掌控电子邮件的秘诀.ppt

* * 秘诀 3a – 让大家都清楚为什么收到邮件 收件人：Victor Downs, Lorrie Crenshaw, Kyran Deck 主题：6月18日员工午宴确认信 我们在 Lottie’s 酒店预订了一间能容纳40人的会议室，时间是6月18日，星期二，下午一点。 VD：当天班车是否可用？请告知 Kyran。 KD：请在4号之前给全体员工群发邀请信，包括简要路线和班车信息。 LC：顺便说一句，我们每周例会只能暂时取消一次。 * * 秘诀 3a – 别忘了附件 文件请见附件， 这句话我们很容易写出来，但却经常忘记添加附件。 * * 秘诀 3b – 回复邮件 对应每个问题按行回复 任务请求 举例说明 不要实时回复 试着通过其他方式沟通 知道何时何事不该说 * * 秘诀 3b – 对每个问题按行回复 你好，贝奇： Rich Jones 写道： * 会议室的房间号是多少？B座316房间 * 如果我开车去，怎么才能领到停车证？停在西区，在入口处告诉他们你的名字，保安会给你一个访客出入证。 * 有没有可以连接笔记本电脑的投影仪？有的，我们技术部的同事会帮你设置妥当。到时候见。 * * 秘诀 3b – 任务请求 主题：请求：请对重新设计的布局方案发表看法 您觉得新的字体和背景如何？ 主题：回复：请求：请对重新设计的布局方案发表看法 Tamasa Smith 写道：您觉得新的字体和背景如何？可不可以先发给我一个新方案的链接？还有，发表看法的截止时间是什么时候？ * * 秘诀 3b – 举例说明 如果收到的邮件写得很糟糕，那不妨用实例引导一下对方。 把不明确的标题重新编辑一下。 把不分段的邮件正文简单分段，并且分行回复。 “就目前来看，我下一步应该怎么做？” “听起来不错！” * * 秘诀 3b – 不要实时回复 电子邮件并非即时通讯工具， 因此也不应该以实时的方式使用它们。 比较合适的做法是设定一个合理的最长回复时限，比如说，工作日的时候一般 4~6 个小时之内回复邮件，最迟也会在 24~48 个小时之内回复。 * * 秘诀 3b – 试着通过其他方式沟通 发件人的表情、声音、语调都没法用邮件来表达，很多时候会，邮件里的意思也会被曲解。 一些比较复杂或者敏感的问题，不适合通过电子邮件来沟通。要掌握好尺度，明白什么时候应该立刻拿起电话打给对方或者直接面谈，面对面地解决问题。 * * 秘诀 3b – 知道何时何事不该说 请记住，当你难过、情绪不稳、紧张、疲劳、饥饿、醉酒或者在其他各种状态不佳的时候，不要去写邮件。 如果一封邮件有什么让你困扰，或者觉得会引起麻烦，那么先写在一个文本文件中，保存起来，给自己一点时间仔细想想，然后再回头去修改这封邮件。 * * 秘诀 4 – 突出显示直接发送给你的信息 专门发送给我的邮件 不是唯一发送给我的邮件 * * 秘诀 5 – 使用一次性的邮件地址 基于WEB的公共邮件地址 多域名电子邮件地址 * * 秘诀 6 – 掌握邮件搜索 搜索语法 将搜索结果保存为文件夹 * * 秘诀 7 – 保持长期一贯的邮件地址 不要这样： 使用公司或者学校的邮件作为私人邮件地址 不要使用你的ISP为你提供的邮件地址 可以这样： 使用一个在任何地方都可以访问的邮件地址 选择一个好记的邮箱名字，免得后悔 * * 秘诀 8 – 善用邮件过滤器 邮件过滤器的操作 过滤抄送邮件 * * 谢谢观赏 我们应该灵活自如掌控电子邮件， 而不是被其控制！ 备注说明： 本PPT分享内容来自于《高效人士的116个IT秘诀》第一章掌控电子邮件。 掌控电子邮件的8个秘诀 演讲：鸿鹄 * * * * 内容目录 清空收件箱 减少你的回复时间 打造高效的邮件 突出显示那些直接发送给你的信息 使用一次性的邮件地址 掌握消息搜索 保持长期一贯的电子邮件地址 善用邮件过滤器 * * 秘诀 1 - 清空收件箱 为什么要清空收件箱 建立3个值得信任的文件夹 处理你的消息 保持清空状态 从第一次开始 接下去的工作 * * 秘诀 1a - 为什么要清空收件箱 收件箱， 只是未处理消息的临时存放处。 需要养成的习惯： 在新邮件到达的当天就决定如何处理它， 便可以把它从收件箱中移走了。 * * 秘诀 1a - 为什么要清空收件箱 三个问题： - 哪些邮件重要? - 哪些邮件需要优先处理? - 邮件的上下文如何关联起来? 一个堆满已读邮件的收件箱不会给你带来任何好处! * * 秘诀 1a - 为什么要清空收件箱 会议邀请 - 日历行程网站地址 - 书签收藏项目文档 - 文件存档 … … - … … 所有东西都应该