海南金鹰保集团公司采购与物资管理规定(2014.9.18修).doc

物资采购与管理规定 一、目的 为推动公司管理规范化、制度化建设，加强成本管控和流程管理，着力建设节约型企业，公司运营发展所需的各类物资实行“预算经费、定额到人、内部调剂（公司/部门内）；分头申报、集中采购、采管分离；集约管理、过程管控、集中核算”原则管理（车辆备用零配件、办公家具、办公设备、以及车辆、燃油等大宗物资不列入办公用品定额范围）。各类物资申报、采购、入库（验收）、出库（领用）、盘点、资产登记与使用管理都要建立并不断完善管理流程，加强日常管控与监督，确保公司各类物资正常供应，特制定本规定。 二、适用范围 本规定适用于海南金鹰安保集团公司（以下简称“金鹰集团”）的物资申购与审批、物资采购、物资验收、出入库、资产登记与费用报销、以及物资的盘点管理等。 三、释义 物资：物资分类为办公用品、低值易耗品、保洁（劳保）用品、安保用品、服装、维修用品及大宗物资等。 1、办公用品类：如：电脑、打印机、复印机、传真机、印刷品、办公耗材、办公设备、文具用品、文件柜等办公类用品。 2、保洁（劳保）用品：如：漂白水、手套、雨衣、清洗剂、杀虫剂、纸巾、拖把、扫帚等。 3、安保用品：迷彩服、救生衣、强光手电筒、对讲机、安全警示带、灭火器等。 4、服装：保安员、押运员工作制服及行政工服等。 5、维修用品：车辆备件、电线电缆、电气设备、五金工具、油漆等。 6、其它大宗物资如购车、车油料、车辆维修等（含无形资产，如：网络信息平台等） 四、职责 1、申报：物资申报计划由需求方（集团各部门或各全资子公司）/办公室文员负责收集整理，常规物资申报计划按月度申报，特殊材料或急用件的申报计划由需求方提写请示并提交相关领导审批后再交由集团行政人事部实施采购。 2、采购：集团行政人事部为采购主管部门，负责公司物资的采购、审核、请款及报销，具体实施由集团行政人事部后勤保障（以下简称“集团后勤保障”）负责。 3、核价：集团行政人事部督察队（以下简称“集团督察队”）负责物资采购的价格审核。 4、验收入库：由使用部门和采购部门负责人、采购员、财务人员、仓管员共同完成验收，并在《送货单》上会签，仓管员填报《仓库库存月报表》入库栏电子台帐；《送货单》原件由采购部门报销时送交财务部存档，其它相关部门留存复印件。 5、出库：行政人事部仓管员负责出库登记，根据《领料单》办理，并填写《仓库库存月报表》出库栏。 6、领料：全资子公司由办公室文员（或办公室指定人员）负责。 7、盘点：由仓管员、各部门（或子公司相关负责人）/行政人事部组织完成。每月5日完成，并由仓管员填报《仓库库存月报表》至行政人事部。 五、物资的申报与审批 1、申报原则 物资的采购必须坚持“先批准、后购买”的原则。由各部门/各全资子公司根据本部门/全资子公司物资的消耗率、损耗率及参考仓库现有物资库存量对下月业务的预测情况进行申报。 2、申报时间 在每月末提前7天申报下月采购计划。紧急、特殊采购等除外。 3、审批流程 (1)由需求部门/子公司经办人填写《内部事项报批申请单》，报部门/全资子公司采购负责人、分管领导（分管业务的副总经理或总经理助理）、全资子公司总经理、集团后勤保障经理及行政人事经理、财务负责人签字审核后将原件报行政人事部采购员，同时发送电子版。申购物资要求写明拟采购物资名称、规格型号、数量、参考价格、用途等。 （2）行政人事部采购员将各部门/各全资子公司物品采购计划进行初步审核汇总后，填报《物资采购申请单》，再交由集团后勤保障经理、行政人事经理、财务负责人、集团总经理进行审核，行政人事部根据库存及各部门/各全资子公司可调配物资情况提出采购意见。审批权限内即可由行政人事部负责采购的后勤保障经理安排采购员实施采购。 （3）超出审批权限的由行政人事部将《物资采购申请单》呈报集团董事长审批后，由行政人事部负责采购的后勤保障经理安排采购员实施采购。 （4）临时追加计划者，须按原报批程序批准后执行。 六、物资的采购 1、物资采购的实施统一由行政人事部安排专人进行，在未经公司授权批准的情况下，任何部门严禁自行采购。 2、采购员根据核准的《物资采购申请单》，按照“货比三家”的询价原则，通过对比价格、性能、适合性、售后服务等方面后，将调查结果填入《报价单》，送至集团督察队进行价格审核。价格审核完毕，由集团督察队负责价格审计的人员按集团公司采购管理流程报相关领导核准后确认供应商后方可购买。 3、大宗用品或长期需要的物资，根据核准的计划可向有关的厂家或供应商进行招标，确立供应商与物资年标价格后签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。 4、推行合同管理制度，大宗物资采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等。 七、物资的验收入库与费用报销