第二章·2文件工作.ppt

第二节 文件工作 一、概述 1．文件——是一种信息记录 文件是信息与载体的复合体，它是以各种记录方式将信息记载到物质媒体（如纸张、感光材料、磁性材料等）上。 * * 公文（公务文件）是文件的一个主要门类，主要用于处理公务。 在法定的职责权限内，作为国家机构、社会组织、宗教、家庭和个人意志的代表。 对解决事务有直接的应用价值。 具有统一规范的文体、结构与格式，以保证被正确、有效、快捷地理解和利用。 2．文件工作（公文处理） 文件工作，又称公文处理，就是对公文的创制、处置和管理。 1）创制公文 2）传递公文 3）办理公文 4）处置办毕公文 5）管理公文 （1）对文件工作的构成要素（人、物、财、信息、时间等）的管理，使其确立最佳的组合关系。 （2）对文件工作构成要素的流通过程的管理，使其有序、有效、顺畅、快捷，相互取得最佳配合。 二、文件工作责任 在文件工作中，不同类型的工作人员承担着不同的具体工作任务，并负有相应的责任。秘书人员担负文件工作的具体、基础部分。 （一）机关单位、职能机构、综合办公部门、文件工作机构负责人 文件工作责任 1）审定签发以本部门名义制发的文件，并承担相应的法律和行政后果。 2）阅处有本部门直接办理的来文，并确定具体处置方案。 3）指导本部门的文件工作，制定有关文件工作计划和实施方案，组织规划文件工作流程。 （二）文件工作人员 文件工作责任 1）搜集文件相关信息、材料 2）草拟文件 3）组织文件的具体运转，分担部分文件工作作业（特别是管理性质的作业） 如： 印刷、注发、对外传递及审核文件；收发、启封、登记、摘编、组织传阅、分办、催办、查办、用印、归卷、清退、保管、借阅服务等。 4）协助制定文件工作制度、标准、规程等。 三、文件传递过程与运转过程控制 （一）文件传递过程控制 公文只有准确、快捷地传送给收文者，才能真正产生效用。为此，必须有效地控制公文的传递过程，保证其方向正确，速度合理，线路短捷有效。 控制文件传递过程的“行文规则”： （1）必须按照机关间的工作关系行文 下行文—上级机关向下级机关主送，领导指导性、质询型、规范性的下行文。 上行文—下级机关向上级机关主送，陈述呈请性的上行文。 平行文—平行关系和不相隶属关系的机关相互主送，商洽性、知照性、证明性的平行文。