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第一章 文件管理制度 第一节 总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理 工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指 示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应本着实事求是和认真负责的工作作 风，努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的 时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。 第二节 文件分类 一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。 二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决 定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办 理和需要共同执行的事项，用“通知”。 四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。 五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向 上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 六、批复。答复请示事项用“批复”。 七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同 遵守的，用“会议纪要”。 第三节 文件格式 一、公司对外或内部行政发文为“xx字〔年份〕+小写数字+号”；公司工会发文为“xx工〔年份〕+小写数字+号”。 二、公司各部门间发文规定： 1、文件格式为内部文稿，文件编号：部门名称拼音的首个大写字母+发+{年份}+小写数字+号，如人事行政部2011年第1次内部发文的文件编号为：RX发〔2011〕001号，依次类推RX发〔2011〕002号、RX发〔2011〕003号等。 2、“拟稿”为该文稿的撰写人。 3、“核稿”为拟稿人的直属上司。 4、“签阅”为核稿人的直属上级或相关部门负责人。 5、“签发”为该部门负责人。 6、行文内空字体为“仿宋＿GB2312”、行文字号为“小三”号。 7、行文第一行首字空二格。 8、“标题”为编写该拟文稿的主要目的或内容，标题应简要并能清晰表达拟文稿的内容。 三、文件必须盖章或签字。 四、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”和“普通”4个级别： 绝密——副总经理、总监及以上相关人员可阅览（涉及到公司重大决策、财务数据、人事资料、专利技术等）； 机密——经理及以上相关人员可阅览（涉及到相关的公司策略、数据、人事资料和技术资料等）； 秘密——主管及以上相关人员可阅览（涉及到相关的公司计划、数据、人事资料和技术资料等）； 普通——公司全体员工均可阅览（涉及到公司正式公布的有关全体员工须知的公司决策、决定或信息等）。 五、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。 六、发文单位必须注明全称。 七、多页文件应标明页码。 八、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。 九、文件纸一般使用A4型。 第四节 收文流程 第五节 办文 一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。 二、发往总经办的由人事行政部统一安排，部门间的发文包括文件的分送、传递和催办，由发文部门自行负责但须在人事行政部留存一份复印件用于备案。 三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。 四、由总经办发出的文件由人事行政部催办负责，防止漏办或延误。各部门发出的文件由发文部门进行催办。 五、严格按照时限要求完成。 六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。 七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。 第六节 发文 一、发文类型： 1、内部发文一律使用《广东xx药业有限公司内部发文稿》； 2、对外发文一律使用红头文件，具体如下： ⑴公司各部门需与公司外单位以文件方式沟通时（如红头文件），不能以公司部门的名义直接发往相关单位，应先以内部文稿的形式请示公司总经办，经总经办审批通过后，再以红头文件的形式由总经理签发后行政文员发往相关单位。 ⑵公司下属各机构不得以本公司名义对外发文，与其它单位内设机构进行工作联系,确需行文时，只能以便函的形式行文。 二、向总经办或对外发文程序如下： 部门间发文: 拟稿人→部门负责人核准→打印→盖章（签字）→收文部门→人事行政部备案 第七节 其他 一、时限要求： 1、特急：最紧急、最重要（须于≤4小时内处理）； 2、急：较紧急、较重要（须于≤8小时内处理）； 3、平：重要但不紧急（不需即时处理但重要的事项，72小时内处理）。 二、文件的保密要求： 1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。 2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。 3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜