公关文案写作之会议纪要介绍.pdf

公关文案写作之会议纪要和备忘录 在公共关系日常工作中，经常要召开各种会议，或举行各种会谈。按公共关系操作的规范化 要求，这些会议或会谈最后都应形成某种文字，或供对外发布，或供存档备忘。尤其对于讨论内 容中有需要有关各方进一步执行和落实事宜的会议或会谈，纪要或备忘录就显得更为重要。它将 成为有关人员执行和落实的基本凭据。所以，切实掌握会议纪要和备忘录的撰写方法，亦是公共 关系从业人员应当具备的基本技能之一。 先谈谈会议纪要的撰写。 会议纪要是一种可供对外发布的比较正式的文案。凡属较为重要、正规的会议，一般都必须 形成会议纪要。 正因为会议纪要经常用来对外发布，所以，无论其格式还是文字，均有着比较严格的规范化 要求，需要撰写者认真对待。 在撰写会议纪要之前，撰写者应该做好有关准备工作，包括： 1、把握会议内容。 与公共关系工作有关并需要撰写纪要的会议，一般有三种类型，即大会、座谈(讨论)会和工 作会议(对于公共关系专业机构来说，需要撰写纪要的有时还包括董事会会议、办公会议和业务 会议，其性质类似于工作会议)。一般说来，大会、工作会议和部分座谈(讨论)会，事先往往已 确定了较为明确的会议主题或议题;也有部分座谈会，虽然事先没有明确的主题或议题，但也设 定了大致讨论方向和范围。对于会议纪要的撰写者来说，在会议未进行之前，就应该认真了解这 一会议的内容，如会议是在什么背景下召开的，会议的主题或议题是什么，会议将着重讨论和解 决什么问题，会议主办者、与会者在什么问题上能达成共识，等等。有些公共关系从业人员，实 际上也参加了某些会议的筹备工作，但一头扑在事务堆里，对会议的内容缺乏宏观的把握，结 果，到了事后撰写会议纪要时，往往就会感到没有方向了。 2、做好会议记录。 凡举行会议，一般总有人专门负责记录。通常情况下，这一工作并不需要会议纪要的撰写者 来承担。但因此而认为会议纪要撰写者可以不关心会议记录之事，恐未必妥当。有经验者皆知， 会议记录往往难以记得全面，难免顾此失彼，缺省不少内容。尤其在会议讨论的问题较为专门的 情况下，由于记录员知识水平的限制，有时甚至会记错有关内容和术语，事后阅读起来会令人不 知所云。如果以此为原始材料来撰写会议纪要，就很容易发生偏差。因此，作为会议纪要撰写 者，在这一期间的工作，一是督导记录员的记录，二是自己认真倾听会议发言，并择要作些记 录。即便在现在许多会议采用录音记录方法的情况下，这样做也是必须的。这有助于撰写者对会 议内容的概括和提炼。 3、整理会议记录。 这里所说的整理会议记录，不是指把会议发言的原始记录按原有顺序在文字上梳理一遍以求 完整，而是指在此基础上，根据会议所实际讨论的问题作一逻辑分类，并以此为依据，对所记录 的内容进行归纳和整理。这也许是会议纪要撰写前最为艰苦的一项工作。因为，除了某些报告会 (这一般无须撰写纪要)，举凡有讨论内容的会议，许多发言者往往想到哪里就讲到哪里，一次发 言有时涉及多个话题，其内容不一定具有很严密的逻辑顺序;而众多发言的前后衔接，则更谈不 上有明显的逻辑关系。在撰写会议纪要前，就需要撰写者完全打破时间(发言)顺序，按照会议议 题展开的逻辑顺序，将这些发言内容分门别类地加以概括。比如，某代表发言涉及了三个方面问 题，整理时就应该把他的发言内容分别列入三个议题之下。然后，看看每个议题下有多少人发表 了意见，再将这些意见按其逻辑递进关系进行整理。从某种意义上说，这一工作做好了，会议纪 要的撰写已成功了一半。 这时，就可以开始撰写会议纪要了。 在会议纪要的撰写过程中，应注意把握以下几点： 1.标题 会议纪要的标题，一般有两种格式。比较简单的一种，是用直接表述的方式拟定， 即在会议名称(注意：必须是全称)之后加上“纪要”两字即可。诸如“第X 届中国最佳 公共关系案例大赛评审会议纪要”、“X X 市2000 公关工作会议纪要”，就是这样一 种拟题方法。这种方法，一般适用于那些涉及内容较多、难以用一句话概括全部议题的 会议的纪要撰写。 另一种格式，则是采用间接表述的方式，即先拟一句能概括会议主题的文字作为正 标题，然后把“X X X X 会议纪要”作为副标题排列其下。如“团结协作，共同开创X X 市公共关系工作的新局面——X X 市1996 年第二次公关座谈会纪要”。采用这种方 法，就需要撰写者认真提炼会议主题，把握会议主导方向，并凝炼成高度概括而又具有 一定气势、令人醒目的文句，以此构成会议纪要的正标题。这里，这一正标