商务礼仪与沟通——公司内部系列培训(一).pptVIP

夏季女性职业装束单品推荐 网络沟通礼仪 案例回放 案例一：轰动一时的邮件门事件 前几年，一个知名的跨国公司总经理用E-mail写了一封用词严厉的邮件给秘书，批评秘书周日来公司给自己开门时迟到（总经理周日临时请秘书开门），并且将其解雇。这位秘书将这封信转发给全公司人员，还有媒体。事情闹的很大，最后总经理被解雇。但与此同时，也没有其他的公司聘用这位秘书。 案例二：公私不分，枉被CUT 方某是一家公司的小职员，一干就是五年。 这五年里，她无时无刻都在使用着公司分配的邮箱，已经把它当做是自己私人邮箱。 最近公司不景气，因此裁员的风声也日益逼近，所以当公司连年终奖都发不出来时，方某想到了主动离开。她开始在网上偷偷搜索与自己相关的职位，并试着发送了几封求职简历，其中有一家还是方某所在公司的竞争对手。在发送简历的时候，她用的都是公司分配的邮箱。没想到的是，用人单位的电话没有等到，她却被请进了公司人事部办公室。人事总监似笑非笑地说：“听说你有自己 打算，现在公司状况不是很好，减员增效已成定局。既然你有更好的职业发展机会，公司无疑是支持的。你看看下周能否完成手头的工作交接？” 虽然方某早有跳槽的打算，但是让她百思不得其解的是，自己并未向同事透露过任何风声，人事总监怎么会知道她的跳槽打算呢？ 其答案就在于她用的公司内部邮箱！ 随着网络的普及，聊天工具和邮件往来已成为职场沟通的重要渠道，但这些渠道缺少了表情、目光、肢体语言接触等非文字性语言所传达的信息，如用词不当很容易造成不必要的误会。那么，在使用这些工具的时候我们又应该注意什么呢？ 一、网络聊天工具： （一）善用自己的“状态”。 1、当你正在忙碌或离开时，请将自己的状态进行调整，以告诉对方你目前的状态；当然，当你回来或是不忙碌的时候，也要记得调整自己的状态。 2、当你发现对方的状态为忙碌时，请不要和他闲聊；即使对方目前的状态是“在线”，并没有设置忙碌，在找对方聊天之前，也要先询问一下是否在工位？是否方便占用对方一点时间？对于重要的事情，可以先在网上提前告知对方大概情况后，预约电话沟通时间。 （二）管好自己的指头，不乱发信息 （三）一定要避免冲突。 （四）表情符号的使用要小心。 （五）工作和生活的QQ或MSN号码最好不要使用同一个。 二、E-mail 一、发邮件前需要很明确地知道收件人、抄送人，避免没有价值的群发。 巧用“抄送”与“密送”： 邮件中收件人地址分为：主送、抄送和密送。主送：即本邮件明确的收件人，而“抄送”主要为本邮件中涉及到的须给予工作配合的相关部门、工作执行人的上级或公司老板。尤其当邮件内容涉及到表扬下属或团队的时候，巧用抄送告知老板不仅能给下属以鼓励，同时也能体现出作为团队管理者的团队合作精神，提高整个团队的工作士气。“密送”，顾名思义，是不想让别人知道此邮件“送”给谁时，选择用“密送”，但要记住一点，不要把密送当成法定为避开地些被抄送的人，如果你不想让别人知道你“送”过谁，最好的方法不是别“送”。 二、必须写主题： 通常人们会根据主题判断邮件的重要性，一般来说，没有主题的邮件往往会被忽略，到最后才看。因此，我们要通过主题让他人对邮件的内容一目了然，会加快对方回复邮件的速度。当然，主题的内容也要简明扼要。 三、不要发冗长的邮件信息： 在邮件撰写中，有一个最大的原则——KISS——Keep It Short and Simple。 1、基本上商业邮件还属于一个商业信件，所以语气要尽量保持正式和尊敬。2、内容和格式要相符，避免流露太多情感的东西。 3、邮件完成后，要返回阅读一遍，查找是否有错别字及表达不顺畅的地方，确认邮件基本要素有无遗漏。确认无误后，再发送邮件。 4、邮件内容中也必须注意礼貌用语，用词要得当，同时也要注意邮件内容的语境，以免引起误解或给收信人留下不好的印象。 例如，英文邮件中在对方称呼前常加“Dear MR./Mrs.”,但在中文邮件中，在对方称呼前直译“亲爱的某某”，则显得不够正式，所以，在中文邮件中，我们常以“尊敬的某某先生/女士”，如果对方为高管人员，可直接写“尊敬的某某总”。 另外，如果邮件内容涉及较为棘手的问题或是担心引起对方误会的，可多用“谢谢”、“请”等字眼，既不过于客套，又要注意礼节。 5、确实邮件的收发及回复时间。 6、编辑邮件时应注意避免的几个问题： （1）鬼脸或表情符号； （2）没有重点抱怨之词； （3）转发很多笑话，群众类、宣传类的信息； （4）避免用邮件表达你的建议，因为对方看不到你的语气和肢体语言，所以容易产生误会； （5）避免跑题。 7、巧用“紧急”选项，以突出自己的邮件，提高办事效率。 8、合理使用“附件功能”，特别是对于文件内容较大时，要使用压缩功能，并提前与对方确认是否方便接收。 四、邮件发出后要