公司技术文件与资料管理制度.doc

公司技术文件及资料管理制度 总 则 第一条 为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司发展和调整中的作用，更好地为公司各部门服务。制订本管理制度。 第二条 技术文件及资料是指各部门在经营业务活动中形成的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。 第三条 把技术文件及资料工作纳入公司的技术业务管理工作中。建立资料库保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。 第四条 资料库集中统一管理全公司的 技术文件及资料。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。 技术文件资料的归档 第五条 每个品牌、每个型号、每台设备技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料要及时移交资料库归档。 第六条 各部门或工作人员在移交技术文件资料时，交接双方应办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员应协助当事人整理齐全入库归档。 第七条 凡需归档的技术文件资料，做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，电子文件齐全。严禁用笔和复写纸圈划，修改和删除电子文件。 第八条 凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。 资料室的任务和管理人员的职责 第十条 资料室的任务： 一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料，维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。 二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。 三、负责设备档案资料（设备图纸、使用说明书、机械或电器原理图、验收文件等）的保管、借阅与管理工作； 第十一条 技术文件资料管理人员的职责： 一、认真贯彻公司技术文件资料管理工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。 二、科学地管理全公司技术文件资料，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。 三、遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。 四、严格执行技术文件资料的保管、借阅、发放制度。 第四章 技术文件资料的保管和借阅 第十四条 资料库应对接收来的技术文件资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制电子版《技术文件资料查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。 第十五条 资料库应认真执行技术文件资料的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。 第十六条 资料库应做好技术文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。 第十七条 技术文件资料的保密制度： 一、技术文件资料的借阅者及管理者须妥善保管资料，不得转借他人、不得遗失。 二、非涉密人员严禁翻阅、查看机密技术文件资料。 三、机密技术文件资料的借阅者及管理者必须严守机密，维护技术文件资料的安全，所借资料必须当日返还，不得过夜。不准在非保密本上和U盘上摘录机密事项或私抄机密技术性文件和资料内容。 四、技术文件资料如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。 五、任何人未经允许，不得随意开启资料库电脑，翻阅技术文件资料。 六、将离岗人员需在离岗前办理交接单，归还资料、工具等物品，没有交接单不准离岗。 第十八条 技术文件资料的借阅和传送： 一、凡本公司工作人员，因业务需要都可借阅技术文件资料。由管理人员填写《技术文件资料借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。电子文件未经公司领导批准不得复制。 二、技术文件资料和各种说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出。 三、技术文件资料到期还未归还的按丢失处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价的2倍，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸20元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。 四、借阅者应保持技术文件资料的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、更改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责，如发现有问题或损坏而不能继续使用时按报废处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸10元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。 五、传送的技术资料只能在个人QQ号和电子邮箱，未经许可不得转发，下载打印。发现违反者按泄密处理。 第六章 技术档案的复制和技术资料的发放 第十九条 凡归档的技术文件资料，都建立电子文件。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放