Word及Excel在日常办公中的基本应用培训资料.doc

Word及Excel在日常办公中的基本应用 湖南龙骧神驰运输集团 办公室 2015年6月 简单word和excel都属于Word主要用于编排文档编辑和发送电子邮件编辑和处理网页等等。。Excel主要指用于表格它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。Word实用操作 办公室常用的系统是word 2003版，现在的2014、2010、2007都是2003的完全升级版，具有全新的界面，全新的存储格式在中可以直接打开2003的文档，另存为2003版；在2003打开文档，需要安装兼容包。 2007保存默认的类型docx文件，需要上网下载一个文件转换器安装可以打开docx文件如果不愿意去下载这个转换器，那么在2007存储的时候，要选择2003的格式 培训以word 2003为例。 一、新建文件。 双击桌面上的“W”图标，出现一个新建word文件的页面：以下分别是2003和2007的页面。 典型的Word 2003窗口由以下几部分组成： 1．标题栏—— 位于窗口最上端，其左边显示正在处理的文件名和Word的软件信息，右上角的“ ”分别为“最小化窗口”、“最大化窗口”和“关闭窗口”按钮。 2．菜单栏—— 位于窗口上端第二行，上有“文件(F)”、“编辑(E)”、……“帮助(H)”等九个主菜单选项。每一主菜单项下又包含一个可折叠的下拉子菜单，其中包含了Word所有可用的菜单命令。我们等会对这九个菜单会进行逐一讲解。 3．工具栏—— 菜单栏以下的若干行为工具栏，最常见的有常用工具栏和格式工具栏，它们以形象化的图标形式列出各个工具按钮，这些工具按钮提供了对常用菜单命令的快速访问。 比如说新建就是一张全新的白纸，那个磁盘模样的图标就是保存，这是我们每次打文件都需要用的，而且时不时要点击一下。这些图标下面都有文字显示，告诉你它们的用途。这里我要提一下格式刷：它位于“格式”工具栏上，就是一把“刷子”。用它“刷”格式，可以快速将指定段落或文本的格式延用到其他段落或文本上，让我们免受重复设置之苦！先把光标放在设置好的格式的文字上，然后点格式刷，然后选择需要同样格式的文字，鼠标左键拉取范围选择，松开鼠标左键，相应的格式就会设置好。插入就是在字符之间插入新的字符，原字符不变！改写就是用新字符替换掉原来的字符！ 我们首先讲菜单第四项：视图 这是我们一打开word页面就会看到的，就是屏幕左下角的图标，我们可以通过鼠标点击选择合适的视图，一般默认为“页面视图”。 3、页面视图：用于显示整个页面的颁布状况和整个文档在每一页上的位置包括文件图形，表格图文框，页眉、页脚、页码等，并对它他进行编辑，它具有“所见及所得”的显示效果与打印效果完全相同，可以预先看见整个文档以什么样的形式输出在打印纸上，可以处理图文框，分栏的位置并可以对文本、格式及版面进行最后的修改（最佳排版视图）1、普通视图的作用：用于快速输入文件、图形及表格并进行简单的排放，这种视图方式可以看到版式的大部门（包括图形），但不能见到页眉、页脚、页码也不能编辑这些内容不能显示图文的内容，以及分栏的效果等，当输入的内容多于一页时系统自动加虚线表示分页线 （最佳录入视图）2、Web视图：在该视图中，Word能优化Web页面，使其外观与在Web或Intranet上发布时的外观一致，可以看到背景，自选图形和其他在Web文档及屏幕上查看文档时常用的效果（最佳网上发布视图）4、大纲视图：用于显示文档的框架，可以用它来组织文档，并观察文档的结构，也能在文档中进行大块大块移动生成目录和其他列表提供了一个方便的途径，同时显示大纲上具栏，可给用户调整文档的结构提供方便（如移动标题与文本的位置，提升或降低标题的级别等。）5、阅读版式，最佳观看视图，分为左/右两个窗口显示（阅读文章最佳视图） 纸制红头文件做演示，它上面一般是上3、下2.5，左2.8，右2.5，左右不一致的原因是便于装订。 非红头文件譬如说神驰报投稿、大篇幅的汇报材料等也可以设为：上2.8，下2.4，左2.4，右2.4（单位：厘米，下同），排版可以稍微紧凑一些。 2、保存、另存为 保存是将修改后的文件保存在原文件的地方，并覆盖原文件； 另存为是将修改后的文件，保存在其它的驱动盘或不同的文件夹中，不覆盖原文件。 如把2014年春运表彰大会上的讲话另存为“2014年春运总结”。（演示） （可以与源文件类型相同，但只能在不同的文件夹下才能同名，在同一个文件夹下不能同名，比如把“c:\文档1”另存为“c:\文档 2”；也可以与源文件不同类型，这样在相同的文件夹下就可以用相同的主文件名了（扩展名不同），比如把“c:\文档1”另存为“c:\文档1.txt”）。 3、打印： 如果打印机不自带双面打印但需要打印双面文件时，建议先打印：偶数页。 示范点击打印——全部——偶数页，