商务信函的构成.ppt

英语商务信函的构成和格式 信头 (letterhead/heading) 信内地址 (inside address) 称谓 (salutation) 事由 (subject or caption) 开头语(open sentences) 正文(body of the letter) 结尾套语(complementary close) 签名(signature) 其他 包括发信人的姓名/厂名，地址，电话，传真，E-mail/网址，日期等，顺序由前到后 地址可以写1-3行，按顺序“门牌号、街道名、市（县）名（邮编）、省/州名、国名” 注：门牌号与街道名之间不用逗号，但城市与国家之间用逗号 例：Koffit Trade Co., Ltd. 15 Western Avenue, Shanghai, China Tel.: +86 021 Fax: +86 021 E-mail: koffit@163.com 25 Jan., 2003 日期：日/月/年（英）or 月/日/年（美）。日期和年份用数字；月份用英文，且第一个字母大写，也可用缩写形式。例： May 1, 1998（美）；1 May, 1998（英） 注意：日期一般不用序数词，但也可用，读作“the + 序数词” 前面还可加上“星期几”，如 Thursday, May 1, 1998（美） 星期缩写： Sun. Mon. Tues. Wed. Thur./Thurs. Fri. Sat. 月份缩写： Jan. Feb. Mar. Apr. May Jun. Jul. Aug. Sep./Sept. Oct. Nov. Dec. 与信封上收信人和名称和地址相同，低于日期地址位置2--4行，书写格式与信封相同 注意：1) 不能随意增删公司名称前的冠词 the 2) 不能随意改用繁写或缩写，如 Company 与 Co. 不能互换 例：Mrs. Smith (若为多人，一并列出) Williams Trading Co., Ltd. 28 Hunter Avenue, Denver, CO 80206 USA 格式：后面一般用逗号[英]，有时用冒号[美] 收信人为公司成员的情况： 1) “先生，阁下”用 Dear Sir(s) 或 Dear sir(s) 2) “妇女”用 Dear Madam(s) 或 Dear madam(s)， Dear Ladies/Lady 或 Dear ladies/lady 3) 无具体收件人姓名用 Dear Sir(s) or Madam(s) 或 Dear sir(s) or madam(s) 收信人为个人，应在姓名之前加称谓： Mr. (先生)， Mrs. (夫人) ——已婚 Ms. (女士) ——婚姻状况不明 Miss (小姐) ——未婚 Pres. (总经理、会长、总统等) Prof. (教授) 写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，常在Subject下划横线。如： Sub.: Business Communications Sub.: Delay of delivery Sub.: Request for price lists 习惯上，先用客套的语句把对方上次来信的日期、主题及简单内容加以综述，使对方一目了然这是答复哪封信的。 若是第一次通信，可利用开头语作自我介绍，并表明目的要求。 In response to your letter of May 15… Your letter has received and we’re pleased to say that… After reading your letter, we decide… 信文占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白。每行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐。 一般，另起一段写正文的结尾语，如总结文本所谈事项，提示对收信人