TCL集团统一模板要求，需包括发件人信息、公司标识Logo等内容 签名设置网址：/mailsignature/tclemailsignature.aspx 设置后的签名需添加到foxmail的邮件签名模板中，具体设置见“附件1” 七、附件 2、附件大小：TCL邮箱允许的最大附件为 15M，超过此标准的文件需压缩后再发送 1、附件名称：附件的文件名应与邮件主题、邮件正文中提到的附件名称、附件中的标题一致 八、其他 1、TCL 邮箱服务器容量为50M，不要选择在服务器保留备份，以免造成邮箱堵塞，服务器备份设置见“附件1” 2、针对邮件中未完成和需要注意的事项，可“添加备注”以备忘，具体设置见“附件1” 3、对未处理的重要邮件，可以进行“星标置顶”，将其锁定在邮件顶端，防止沉底遗漏，具体设置见“附件1” 谢 谢！ * 1/29 * * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29 1/29 */11 * 1/29 * * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29 * 1/29