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计算机基础与实训教材系列 第 七 章 学 习 目 标 本 章 重 点 7.1 建立数据清单 7.1.1 建立数据清单的准则 7.1.2 使用记录单 7.2 数据排序 7.2.1 简单排序 7.2.2 多条件排序 7.2.3 自定义排序序列 7.3 筛选数据 7.3.1 自动筛选 7.3.2 高级筛选 7.4 分类汇总数据 7.4.1 分类汇总概述 7.4.2 创建分类汇总 7.4.3 隐藏分类汇总 7.4.4 删除分类汇总 7.5 合并数据 7.5.1 合并计算的方式 7.5.2 建立合并计算 * 《中文版Excel 2003电子表格实用教程》 管理表格中的数据 Excel 2003与其他的数据管理软件一样，在排序、检索和汇总等数据管理方面具有强大的功能。Excel不仅能够通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能够对数据清单进行排序、筛选、汇总等操作。 数据清单的概念 使用记录单管理数据清单 数据的简单与高级排序 数据的自动与高级筛选 分类汇总的概念与创建方法 数据的合并计算 数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。Excel 2003在对数据清单进行管理时，一般把数据清单看作是一个数据库。数据清单中的行相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名。数据清单中的列相当于数据库中的字段，列标题相当于数据序中的字段名。 建立数据清单的准则 使用记录单 Excel 2003提供了一系列功能，可以很方便地管理和分析数据清单中的数据。在运用这些功能时，请根据下述准则在数据清单中输入数据。 数据清单的大小和位置 列标志 行和列内容 创建数据清单时，可以用普通的输入方法向行列中逐个输入记录，但这样做非常繁琐而且易于出错。使用记录单可以轻松地完成数据清单的创建和编辑。记录单是数据清单的一种管理工具，利用记录单可以方便地在数据清单中一次输入、显示、修改、删除和移动记录。 确定数据清单的大小和位置，并输入列标志后，即可通过记录单在数据清单中输入记录。在菜单栏中选择【数据】|【记录单】命令，可以打开【记录单】对话框。在该对话框中还可以完成查找与编辑数据清单记录的操作。 数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。Excel 2003提供了多种方法对数据清单进行排序，即可以按升序、降序的方式，也可以由用户自定义排序的方法。 简单排序 多条件排序 自定义排序序列 对Excel中的数据清单进行排序时，如果按照单列的内容进行排序，可以在选定要排序的数据后，直接单击工具栏中的 【升序排序】按钮或【降序排序】按钮即可。 通过简单排序法对数据进行排序时，应注意若数据清单中的记录包含多个字段，则在单击【升序排序】按钮或【降序排序】按钮后【排序警告】对话框，提醒用户是否将选定区域旁的数据也进行排序。 通过简单排序后，若仍然有相同数据，则可以通过多条件来排序数据清单中的记录，保证排序的精确性。在Excel 2003的【排序】对话框中，可以设置三个排序条件。在对话框中单击【选项】按钮，在打开的对话框中还可以自定义排序的次序、方向与方法等。 通常情况下，系统预置的排序序列被保存在【选项】对话框的【自定义序列】选项卡中，用户可以根据需要随时调用。在Excel中，允许用户创建自定义序列，以使其能够自动地应用到需要的数据清单中。 自定义排序序列的方法为，首先在工作表中按顺序输入序列。然后在菜单栏中选择【工具】|【选项】命令，打开【选项】对话框的【自定义序列】选项卡，单击【导入】按钮，即可将选定的自定义排序内容添加至选项卡中，最后单击【确定】按钮即可完成操作 。 数据清单创建完成后，对它进行的操作通常是从中查找和分析具备特定条件的记录，筛选是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析之用。Excel 2003提供了两种筛选数据的方法，分别为：自动筛选和高级筛选。 自动筛选 高级筛选 自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。在菜单栏中选择【数据】|【筛选】|【自动筛选】命令，字段名称将变成一个下拉列表框的框名，对参与筛选的字段，其名称将变为蓝色。在字段下拉列表框中即可设置筛选条件。 如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较多，自定义筛选就显得十分麻烦。对筛选条件较多的情况，可以使用高级筛选功能来处理。