第八章 管理处档案归档指引新.docVIP

管理处档案归档指引TJ-R-OP02-04 类别 标签名称 档案号 一级目录 二级目录 备注 基础管理类 制度汇编 1-1-1 1.制度管理 文件清单 　 1.1? 文件清单（制度清单） 1.受控文件由公司下发一整套制度给项目，各项目根据实际情况增加删改程序，新成立项目在3个月内完成对制度和程序文件的修改 1.2? 记录控制清单 1.3? 部门说明书（包括顾客需求及服务一览表、核心职能以及各个岗位说明书） 1.4? 程序文件（管理处内部程序文件） 1.5? 服务处管理服务流程（包括客户服务流程及应急控制程序） 1.6? 服务处作业指导文件（包括综合管理手册、客户服务手册、环境手册、治安管理手册、设备管理手册、行政管理手册、财务管理手册） 合同管理 2-1-1 1.物业管理合同2.外包合同 文件清单 　 1.1物业管理合同 1.包括但不仅限于以上所列合同;2.外包合同应附外包公司的营业执照、资质证书、人员上岗证等文件 2.1? 清洁合同 2.2? 消杀合同 2.3? 外墙清洗合同 2.4? 化粪池清疏合同 2.5? 机电、电梯维保合同 2.6? 水池清洗合同 2.7? 消防维保合同 员工管理 员工档案 3-1-1 1.员工档案 文件清单 　 1.1员工入职登记表（表一） 由客服人员每月5日前将相关记录交档案管理员存档 1.2解除终止劳动合同通知书（表二） 1.3解除终止劳动合同手续表（表三） 1.4员工辞、离职手续表（表四） 1.5员工转正调薪申请表（表五） 1.6内部人员流动审批表（表六） 1.7部门员工人数月统计（表七） 1.8加班审批表（表九） 培训记录 3-2-1 1.员工培训记录（包括内培、外培） 文件清单 　 1.1? 年度培训计划 1.每年12月底前提交品质部下年度培训计划并留一份存档 1.2培训记录表（附培训教材、考试试卷、培训照片等） 1.每月5日前由管理处各部门主管提交上月部门所有的培训资料交档案管理员存档 1.3 考核记录 考勤及排表 3-3-1 1.月考勤相关记录2.月排班表 1.1? 管理处月考勤汇总表 　 1.2 请假报告 1.每月27日前各部门主管提交本部门员工下月排班表至档案管理员处 1.3（奖励、处罚）通知单 1.4工资表 2.1管理处月排班表 1.每月27日前各部门主管提交本部门员工下月排班表至档案管理员处 2.2社会保险申报表 2.3公积金帐户申报表 2.4会议记录签到表 2.5管理处员工花名册 2.6员工培训考核试卷 成本管理 收支管理 4-1-1 1.收入、支出登记表2.收支季度公布表3.备用金使用登记表 文件清单 　 1.1? 管理服务费收支明细表 　 2.1? 管理费收支状况季报、年报 3.1? 备用金使用明细 办公物资管理 4-2-1 1.办公设备、器材清单；2.公用工具的清单、借用记录；领用记录； 文件清单 　 1.1管理处办公设备设施统计台账 1.新接管项目在进驻一月内完善此项资料，并每月复检更新 1.2员工工装工牌发放记录表 2.1维修公用工具设备台帐 1.新接管项目在进驻一月内完善此项资料，并每月复检更新 设备台账 5-1-1 1.机电设备、设施的统计清册；2.各设备房的设备清册 文件清单 　 1.1设备台帐 1.新接管项目在进驻三月内完善此项资料，每月复查1次 2.1水泵房设备表 2.2发电机房设备表 2.3配电房设备表 设备作业申请 5-2-1 1.设备作业申请2.操作票 文件清单 　 1.1停 （水电）申请表 1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料 1.2临时动火作业申请表 1.3临时用水用电申请表 2.1供配电设备检修工作票 公共维修记录 5-3-1 1.年度房屋本体、配套设施维修计划及其维修的记录2.日常维修养护记录3.委托维修记录、监管验收记录 文件清单 　 1.1管理处公共维修记录 1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料 设备维修、保养计划 5-4-1 1.工程维修（结算）单2.工程维修（结算）单 文件清单 　 1.1设备维