档案信息化建设的接口问题与资源共享.pdfVIP

· 数字时代 · 榴 问题 与 。雁塔区档案局 档案信息化建设是档案事业应对迅猛发展的信息 的人力和时间来返工纠错，使得录人效率低下。而且在 社会的必然选择。档案信息具有来源的社会性、内容的 利用中，我们发现有人名音同而字不同的现象，这给查 可靠性等特点，与国民经济和社会发展密切相关，是社 准率造成了一定影响。于是，我们考虑到婚姻登记部门 会信息资源中的基础性资源。被视为“信息资源之源”的 在为每对夫妇进行结婚登记的时候，对他们的姓名会做 档案信息在社会中必将受到重视与利用，其价值将被社 严格的核对，那么可不可以直接使用婚姻登记处每天录 会各界充分认识。经过数载发展，雁塔区的档案信息化 人的数据呢?我们认为可以从以下几个方面来让这个设 建设已具有一定规模，完成了利用率较高的婚姻、招工、 想变为现实： 土地、现行文件目录以及文书档案案卷级目录的数字化 首先，最理想的办法就是和婚姻登记部门能使用相 加工，实现了微机查询，大大提高了查档利用率。但是档 同的应用软件，软件里有婚姻登记客户端和档案管理客 案数字化加工工作任务重，精准率要求高，一个小小的 户端。婚姻登记部门每天在进行婚姻登记的同时，也是 差错就会引起大面积的返工，使数据录人人员的工作难 在做婚姻档案的录人。这样一来，完全省去了登记—— 度大大增加。 组卷标识——抄写目录——录人目录这个环节中的中 日益突显的问题不得不让我们重新审视雁塔区 间两项，而组卷标识和抄写目录这两项是最容易出错、 信息化建设的方方面面。从整体规划到具体实施，我 违背原始数据的两个环节。每一个婚姻登记条目，在它 们都已进行过科学的论证和严密的策划，为何在推进 最原始被录人的时候就已经与群众的身份证姓名核准 档案信息化建设的过程中总感觉迈不开步子，在非常 无误，等到日后被利用的时候，就不会发生录人数据和 琐碎的基础性工作中提高不了效率，笔者考虑到了 本人身份证件姓名不符的情况。 “接口问题”。 其次，因为目前档案系统和民政系统还没有这种同 在计算机科学领域中，“接口”是一个专门的学科 时具备这两个功能模块的软件诞生，所以当前我们还可 因此不难理解，“接口”在档案信息化建设中起到了至关 以考虑第二种办法。那就是我们这两个部门使用的软件 重要的作用，然而我们却忽视了“接VI”，本文拟从以下 能应用同一类型的数据库，婚姻登记部门每年给我们移 几个方面阐述如何做好“接口”以及利用“接口”整合档 交纸质档案的同时一并移交电子目录。接收到这个电子 案信息资源，进一步提高档案资源共享程度。 目录后虽然不能马上使用，但是我们可以通过转换数据 一 、做好与民政部门信息资源的“接口” 类型，删减、添加项目等一系列操作，使婚姻登记部门使 2003年，我们对馆藏1956年至1999年的婚姻档案 用的数据库经过修改之后，转换到档案管理软件上来。 开始录人，当年就完成了这部分档案的数字化加工工 当然，在此过程中，人名这个项目的每一条数据的内容 作。此后，对每年接收进馆的档案当年就进行数字化加 是不需要改变的，我们只需要对其格式进行修改，使其 工，使其尽快投人查档利用。但是，在对婚姻档案进行数 能在档案管理软件中被调用。在这个方法中，同样可以 字化加工的过程中，我们发现人名信息字节短，出错率 保证数据的原始可靠性，基本不会出现误差。此外，把民 高，而且出错后不容易查找，往往需要花费比录人更大 政部门录人的原始数据加工使用，还可以为档案部门节 《西安档案》28 2007．6 · 信息快递 · 省一定的人力、财力。目前国家民政部已经规范了婚姻 交的电子目录已经使用了档案管理软件。他们在平时 登记方式，制发了统一的婚姻登记标准模块，这都为档 收文的时候就已经在档案管理系统中进行了录入，为 案部门与婚姻登记部门的信息对接提供了便利。 日后整理归