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行政管理制度 办公室 2010年1月15日 目 录 公文管理规定 档案管理规定 印章管理规定 名片管理规定 办公用品及设备管理规定 办公用车管理规定 值班管理规定 保密管理规定 会议管理规定 行政办公规范管理规定 商务公出管理规定 商务接待管理规定 一、 公文管理规定 1 定义 2 公文办理 公文必须限时办理，在规定时间内予以批复； 3 公文审批 所属公司对外各类公文应逐级报至系统总部总经理审批，报分管业务副总 裁批准后方可发出。 4 公文保存与查阅 （1）处理完毕的纸质公文由发起部门或公司档案管理专员进行归档保存。 （2）文件必须以纸质文档和电子文档两种形式保存。 二、档案管理规定 1 管理机构与职责 （1）统一领导、集中和分级管理。股份公司档案室为档案管理部门； （2）股份公司各部室及所属各公司分管行政副总经理分管档案工作。规划 院、酒店建设公司、商管公司系统总部及各项目公司在不增编前提 下，设专职档案管理员。股份公司各部室和各地商管公司设兼职档案 管理员。 2 档案的收集整理与归档 （1）归档文件由承办人办理完毕后10个工作日内将原件移交所在部室档案 管理员。 （2）各部室档案在办理完毕后的第二年3月31日前移交公司档案室。 （3）项目竣工验收后1个月内向股份公司档案室报送一套工程项目竣工资料。 项目经营期结束前一个月内，项目公司档案整体移交股份公司档案室。 （4）项目公司档案管理，按《项目系统档案管理办法》执行。项目获得的政 府批文、开发证照应在获取后的2个工作日内由经办人向项目公司档案室 移交。证照正本应在保险柜中保存，证照借用、更改、更换或收回等变 动时须报分管业务副总裁批准。 二、档案管理规定 （5）对外签署的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，在签署 后 5个工作日内报送公司档案室一份原件。 （6）员工调离职，在办理档案移交手续后方可办理调离职手续。事后如出 现问题，追究审批人的责任。 3 档案的借阅与利用 查阅有关投资、财务、成本、证照、合同等涉密重要文件必须经股份公司分管副总裁、分管行政副总裁批准。 4 档案的销毁 档案销毁应写出鉴定报告并编制销毁清册，报分管业务副总裁、分管行政 副总裁审批，必要时报总裁审批。 二、档案管理规定 5 罚则 （1） 股份公司办公室对各系统、各公司档案工作有检查、处罚权。对 档案管理工作不达标公司，该公司的年度奖金将按照档案管理权重 所占比例进行扣减。 （2） 对下列行为，股份公司办公室将视情节轻重对责任人给予通报批评 、降级或降职直至解除劳动关系： ● 档案管理混乱，造成文件材料损毁、丢失； ● 对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿； ● 未经许可擅自提供、抄录、公布、出卖、转让、销毁档案； ● 其他严重违反档案管理制度的行为。 三、印章管理规定 1 印章分类 股份公司（含所属各公司）有效印章的分类包括行政公章、业务专用章和法人代表手章： （1）股份公司行政公章 ● 大连万达商业地产股份有限公司公章； ● 大连万达商业地产股份有限公司北京分公司公章。 （2）股份公司业务专用章 ● 董事会印章、监事会印章、审计委员会印章、财务专用章、劳动人 事专用章、人力资源部专用章 。 ● 股份公司法人代表手章 （3）股份公司所属各公司公章、财务专用章、法人代表手章。 （4）不得另外刻制各类印章。各公司的公章、财务专用章、法人名章只允 许刻制一套。如遇特殊情况需刻制除上述有效印章以外其他印章，需 上报至股份公司办公室与投资证券部会签，再逐级报至分管业务副总 裁、分管行政副总裁、总裁审批，