课件22-信息的整理.pptVIP

信息存储的步骤与方法 登记 编码 存放排列 保管 会说 会写 会做事 会做人 信息存储的步骤与方法 登记 信息工作人员(或机构)在获得各种形式和内容的信息资料后，首先要进行登记，以建立存入的信息资料的完整记录。信息资料的登记可分为总括登记和个别登记两类。 编码 信息资料编码的步骤为：分析编码的信息资料，选择最佳的编码方法，确定数码的位数，以保证代码能包含较多的内容，为扩展信息资料提供余地，并使代码的含义直观明确。在信息工作实践中，人们创造了信息资料编码的多种方法，运用最广泛的是分类编码法。 为了便于管理和利用，特别是为了适应电子计算机处理信息的要求，需要对各类信息资料进行统一编码。信息资料的编码结构一般由字符(可以是字母，如26个英文字母；也可以是数字，如0~9阿拉伯数字)组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。它应表现出信息资料的组成方式及其相互关系。 信息存储的步骤 会说 会写 会做事 会做人 信息存储的步骤与方法 存放排列 ① 来源排列法。 ② 内容排列法。 ③ 形式排列法。 保管 保管关系到信息的安全与完整，信息保管工作包括信息的防损坏，信息的防泄密、盗窃，信息的定期不定期清理，信息的存储更新。 会说 会写 会做事 会做人 信息存储的步骤与方法 信息存储的载体有纸质载体和磁性载体，磁性载体包括软盘、硬盘、U盘、磁带、光盘（包括一次写入式、可擦式等）、缩微胶卷、缩微胶片等。 （1）手工存储 （2）计算机存储 （3）缩微胶片存储 信息存储的方法 会说 会写 会做事 会做人 信息存储的步骤与方法 1、储存有价值的信息 2、储存信息要科学分类 3、储存信息要系统完整 4、储存信息要便于检索 信息存储的注意事项和要求 会说 会写 会做事 会做人 补充：信息安全小视频 1、信息安全意识-储存介质销毁安全 2、信息安全意识--口令密码安全 3、信息安全意识-网上购物 会说 会写 会做事 会做人 市场信息 这是一个信息的时代 人们依赖信息、利用信息、创造信息、交流信息 信息已成为人们交流的一种基本表现形式！ 会说 会写 会做事 会做人 市场信息对销售决策的意义 商场如战场 不知己不知彼者，必败； 知己而不知彼者，败半； 知己知彼，不殆也。 会说 会写 会做事 会做人 项目任务 如果你是宏利公司秘书思璐，你将如何做好信息的整理存储工作？ 会说 会写 会做事 会做人 任务分析 秘书思璐在平时的工作中由于不注重信息的整理与存储，将不同的资料都放在一起，结果给工作带来了很大的不便，在以后她应该要重视信息的整理存储工作，并要掌握一定的工作方法。 秘书思璐应该认识到：信息的整理存储是对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，并使其及时参与其他信息的综合利用。对秘书在这一阶段的工作要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快。此外，信息的整理好坏直接影响到信息的价值，如果将有保存价值的信息丢失将会造成重大的损失。 会说 会写 会做事 会做人 信息整理工作包括对原始信息进行分类、筛选、校核等工作，秘书要掌握信息分类的原则、步骤、分类的方法；信息筛选与校对的目的是为了达到去粗取精、去伪存真的目的，秘书要掌握信息筛选、校对的方法步骤。 信息存储工作的好坏直接决定了整个信息管理工作的好坏，秘书要了解信息存储的载体，信息存储的步骤，特别是信息存储的技术尤为重要。磁性载体存储技术、光盘存储技术、网络存储技术是目前应用性最广、重要性最高的技术。随着信息数量的快速增长以及存储空间有限性之间的矛盾加大，信息存储及保密工作显得更为重要，作为秘书人员，要不断的充实自己的信息专业技术知识，才能做好信息管理工作。 会说 会写 会做事 会做人 信息整理的程序与方法 编制 分类 筛选 校核 加工 会说 会写 会做事 会做人 信息加工 会说 会写 会做事 会做人 神探夏洛克片段 信息整理的程序与方法 分类 即分门别类，理清头绪，俗称“梳辫子”。 ①字母分类法。 ②主题分类法。 ③时间分类法。