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创新公园活动执行万宝书 活动策划执行流程图 接洽流程 策划流程 管控流程 （四）标准表格工具：甘特图表 活动执行详细方案 前期准备 活动现场注意事项 三、后期工作总结流程 一、活动策划执行流程图 （一）接洽流程（） 任务分工 准备工作 主要接洽步骤及内容说明 负责人 联系方式 完成时间 备注 初步接洽： 确保公司宣传册及视频资料（见附件） 2、利用本公司自有人脉优势资源+活动经验； 1、了解活动规模体量、可用场地及其可行性； 2、 了解活动合作对象或政府机构，合作方式及资金预算条件； 细节洽谈（多次） 1.自有资源+系列活动模版 2.项目初步策划案框架 （包括：活动事件、地点、主题、主要内容、执行流程安排、大体预算） 讨论策划案，可实现性，获取目标人群对活动的具体要求及意见； 2、活动预期效果； 策划书确认 1.活动策划定案：（包含策划执行方案、宣传策划案；详细预算) 2.准备活动所需的基础设备（投影仪、手提电脑、视频、PPT、翻页笔）； 3.策划文案打印、装订成册； 4.人员安排：工作人员分工、嘉宾邀请、供应商确认。 1、活动各项涉及金钱的合同条款签署 （二）策划流程（会议对接） 任务分工 参与部门 讨论重点 会后工作 备注 初次策划会议 地方站负责人、活动策划、总监 项目背景、需求； 是否值得继续跟进； 活动概念和形式。 撰写初步策划案； 报策划总监与各站点负责人。 协调会议 地方站负责人、市场策划、活动策划、总监 策划案大体框架； 形式和内容设计； 项目基本成本； 宣传炒作重点； 撰写策划执行方案初稿 （含策划方案、宣传方案、预算方案） 活动细节 协调会议 地方站负责人、市场策划、活动策划、总监 内容、执行细节确定； 现场效果图； 宣传方案确定； 物料方案 预算方案（成本/报价）。 撰写策划执行方案定稿 （包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）； 拟定合作协议； 确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、场地等） 确定执行活动组。 确认执行会议 执行活动组所有成员 分工表及完成时间图表； 安排各项工作。 落实各项资源、外包 执行管控 （三）管 控流程 管控环节 主要工作要求+内容说明 参与人员 联系方式 完成时间 备注 时间管控 时间安排表和节点控制。 活动进行的时间在确认执行后是不可更改的 时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。 供应商管控 要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。 对外包服务的管理。 比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、嘉宾、录像、拍照等 人力管控 活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。 （四）标准表格工具：甘特图表 活动预算表： 将活动涉及的费用、明细，全部细分到各个模块，做出总的预算表，做好费用明细。 活动发起结论表 注明发起时间，责任人，活动目的，能带来的对应资源。 人员分工分工： 每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。 活动后总结表： 活动结束后，根据活动效果和参会人员质量补齐活动发起结论表 二、活动具体执行详细方案 场地挑选注意点： A、场地确定时间：提前2个月左右 场地的大小： 第一可以容纳100-300人的路演厅； 第二可以提供约15-20个团队办公的场地。 场地的交通： 场地对接人 建议有一个人专门负责场地的志愿者或组织者，与场地提供方沟通所有的细节以及收集其他组织者对场地的要求； 活动进行过程中，场地现场也需要有1－2个场地提供方的工作人员在活动现场 Wifi Wifi非常重要，你是否给参与者提供了足够的带宽。我们建议确保每25个人就有一个路由器或者带宽可以用。和活动场地的负责人确定这些细节，最好预计每个人有两部设备需要连接到Wifi，所以要预计好Wifi的需求。 插座和插线板 基本所有参与者都需要在活动中使用笔记本电脑和其他电子设备，所以他们一定会有电源需求，确定是否有足够多的插线板在现场。所以记得看看现场是否能够充分的满足能源需求，如果不行的话你可能需要一些预算来采购插线板。 开门时间 场地，足够的布置时间。跟场地负责人确定是否有时间限制。 桌子和椅子 活动预计有评委、观众和其他嘉宾，要注意提前准备好的椅子。 投影仪和影音设备 确保你提前在活动现场调试和测试过影音设备和投影仪。最好安排一个了解影音系统的志愿者来负责这套系统的运行。投影很容易常常出问题，直接关系到的质量。 场地推荐： /联合办公空间/孵化器 大学 当地公共场地或政府的场