三层结构序号在文书档案中的应用.pdfVIP

业 务 专 列 2 0 0 7 .0 6 三层结构序号在文书档案 中的应用 口 杨端毓 近年来 ，在从事文书档案实体管 案盒按大流水号顺序排列，这是在提 不 同的是件号 的三个作用体现在盒 理工作的同时，又对基层单位的档案 供利用时提高调档效率的基本保证 。 内归档文件这个层面上。一是编定了 进行业务指导。从检查和业务指导 二是编制好归档文件重要程度和保 盒内归档文件的排列顺序;二是编定 中，发现文书档案管理人员在实施国 管期限的层级顺序。根据年度归档量 了盒 内文件形成时间与重要程度 的 家档案局发布的DAM 2- 2000 归《档 的大小 ，按永久、长期共用一套流水 顺序; 三是将一个归档年度 内的归档 文件整理规则》过程中，存在着文书 号 ，短期保管另用一套流水号排列 。 文件排列固化为一个系统的整体 ，便 档案 的档号填写有许 多缺失和欠妥 三是按某一 问题及重要程度层级顺 于档案文件级的数量统计 。一个立档 现象。例如 ，有的档案员在档案盒上 序多年度 的归档文件 固定为一个整 单位在一个归档年度 内的归档文件 未填盒号或在档案盒上漏填盒 内文 体 ，编 目上架，存放保管。这样既便于 有多少，在该年度的起止盒号上标注 件起止号，也有些档案员在盒内归档 以盒为单位来统计文件 ，也便于以盒 得一清二楚。同时也便于了解盒内归 文件上没有标明文件页面号，同时， 为单位来检查了解档案借走或丢失 ， 档文件有无缺失现象。归档文件如有 还有一些档案员单纯按保管期限或 按其序号清点一 目了然。对因工作需 丢失 ，归档人员编制的完整件号有空 在年度 内编制盒号，造成盒号编写混 要借走的档案一旦归还后 ，也便于归 缺情况存在 ，只要检查就能发现丢失 乱等等。思考这些现象 ，我认为存在 位 ，进行有序化管理。针对基层单位 的档案 。 这些 问题 的主要原 因在于基层档案 归档文件每年只有一、二百件 ，按照 文件页面号是指一个整理单位 管理人员对文书档案的盒号、件号 、 “年度一问题 ”或 “年度一保管期限” 所有构成文件系统的页面序号。为了 页面号这三层序号管理结构 的作用 分类方法，同时采用一套流水号编制 说清页面号对归档文件保管的重要 认识理解不够，从而在档案整理过程 盒号 ，这样做可 以避免 “有一无二”的 性，应先了解 《归档文件整理规则》中 中使这三层管理序号结构的编制填 现象，也纠正了过去因每年归档文件 关于件 的概念 ，件是指 “归档文件 的 写随意性大，如果这种现象不认真对 少而连年只见其一，不见其二的混乱 整理单位 ，一般 以每份文件为一件 ， 待 ，规范操作 ，归档文件就有可能丢 现象 。 正文与附件为一件 ，原件与复制件为 失或给档案的保管 、利用带来很大问 件号是 文“件的排列顺序号”，归 一件 ，转发文与被转文为一件 ，来文 题。若一旦归位错误，就很难找回，甚 档文件在分类方案的最低一级类 目 与复文为一件 ，报表 、名册 、图册为一 至可能从此成为 “死档”。所以，档案 内的排列序号。应在分类方案的最低 件”。归档文件 以件为整理单位 ，一个 管理人员应深刻认识到盒号 、件号 、 一级类 目内，按文件排列从 “1”开始 整理单位 内有时有多个页面构成 ，页 页面号在档案文件实体管理工作 中的 标注。依照规定，同一事 由的众多归 面就必须重新编制统一的页面序号。 作用。这就要求在档案整理过程中，按 档文件 ，重要的在前，其次的置后，这 如果归档文件 内没有页面号，这样档 照分类方法的不同，正确的标注盒号