信息交流沟通控制办法 TAD.doc

xx 电 子（东 莞）有 限 公 司 文 件 编 号: TAD-2-029 页 次: 1/6 版 次: 1.1 生效日: 即文件管理单位发行章日期 分 发 编 号: 『信息交流沟通控制办法』 管理部 制 核 准 审 查 制 订 发 行 章 中 文 全 名 签 名 / 月 西 日 元 年 制 订 者 管 理 单 位 单 位 主 管 资 料 中 心 版次修 改大纲 对4.2条文中内容公司外部信息窗口单位具体 X X 电 子 (东 莞) 有 限 公 司 文件编号: TAD-2-029 页 次: 2/6 文件名称: 信息交流沟通控制办法 版 次: 1.1 目的： 控制公司内部及外部的环境信息交流，以便及时调整公司的环境管理活动。 范围： 本办法适用于本公司内部各部门的信息传递以及公司与外部各相关方的信息交流与传递。 职责： 3.1 管理部指定窗口部门,窗口部门负责对内对外信息的沟通。 3.2 管理部负责信息的汇总保存以及信息沟通的总体协调安排。 3.3 各相关负责部门负责具体答复和处理方案的提出。 工作程序： 4.1公司内部信息窗口 - 公司员工的信息——各部门负责人 - 各管理过程中的测定结果、报告等——根据相应的文件办法和作业规范处理。 4.2公司外部信息窗口 - 供货商——资材部、管理部、采购部. 外协分包方——资材部﹑管理部 客户方-----------OEM QA - 其它相关方信息——管理部及相关部门 4.2.1 相关方投诉（小区、邻居、市容、市貌、环卫、劳动局、环保所﹑客户）。 4.2.2 紧急情况的通知（消防队、防疫站等）。 4.2.3 新建设项目环境申报（市环保局、清溪环保所） - 环境法律法规及行政管理条例——管理部 -产品输出国或地区---- OEM QA 市场方面环境要求——OEM QA﹑资材部﹑管理部 客户要求----OEM QA - 行业组织、新闻组织——管理者代表 4.3信息的接收与处理 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 版次修 改大纲 增加4.2条文公司外部信息窗口单位 X X 电 子 (东 莞) 有 限 公 司 文件编号: TAD-2-029 页 次: 3/6 文件名称: 信息交流沟通控制办法 版 次: 1.0 4.4.责任部门接到《环境信息交流与处理报告书》后，进行确认并作出对策，回答并记入处理报告栏内,需具体实施执行的还应把结果也记入处理报告栏，传回到管理部。 管理部对处理结果进行确认后，报环境管理者代表批准，交由管理部存档保存管理，如需回复 信息,则原件交由窗口部门并回复，管理部保存复印件。 4.5信息的传达 管理部负责信息的传达，方式有： 4.5.1信息文件副本的颁发或原件的传阅。 4.5.2会议传达或呈报。 4.5.3列入培训内容进行培训，详见《环境培训控制办法》。 4.5.4用专栏、周报等形式。 4.5.5若需对外沟通﹐由管理部对外发出信息﹐并将沟通的主旨汇总在《环境信息发出及处理一览表》上（如附件三）。 5.相关文件 《环境法律法规及其它要求控制办法》 （TAD-2-015） 《矫正及预防措施控制办法》 （TQA-2-004） 《环境培训控制办法》 （TAD-2-019） 版次修 改大纲 X X 电 子 (东 莞) 有 限 公 司 文件编号: TAD-2-029 页 次: 4/6 文件名称: 信息交流沟通控制办法 版 次: 1.0 附件一﹕ TAD066 X X电子 (东 莞) 有限公司 环境信息接收及处理一览表 序号 信息接收时间 信息来源 主要内容 沟通及处理结果 定期评审结果 批准 1 　 　 　 　 　 　 2 　 　 　 　 　 　 3 　 　 　 　 　 　 4 　 　 　 　 　 　 5 　 　 　 　 　 　 6 　 　 　 　 　 　 7 　 　 　 　 　 　 8 　 　 　 　 　 　 9 　 　 　 　 　 　 10 　 　 　 　 　 　 11 　 　 　 　 　 　 12