备件部业务处理流程20100425.docxVIP

备件部业务处理流程目的:提高数据的及时性、准确性，支持业务进一步发展，保证财产安全方法：1、强化合同意识2、规范出入库手续3、规范收付款管理4、加强发票管理5、加强业务与财务的沟通流程主要环节:1、购进：订购合同、付款、收货、索取发票2、销售：销售合同、收款、发货、开具发票3、索赔、进口、退货、索取折扣等特殊业务处理具体流程一、业务合同1、业务人员处理所有业务均需编制合同，合同是所有业务往来的基本依据。合同中所列买卖双方单位名称、开户行、联系方式、开票信息等有关信息要求准确无误（信息变更时及时通知财务部）。业务人员需建立业务档案，记录以上信息。2、业务合同中公司名称是指对方营业执照上的全称，个人应提供客户姓名全称，不得使用简写或别称。对于无法提供全称的单位，业务人员需注意以下两点：对于几次购买的用户，每次使用的名称要一致；要能把每一个单位清晰区别开来。中铁系统用户，要明细到二级单位。3、合同格式：除VOLVO和DONALDSON使用厂家合同格式外，其余合同建议用“北京融世杰备件采购（销售）合同”范本。2万元以上、5万元以下，非标准格式合同，必须包含品名、规格、数量、单价、金额等项内容，必须有双方业务人员签字。4、报价、合同确认及存档合同金额（X）签字存档业务人员 签字部门经理和业务两人签字高总/侯总签字朱总签字复印件/原件原件X＜5万元√　　√　5万元＜X＜20万元　√√√　20万元＜X＜50万元√√√X＞50万元√√√　√VIP或海外临时订单　√√√　注：两人签字，签在合同背后。贰拾万元以上（含贰拾万元）的销售和采购合同必须保留两份原件（天津港及远航矿石码头、秦皇岛港、曹妃甸港除外），一份留存高总，一份留存运行部。运行人员根据原件录入系统。二、采购业务：1、要严格审查供货单位资质，以保证采购货物的质量和安全。对于新的供货单位，需提供以下文件并留存运行部：※营业执照副本复印件※组织机构代码证副本复印件※税务登记证副本复印件业务人员编制采购合同后，交给运行人员，运行人员审查合同符合公司相关规定，并且数量、金额无误后输入计算机。合同输入后一般情况下不得改动。如遇特殊情况改动，业务人员需填写合同变更通知书经部门经理或总经理签字后交给运行人员，运行人员据此更改原合同。采购合同应注明采购业务人员，该业务人员要跟踪整个合同执行的全过程，合同执行中有关问题，该业务人员需负责解释并进行处理。采购付款时，由业务人员填写付款申请单，运行人员审核，注明该笔付款对应的合同号，财务部应调阅采购合同，审核付款单位、金额无误后安排付款。系统中未录入的合同一律不予付款。每天11点前，业务人员将付款申请送至财务部，以后的申请留到第二天处理。收到货物后，业务人员应及时索取发票，并将发票明细连同发票一并交给财务部（增值税发票有效期为90天）。发生采购退货时，如供应商还未开具发票，业务人员应通知供应商以实际收到货物为准开具发票；如已收到发票，业务员需及时通知财务开具销售退回折让或由财务部开具与所退货物同等数量金额的销售发票。在采购进口货物时，进口代理商需将进口关税、增值税开具同时标有北京融世杰机械设备有限公司和进口代理商公司全称的发票（双抬头发票），同时，进口代理商应把货值部分开具资金往来发票或结算发票。业务人员应及时催要清关费用发票，以便计入货物成本。采购货物时，业务员需提前一天通知库房人员，同时提供到货清单。待库房人员验收入库无误后，方可做出库。三、销售业务1、所有销售业务均须编制销售合同。要求见公司关于合同的规定。单笔20万元以上合同必须填写备件合同审批流程表。VIP客户业务无正式合同，根据业务实际情况，做特别处理。单笔20万元以上特别处理必须由朱总或侯总签字确认。2、收到销售货款时，由财务部根据银行回单输入计算机，银行回单是收到货款的唯一根据（特殊情况必须有高总签字）。3、运行部根据公司有关赊销额度的规定控制发货，超额度发货必须经总经理批准方可打印出库单。无合同的单笔伍万元以上（含伍万元）的付款和出库、无合同原件的单笔贰拾万元以上（含贰拾万元）的付款和出库，运行人员不得打印出库单。2万元以下，业务人员担保，部门经理批准后可以发货。2万元以上，朱总批准或款到账，可以发货。4.财务部根据出库单开具发票。开票单位名称要与收款单位名称一致，并不得开具与发货品种规格不同的发票及发票清单。5.公司原则上不允许退货。需在合同中注明由于客户原因发生的退货加收20％退货费。发生销售退货时，业务人员与仓库人员共同检验退回货物正常无损后，业务人员通知运行部，运行人员要编制红字销售合同。库房人员根据红字出库单记录库存的增加。退回货物入库并收到退回货物发票后方可退回已收货款。6.业务人员拿到出库单后，需先在出库单上签名确认，并填写发货地址、电话、联系人等信息。并勾出发票方