电子邮件礼仪 参考资料指南.docxVIP

 PAGE \* MERGEFORMAT 6 电子邮件礼仪 参考资料 华中科技大学学生社团联合会 二〇一二年三月五日 目 录  TOC \o 1-3 \h \z \u  HYPERLINK \l _Toc318750798 电子邮件系统概论  PAGEREF _Toc318750798 \h 3  HYPERLINK \l _Toc318750799 一、电子邮件沟通的重要性  PAGEREF _Toc318750799 \h 3  HYPERLINK \l _Toc318750800 二、电子邮件的特点和作用  PAGEREF _Toc318750800 \h 3  HYPERLINK \l _Toc318750801 三、需要发送邮件的情况  PAGEREF _Toc318750801 \h 3  HYPERLINK \l _Toc318750802 四、电子邮件的一般使用  PAGEREF _Toc318750802 \h 3  HYPERLINK \l _Toc318750803 五、电子邮件注意事项  PAGEREF _Toc318750803 \h 4  HYPERLINK \l _Toc318750804 六、提示和说明  PAGEREF _Toc318750804 \h 4  HYPERLINK \l _Toc318750805 电子邮件系统礼仪  PAGEREF _Toc318750805 \h 5  HYPERLINK \l _Toc318750806 一、邮件标题  PAGEREF _Toc318750806 \h 5  HYPERLINK \l _Toc318750807 二、称呼语与问候  PAGEREF _Toc318750807 \h 5  HYPERLINK \l _Toc318750808 三、正文  PAGEREF _Toc318750808 \h 5  HYPERLINK \l _Toc318750809 四、附件  PAGEREF _Toc318750809 \h 5  HYPERLINK \l _Toc318750810 五、结尾签名  PAGEREF _Toc318750810 \h 5  HYPERLINK \l _Toc318750811 六、回复的注意事项  PAGEREF _Toc318750811 \h 6  电子邮件系统概论 一、电子邮件沟通的重要性 电子邮件是一种最重要的沟通方式 电子邮件是组织（部门）文化的体现 企业用户电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递组织（部门）的信息、获取外界信息和部门企业形象等 二、电子邮件的特点和作用 特点 条理化表达，强迫思考：口语表达对情境依赖程度高，内容不够明确，表达不够有条理。 明晰责任：当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情因此无法澄清。 作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然； 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能； 三、需要发送邮件的情况 事件处理 正式工作报告，日常请示 组织（部门）之间事务往来 备忘与确认 信息发布（公示，通知） 知识推荐和问题讨论 难以简单用口头表达说明清楚的事项 四、电子邮件的一般使用 发送：“发送”的人是要受理这封邮件，理应对邮件予以回应。 抄送：“抄送”的人则只是需要知道这回事，“抄送”的人没有义务对邮件予以回应，当然如果“抄送”的人有建议，当然可以回复电子邮件。 密送：收信人不知道你发给了“密送”的人。这个可能用在非常规场合。 回复：回复的信息只有发件人能看到。 全部回复：所有在发信人列表中的人都能看到回复。 转发：将邮件内容转发给其他人，也可以在转发中增加自己的注释。 【Tips】 A．小心使用抄送/ 密送功能 抄送是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况 密送与抄送的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）。建议只密送给自己，作为邮件发送成功的检验。 将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」? B.“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 例：如果A给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议，应该只有A收到12封回复。但是，如果那12个人都点击了“全部回复”，则是大家共收到12*12=144封邮件。 五、电子邮件注意事项： 选择邮件发送对象的时候应避