现代秘书学教程_范立荣主编_复习资料教材.doc

现代秘书学教程 范立荣主编 秘书与秘书工作 秘书的概念： 狭义：从事办公室程序性工作，辅助上司处理政务及日常事务，并为决策与实施提供服务的人员。秘书是直接辅助领导（雇主），直接为领导（雇主）服务的人员。 广义：可以泛指中枢辅助部门，即办公厅（室）的工作人员。 秘书机构的地位：中枢辅助；综合办事；外联窗口；“不管部”。 概而言之：枢纽。 秘书机构的基本职能：辅助领导，办理事务。 ★★秘书工作的内容： 文字工作、文书、信息、协调、督查、信访、议案提案、机要、会议、接待、随从、值班、印信、通讯、其他 ★★秘书工作的一般特征： 1.机要性与群众性相统一 2.综合性与专业性相统一 3.事务性与思想性相统一 4.被动性与主动性相统一 5.经常性与突击性相统一 秘书工作的本质特征： 综合辅助性 见p17-20 贴近领导核心，辅助领导工作（贴近领导，向心运转，与领导工作同步） 不在领导之职，参谋领导之政。(由工作性质和任务决定，辅助作用) 没有领导权力，隐含领导权力。（为制定和实施决策服务，辅助管理） 贯彻领导意图，反映群众利益。（辩证统一，协调领导意图和群众利益） 秘书工作的基本规律：实质上就是秘书工作基本矛盾运动的规律。秘书工作的过程就是秘书工作者不断适应领导者辅助需求的过程。 秘书与领导的关系： 服务: 坚持“三服务”的指导思想为（本级领导服务，为各部门服务，为人民群众（员工与客户)服务。 其中，为本级领导服务是重点。） 服从： 要忠实执行领导意见，落实领导意图；不要自以为是、自作主张，要摆正和领导的关系；对于违规问题，要区别对待。 领会：1.要善于与领导交流，善于倾听询问，充分领会、把握和准确理解领导意图。 2.要善于条理清晰、明确易懂地表达领导意见，并将其转化为切实可行的工作方案。 3.要善于做补台的工作，拾遗补缺的工作。 适应：不断提升辅助与服务水平，动态适应领导需求，是秘书工作（办公室工作）运行的基本规律。 秘书工作的起源与发展 了解 新时期秘书必备的素质 职业道德：任劳任怨、忠于职守、严谨务实、公道正派、谦虚好学、开拓创新 秘书的知识与技能结构：视野开阔，基础厚实；能力全面，特长突出；熟练掌握现代信息技术，具备良好的语言文字表达能力，敏于思考，勤于办事（含驾驶能）。总之是要终身学习。 秘书礼仪修养与形象：宽容的原则、敬人、自律、遵守、适度、真诚、从俗、平等 交际原则：白金法则：以对方为中心 三A法则：1.Accept 接受 2.Appreciate欣赏 3.Admire赞美 秘书工作指导思想 坚持“三服务”的指导思想：为本级领导服务，为各部门服务，为人民群众（员工与客户)服务。 其中，为本级领导服务是重点。） 办公室主任的主要职责：辅助决策 处理事务 协调管理 工作把关 ★★★决策和辅助决策 ：决策是针对重大事项选择预案，做出决定的过程。办公室和秘书人员的职责是辅佐、协助、服务于决策，即辅助决策。 决策准备阶段 1.搜集信息，提供依据。搜集信息包括了解意见，汇总情况。提供依据 包括理论、政策（法规）、调查（现实状况）、借鉴。 2.发现问题，提出目标建议。问题包括重点（关键）、难点（争议、棘手） 热点（关心的）。目标要明确具体、落实责任、尽可能量化。 预案设计阶段 1.组织协调（参与各部门）：提供信息、沟通情况、督促进度。 2.独立承担：注意预案的目的性（围绕目标）、独立性（有差异）、整体 性（提高系统、整体功能）、可行性。 3.综合汇总（先协调，再综合）。 方案优选阶段1、集中并处理方案：主要作文字上、技术上的处理，要特别注意方案可 读性、可操作性把关。 2.协助组织方案评估：注意意见的多主体、多侧面、多角度。可以通过 专家库、咨询机构、有关单位和部门。 3.为决策会议服务：一是条件性事务性保障工作，二是记录和答问。 决策实施阶段 1.协作领导做好实施准备：包括拟写决策文件、实施细则和规章规范， 做组织和物资准备。 2.实施过程的参与（传达、贯彻）、督查和反馈 3.决策总结，包括对决策本身和办公室辅助工作的总结。 接待工作 接待工作的意义1.展示形象的重要窗口2.牵线搭桥的主要形式3.获取信息的有效渠道。 接待工的的原则：1.诚恳热情2. 讲究礼仪3.细致周到4.俭省节约，按章办事 5.保守秘密6.对口接待，分工负责。 秘书接待工作礼仪： A.交往与座次礼仪 名片礼仪：三不：不涂改、不私密、不多衔。 三个三：①单位（全称、部门、标识）②称谓（姓名、职务、职称学位）③联络方式（地址、邮码、电话或电子邮箱）。 讲究索要方法 递送讲究顺序、面向对方、双手（或右手）递上、稍加