英文商务信函写作基本知识.ppt

1.4 Addressing Envelopes（信封的写法）;图1-1 寄往国外信函的信封写法;注意事项： ; （3）寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是：先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大，先写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最后书写国名。 （4）关于信件类别、投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。如怀疑信件能否送交收信人，可在信封最下边标明：IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO XXX，即：如无法投递，请退交XXX。;1.5 Parts of English Business Letters（英文商务信函的组成部分） ;2. 日期（Date） 　日期顶边写在信纸的左边或右边，距离信头三到四行。 注意事项： （1）年份必须全部写出。 （2）月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。 （3）日期可以用序数词或基数词。 （4）年份前要加逗号。 （5）日期切忌全部用数字表示。; 3. 信函编号（Reference number） 给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅，一般采用Your Ref.（你方编号）或Our Ref.（我方编号）。信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置，打上如下字样： Your Ref.： Our Ref.：; 4. 信内地址（Inside address） 　信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。信内地址一般在信纸左上角低于日期的地方。书写顺序是由小单位到大单位。每项内容单独成行： 　 Mr. Francis Lawrence 　 Vice President 　 Swinton Co. 　 87 Unico Avenue 　 Toronto, ST 9878 　 Canada; 5. 称呼（Salutation） 　称呼写在信内地址下面空两行处。 　常见的正式称呼有：Dear Mr. Smith，Dear Mrs. Smith，Dear Miss Brown，Dear Ms. White。 　 　如果称呼多个男性，则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs。Mrs.没有复数形式，如果称呼多个女性，则在姓名前用Mmes.，如Mmes. White and Gray。 　写信给一家公司时，通常用Dear Sirs，也可以用Gentlemen。; 6. 事由（Subject） 　事由是为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，也便于登记归档和查卷。写在称呼下面、信的中间位置。事由下面可以划线，也可以不划线，有时可全部用大写字体。 　例如： 　Subject：Men’s Bicycles 　Re：Sales Confirmation No.2536 　Your Order No.： 　Reference： ; 7. 信函正文（Body of the letter） 信函正文是商务信函中最重要的部分，要遵循“7C原则”。 　 　正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主题，第二段详细讨论，第三段以总结或建议来结束全文。 　 　需两页或更多的信纸时，在前一页最后一行的右边写上to be continued。续页应采用不带信头的信纸，并注明收信人名称、页数和日期。 　　如：Mr. John Smith, Page 2, June 3, 2005; 8. 信尾客套语（Complimentary close） 　信尾客套语是一种礼貌，是结束信函的正式方式，类似中文信函中的“此致，敬礼”等。 　常用的有：Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely, Best regards；更亲切一点的有：Cordially, Cordially yours；再正式一些的有：Yours truly, Respectfully yours, Yours faithfully。 　注意，只有第一个字母大写。一般打印在正文下面空一行处。; 9. 签名（Signature） 　 签名通常在信尾客套语下空三行的位置。签名可采用不同写法，一般包括：公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。有时，也可以不写公司名称。 　例如： 　Yours truly, 　General Trading Co. 　（Signature） 　John Smith 　Sales Manager; 10. 经办人代号（Reference n