公文写作常遇问题介绍.ppt

（三）公文的要素 机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。 二、常用公文文种及其选用 文种，也叫作公文名称，是用来表 明公文的性质、适用范围、作者职能权 限及制发公文目的要求的。在公文中正 确标明文种，不但为公文撰写、处理提 供便利，而且有利于维护公文的权威性 及有效性。 三、公文写作的共性要求 公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、 处理必须按照固有的规定、特定的体例格式 来进行。 （一）确定文种 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），要根据具体情况来确定采用哪个文种。 公文看起来不如文学作品过瘾，因为它不能象诗歌、 散文、小说等文学作品那样，需要大肆铺展、渲染， 大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所 忌讳的。这跟公文的性质有关系，但是公文同样可 以写得很好。公文的用语用字要求简明、准确、朴 实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意 义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。 《中华人民共和国国家标准》（GB|T15834—1995）中《标点符号 用法》对标点符号的使用作出明确规定：标点符号是辅助文字记 录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气 以及词语的性质和作用。常用的标点符号有16种，分点号和标号 两大类。 年份如用中文形式表示，如“二○○九年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2009年10月”。 【正文】 1．发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）＋批语”。 如：“现将《＊＊＊办法》发给你们，请认真贯彻执行。” 2. 事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知） 第一层：写原因、目的、意义＋过渡句 例：为了……，根据…， 为此，……，现将……。 第二层：逐条逐项说明具体事项。 第三层：结束语。“特此通知”。 3. 会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、 需带材料等。 4. 任免通知：格式固定 【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。 如：《×××公司关于创办＜企业之声＞报的请示》。可以省去发文机关。 【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起，只写一个。 如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。 结构与写法： 第一层：写批复引据 第二层：写批复意见 第三层：结束语。“特此批复”、“此复” 。 关于同意扩大新式邮资凭证适用范围的批复 国邮[1999]327号 北京市邮政管理局： 你局《关于扩大新式邮资凭证适用范围的请示》（京邮[1999]75号）收悉。现批复如下： 一、经研究，同意你局在全局范围内推广使用印刷品称重制签收寄系统，并在出口邮件上贴用新式邮资凭证。 二、推广使用印刷品称重制签收寄系统前，对内要做好职工的操作技能培训和思想教育工作，对外要做好宣传工作，引导用户正确、合理用邮。 三、推广当中，要注意总结经验教训，加强资费管理和监督检查工作，发现问题及时解决，避免取消“邮资已付”戳记后，出现新的资费流失现象。 四、请你局在推广使用印刷品称重制签收寄系统三个月后，将推广使用情况（劳产率、人员、场地、效益、时限和问题等方面）专题报国家邮政局，以便征求各省一件，统一制定新式邮资凭证的式样。 国家邮政局 一九九九年六月二十五日 为学习方便， 把报告大致分为三种： 结构与写法： （一）标题、发文字号、收文单位通标准公文格式。 （二）正文 1.发函：第一层，写明发函的理由；