第三章电话、电子通讯技术总结.pptVIP

第三章 电话、电子通讯 框架 1. 电话接打（重点） 2. 因特网的使用 3. 新型电子媒体的应用 4. 新型电子工具的利用 1. 电话接打 1.1 电话的类型 1.2 电话机的种类 1.3 打电话的一般方法 1.4 接听电话的方法 1.5 接听电话要点 1.6 留言的方法 1.7 打出电话要点 1.8 有效地使用电话 1.9 筛选电话 使用电话要注意三点：正确、有效、礼貌 正确是指应掌握电话的类型和电话机的种类并且正确使用。 有效是指不浪费时间，不浪费电话费，在尽量少的通话时间内达到预期的效果。 礼貌是指对通话人的尊重，使通话愉快，增加效果，促进人际关系的发展。 人际交往3A法则 Accept 接受 Appreciate 重视别人 Admire 赞美别人 Accept 接受交往对象 接受交往对象的风俗习惯 接受交往对象的交际礼仪 Appreciate 重视别人 欣赏别人 Admire 赞美别人，欣赏的肯定对方 肯定别人就是肯定自己 一个真正有教养的人，从来都是虚心的 两个要点：实事求是 对方认为自己所长 1.1 电话的类型 按照通话的要求分：普通电话和保密电话。 按通话的距离分：内部电话、市内电话和长途电话。 按通话内容分，有通用电话和专用电话。专用电话如110、119等。 1.2 电话机的种类 免提式，可以不摘机而直接拨打。 无绳式 录音式：可以将主人的留言传给对方，并将来电者信息和双方的话录下来。 多功能式 投币式 磁卡式 可视式：声音和图像同步传播的电话机。 移动式 1.3 打电话的一般方法 准备：内容和必要的工具 查清楚对方的电话号码 拨通后先问好，并自报家门（代上司打电话时） “我想和某某谈些关于某些方面的内容，不知是否方便。”（对方不在时） 将要讲的话简明扼要的告知（电话中途挂掉） 如特别重要，将要点重复一遍 结束，礼貌用语，再轻轻挂上电话 代上司打电话给上级或长辈 在电话已拨通，对方尚未讲话时，便将话筒交给上司 如对方已讲话，就道歉说：“对不起，请稍等一下”。 对方不在时 再打 留言：告知简要的内容；方便的话，请对方回电；告知自己的姓名，并问清传话人的姓名。 电话中途挂掉 由打电话的那方再打，可表示：“对不起，刚才电话突然断了”。 打电话注意事项（补充） 时间的选择：效率高的时间 三个时间别打：休息时间、就餐时间、节假日 如果是打电话到工作单位，最好不要在星期一一大早打过去，因为，经过一个周末，对方要处理的公务也许会很多。当然，在对方快要下班的前几分钟打电话，也是不太适合的，因为快要下班了，大家也许有些事情要处理，处理完后直接回家。如果因为你的电话而耽误了对方的私人时间，也许对方会不快。 空间的选择：私人电话和办公电话要分开，电话是种噪音、不要在公共场合打电话 一般情况下，也不要为私人的事情打电话到对方的单位，除非对方不介意。如果因为私人的事情打电话到对方的单位，最好问一声：“你现在方便听电话吗？”而且，即使得到对方的肯定回答，也尽量要简短，因为占用对方的工作时间，可能会影响对方工作单位的正常的业务往来。  通话的长度：宜短不宜长，一般要控制在三分钟以内。做到：长话短说、废话不说、没话不说，养成拨打重要电话列提纲的习惯 你要找的人不在如何处理 1.? ? 直接结束通话 在事情不是很紧急的情况，而且自己还有其他的联系方式的情况下，可以直接用“对不起，打扰了，再见”的话结束通话。 2.? ? 请教对方联系的时间或其他可能联系的方式 通常在比较紧急的情况下采用，具体的做法是：“请问我什么时候再打来比较合适？”或“我有紧急的事情，要找王经理，不知道有没有其他的联系方式？”不管对方是否为你提供了其他的联系方式，都应该礼貌地说：“再见”。  3.? ? 请求留言 若要找的人不在，或恰巧不能听电话，最好是用礼貌的方式请求对方转告。留言时，要说清楚自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的内容等。在对方记录下这些内容后，千万不要忘记问：“对不起，请问您怎么称呼？”对方告知后要用笔记录下来，以备查找。  1.4 接听电话的方法 电话铃响两遍，立即接听（如果有两部电话同时响起呢） 左手持话筒，右手准备记录（听不清怎么办？） 拿起话筒，先让对我方解自己的基本信息，以让对方确认是打对了电话（打错了怎么办？） 与对方寒暄几句（上司不在时） 在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称.比如：“您好，**公司”或 “**大学音乐系，你好”。“你好，销售部办公室，我是**。” 接到打给上司的电话，留心确认对方的目的，不要遗漏要点，如不清楚需再确认