如何写出一篇好报告.ppt

* 如何寫出一篇好報告？ 常煩惱自己寫不出好的報告或企畫書？其實寫作能力也是專業度的表現。如果你寫的東西不夠清楚，或缺乏重要的資訊，別人就容易感到困惑，也不知該如何回應你的訊息。 以下報告內容，希望可以幫助你有效改善寫作技巧。 01 報告的目的是什麼？ 將圖片與報表或文字的結合。 針對事件或問題的描述與總結。 整理資料重新釐清思路。 知識積累與經驗傳承。 自我績效及工作表現。 相互交流獲取他人建議。 02 報告的種類？ 廠內常見報告﹕ 品質異常檢討﹑良率改善﹑設備維修﹑專案項目﹑客戶投訴﹑ 客戶來訪工廠介紹﹑QBR﹑產品推銷-供應商﹑工作總結與規划等 1. 簡報對象為何 ? 2. 簡報目的為何? 3. 有多少時間 ? 4. 如何有區別 ? 03 報告的准備流程？ 聽眾 背景條件 期盼結果 準備作業重點 ?表達方式及訴求 ?各主題之邏輯 ?時間與工具 ?格式/字體 內容 資料來源 補充材料 主題 報告性質 報告要求 04 知道你的目標是什麼？ 在你開始寫作以前，先想想你的目標是什麼？你要寫的是篇只有一頁篇幅的摘要，或是長達五頁的報告？試著回答這個問題：我究竟想要讀者知道、思考哪些事情、或者要他們做什麼？ Who: 聽眾的特點﹕性格﹑專業﹑職位 Where: 場合(正式與否﹑時間﹑語言﹑外表) Why: 理由(目的﹑聽眾﹑場合﹑資料) What: 目的(同意﹑告知) When: 時機(發言﹑材料的運用) How: 語言﹑數據﹑資料 05 列清單﹑找資訊 寫下所有你想要涵蓋的想法，這可以幫助你抓住文章的重點。如果你做不到，試著和其他人討論你的想法。反覆推敲腦中的想法，可以幫助你釐清目標。 Purpose Preparation Possibility Proposal 06 整理你的想法 我們都有過在雜亂的抽屜裡找東西的經驗，你很難在這樣的情況下找到你要的東西。同樣地，面對一篇沒有組織的文章，讀者也很難找到作者想表達的重點。你可以用一些方法來組織你的想法： 依據重要性： 先從最重要的資訊開始寫起，然後接著再寫下次重要的資訊。 依先後順序排列： 描述一開始發生了什麼，接著又發生了什麼… 解決問題的模式： 先解釋問題所在，再提出解決方法。 問答方式： 先陳述問題，再提出你的答案 简要说明情况， 提出问题 选择你将采取 的对策和行动 提出方案，并解 答疑问和论证 你的方案 07 佐證你的論點 你可以表達自己的意見，但必須提出一些佐證來支持你的論點，例如事實、例子、個人經驗、統計數字或引述，最好同時運用各種不同的方式來支持你的論點。 08 區隔重要論點 每個段落開頭必須有主題句，清楚說明這段內容要討論的重點觀念。 09 善用標示記號或數字 如果你要列出或討論一串事項，請使用數字或其他標示記號來排列。 部份主題的過多陳述/參考資料宜列至附錄 引用圖表應註明出處(並注意更新) 專業報告均應有「參考資料」之章節，並於文章中註明 資料管理─封頁之標示、頁碼編輯、校稿、建檔、版本之釐清 10 盡量使用簡短的句子 一個句子涵蓋的字數最多不要超過12到15個字。根據美國新聞協會的統計，讀者看懂15字以內的句子的機率是90％，但看懂8個字以內的句子，機率卻是百分之百。 1.內容以精簡為要 (除非有「份量」之考慮) 2.目錄及圖表即應提供一個 全盤概念 3.資料之收集應由大處著眼、 小處著手─避免有誤導之方向 或過度之破綻 Line ? Station ? Machine 4.篇幅過大的報告(本文50頁以上) 應提供摘要/各章節主題 11 盡量使用簡短的句子 文字不如表格 , 表格不如圖表 儘量數字化 , 量化 儘量在每頁50字以下 每頁表達出「中心思想」 注意“你想說什麼”：你所知道的，與你所應該表達的，是有差異的 注意天地背口 , 一致性 12 注意字體的大小 這是12點的字，您看得到嗎？ 這是16點的字，您看得到嗎？ 這是18點的字，您看得到嗎？ 這是20點的字，您看得到嗎？ 這是24點的字，您看得到嗎？ 這是28點的字，您看得到嗎？ 這是32點的字，您看得到嗎？ 這是36點的字，您看得到嗎？ 這是40點的字，您看得到嗎？ 這是44點的字，您看得到嗎？ 這是48點的字，您看得到嗎？ 13 注意字體的顏色 大標題 : 44點粗體標楷體 標題1 : 32點，再加粗，很清楚 標題2 : 28點，再加粗，也很清楚 標題3 : 24點，再加粗，還算清楚 標題4 : 20點，再加粗，再小就看不到了 工程報告 工程報告 工程報告 工程報告 工程報告 工程報告 工程報告 14 用字精確 像是「大的」、「小的」、「盡快」等這些字都是語