协同管理平台需求.docx

厦门阳光协同办公系统平台需求1、需求背景公司业务的快速发展意味着企业面临着许多压力—既有在节奏很快、瞬息变幻的环境中参与竞争的压力，也有不断降低成本以保持竞争力的压力。如何随需应变成为企业在这种困难的环境下取得成功所必须作好的准备。此次定位的协同管理平台，需要既有开包即用的常用管理工具，又有系统开发平台能随企业需求不断变化而随需进行调整，以适应快速变化的竞争环境。1.1总体目标协同办公系统作为企业内部运作实物处理系统，承担着企业运营管理过程中产生的大量数据、信息、流程以及处理结果，为企业内部各单位交叉合作工作提供了基础平台。在协同平台的支持下，达到持续改善公司管理流程，整合数据资源的目的，最终提高企业的整体竞争优势。1.2近期目标建立公司内部行政办公、电子邮件、信息共享、公文流转、管理支持、费用预算、资产管理、档案管理等功能，实现协同办公系统、网络化管理，提高办公效率和资源共享程度。小范围试点集成部分生产系统中的经营数据，为公司整体管理提供便捷快速的有效支持。对公司业务流程及数据类型进行建模梳理，及时发现问题，优化信息流。1.3扩展目标依据企业内部管理目标及发展需求，开发定制与公司经营管理相匹配的业务流程及信息管理系统。深化系统集成应用，整合各业务子系统的数据，为管理层提供可靠的分析数据。2、功能性需求功能性需求要求在软件中能开包即用，只需进行必要的基础信息配置及简单的个性化开发即可立即投入使用。功能性需求是该协同办公系统的基础需求指标。详细流程图见附件。序号应用需求达成备注1预算申报支持按项目归集的预算申报在必要时应能顺利过渡到ERP的预算管理系统。2费用申请支持按项目归集的费用申请、预算对比审批。3报销管理支持按项目归集的预算对比审批报销管理，无来源应做申请。4编码申请编码申请、变更有修改痕迹，可以维护在平台系统基础编码资料。5订单评审支持多级跨部门进行订单评审作业。6采购申请支持按项目归集的预算对比采购申请审批。7企业通讯簿支持统一编制通讯簿信息，与及时通讯同步，能按组织架构、项目组或其他自定义的分组方式进行归集，可通过关键字进行查找。8工作计划及提醒能够安排自己的时间日程以及周期循环性事务、并可以按照日期、类别查询。并可设定定期提醒待办事项。领导要能通过部门查询每个人日程安排，并要能给其安排日程工作。每个人员可在日程安排中填写工作日志，由其上级领导进行跟踪点评。日程安排表需支持日历及列表两种显示方式。需支持日计划、周计划、月计划、年度计划，能进行简易的进度管理。9事务审批可根据企业的需求定制各类表单，工作流的设计需支持串行、并行、分支、合并、嵌套、循环等流程流转功能。工作流的设置配置要尽量简单，包括图像化操作方式，简易式条件设置，同时流程设置需要版本管理，因为公司流程经常发生变化，系统必须可以快速调整。系统需要提供后台流程监控，调整功能，以便处理员工离职，职位调整，流程调整引起的进行中的工作事件变化10知识管理可集中管理各类型数据文件，如word、excel、ppt、acad、pdf等，能对文件进行权限管理控制，可进行版本管理控制。支持文档分类与维护，包括知识树的建立与维护，文档的建立与维护，查阅权限管控，知识分享11办公用品管理要有办公用品查询支持模糊查询。新建办公用品登记，可选择登记标示：采购入库、领用、借用、归还、报废。采购入库需要输入采购单价，领用、借用、归还需要选择相应得人员。对操作结果可进行查看和修改误操作，放弃操作（删除操作库存回滚）。支持办公用品分类。12车辆管理分为车辆使用申请以及车队管理。车辆使用申请要求方便对现有可调度的车辆进行查询、预约、申请、撤销等动作。车辆调度员需要能及时得到车辆申请信息、车辆派出信息、车辆返回信息。一旦派车申请通过，需要能及时通过短信通知到派车人以及相应的驾驶员，内容应包含出发时间、到达目的地、乘车人、用车事由。车队管理要求能对车辆的维修、保养、购买、保险等情况进行记录跟踪，并在保险到期前对车队管理员进行提醒13图书管理要包含图书类别定义、图书信息录入管理、图书查询、借还书管理，要可按组织部门设置图书管理员。可对书籍借阅情况进行查询14会议管理会议召集需提交申请，可查询提交的会议申请审批情况。会议一旦通过申请需自动发布通知到与会人员，可通过短信、系统信息、邮件等方式。支持会议室管理，可对会议室进行查询、预约，能管理会议室内的音响、投影器材、桌椅等设施15即时通讯建立企业内部即时通讯系统，便于工作中进行即时有效的协作。需要能同步组织架构信息，联系人分组既要能由系统统一下发组织机构模板通讯录，也要能支持用户自定义用户组。可实现文件传输，聊天内容审核。16手机签核根据企业需要，将所需的功能集成进手机版，可通过手机短信、手机应用程序进行工作流审批签核17流程督办对于各流程的执行情况