《药易通》GSP流程初始化说明.doc

普通GSP流程设置说明 《药易通》软件对GSP管理提供了三种处理方式：手工处理报表、自动生成报表和自定义GSP流程。本文将结合三种处理方式讲解如何配置符合一般医药企业自身情况的GSP流程。 使用软件进行GSP管理实际上管理的是GSP报表和对GSP流程的控制。整个GSP流程可以分为准备部分、采购部分、销售部分和库房部分。 准备部分 准备部分的GSP报表通常需要使用手工处理的方式进行录入，一般包括下列报表： 首营企业审批表、首营药品审批表、购货单位一览表、合格供货方档案、年度GSP培训计划、员工培训记录表、员工培训考核表、员工培训效果调查表、员工个人培训教育档案、员工健康档案等。 该部分还需准备其它一些资料： 三证一照：往来单位（客户、供货商）的营业执照、税务登记证、药品经营（生产）许可证、药品销售公司具有的GSP认证证书复印件或药品生产企业的GMP认证证书的复印件（并加盖该公司公章），质量保证协议书。 药品的相关资料：有效供货单位（具有以上所说的资料）的供货品种的相关资料，包括：质量检验报告书及药品说明书。 供货商开具的发票：有效供货单位的发票及供货明细（最近三个月内的供货可无发票但必须有供货单位开具的送货单）。如果发现一张单据有多个品种，其中一个或多个都没有以上资料的话，则该张单据不能算是合法单据,即不可以入账。 开给客户的发票：给有效客户（具有以上所说的全部资料）开具的发票，只需将发票的总金额及供货日期统计出来。（最近三个月内的销售可无发票但必须有本企业所开具的销售清单）， 公司仓库的设施设备一览表。 公司员工的名单及相应的职称证、上岗证、体检表等资料。 订立公司员工的岗位，以便在资料录入时进行签字的设置。 采购部分 采购部分的GSP流程一般有以下步骤： 采购计划——采购合同——购进记录——到货请验单——药品验收抽样记录——购进药品验收记录——验收入库通知单——药品入库记录 以采购计划为起点，使用业务单据完成。采购合同可直接调用采购计划完成。 在保存采购合同时必须要先进行业务单据到GSP流程自定义的配置，才能够前进到药品购进记录。 在“业务单据到GSP流程自定义”功能中按照下图进行设置： 当药品购进记录生成后，便可以使用“GSP流程自定义”功能开始配置流程。 设置“药品购进记录——到货请验单”流程。 如上图，在左侧第一拦选择“药品购进记录”，然后在第二栏选中“到货请验单”，点击【添加】按钮。 同样，“到货请验单——药品验收抽样记录——购进药品验收记录——验收入库通知单——药品入库记录”的流程也按照此方式进行设置。 其中，因为“药品验收抽样记录”中的数量需要进行修改，所以建议把“购进药品验收记录”与“药品验收抽样记录”设为同步。 在购进药品验收记录后，只有合格的才能发入库通知单，不合格的药品需要进入不合格药品报表，然后进入报审销毁流程。因此，在“购进药品验收记录——入库通知单”这一步，需要同时设置“购进药品验收——不合格药品报表”的流程。这时就可以用到流程设置中的分流功能，按照下图的方式设置： 第一栏选择“购进药品验收记录”，再把第二栏的“验收入库通知单”和“不合格药品报表”同时添加到右栏中。然后，在“购进药品验收记录”后的【合格】栏选择为“合格”，“不合格药品报表”后的【合格】栏选择“不合格”。 在配置完以上设置后，采购部分的流程基本就完成了。正式开始做的时候，从购进记录开始，只需要对GSP报表审核保存，就会自动根据流程生成下一张GSP报表。 销售部分 销售部分涉及到的流程主要有销售出库流程和销售退货流程。 销售出库流程：包括药品销售记录和药品出库复核记录，可使用销售出库单生成。 销售退货流程：包括售出药品退回验收记录、药品验收抽样记录（需修改数量）、销出药品退回记录、药品入库记录，可使用销售退货单生成。 库房部分 库房部分主要为库存药品养护检查记录和近效期药品催销表。 库存药品养护检查记录：可使用向导方式和自动报警方式生成。 对于每月固定日期对在库药品进行养护的医药企业，可使用向导方式生成。 选择【调单】选项： 根据提示，选择【下一步】： 选择第三项，“上次养护日期＋养护天数”，输入养护当天的日期，确定相应的养护类型，完成后，系统就会自动筛选出需要养护的药品。 对于不定期进行养护的医药企业，使用自动报警方式比较方便。 打开自动报警界面，在界面可看到养护报警的数目。 选择养护报警，然后点击【详情】。 然后选择左上角的【生成养护】即可。 近效期药品催销表：可使用向导方式生成。 同样在近效期药品催销月报表中选择【调单】，根据向导提示操作。 在筛选条件是选择的一行。 输入需要筛选的效期范围，完成即可。 相关GSP制度 参见附件资料。 8