集团公司公文管理制度(暂行).doc

XXX集团公司公文管理制度 文件编号： 页 码：第 页 共 页 版 号： 公文管理制度 生效日期：2012年 月 日 一、目的： 为使公文管理制度化特订定本规。本规则所称公文管理，指与外界来往的公文，收(发)文至归档全部过程之办理与控制。类别文的①公司日常管理事务的文件，由总经理签发；部门文件由行政部复核后发放。 ②凡政策性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大政策的财务、预算、计划、人事任免（依据干部任免权限）、机构设置及编制、经济合同、协议以及以公司名义发布、上报等方面的文件，由分管领导签审后报总经理审批。 ③凡公司的重大决策、重大项目、重要人事（部门经理及以上）调整等，对公司产生重大影响的文件，送总经理审阅后，还需呈公司董事长签发。 （2）、内部行文程序 上行文件行文程序： 所有上行的文件，在部门拟定文件内容后须填写公司统一印制的《文件呈批件》 按审批权限，逐级报批。 下行文件行文程序： 公司的下行文件主要有通知、通报、会议纪要、决定或决议。 经报批后的文件如需各部门知悉或执行进行发文时，可以按批示后内容，依公司规定直接发文。 规章制度等文件下发前，应填写公司统一印制的《发文稿纸》。按审批权限签署意见批准后行文。 5、公文印制发放： （1）印制文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、字样清晰、装订整齐、符合格式。校对人对复印的稿件负责。秘密文件的印刷、校对按保密制度指定专人进行。 （2）公司内部行文：文件经领导审批后，由行政部统一编号印制，发与各部门及相关人员。发文同时由收文者在公司统一的《发文登记簿》上签收。 （3）各部门收到文件后要及时将文件内容传达给部门员工进行学习或知悉，同时做好建档工作，按年度文件类型分类存档。 （4）对外行文：一式最少两份，一份交与接受单位，一份由接受单位签收后返回行政部存档备查。 （5）利用传真系统传送文件时，必须确认文件的实收情况。凡需存档或送请领导批示的传真件，应复制后再行处理，以利长期保存 9、文件追踪： 指的是具有工作指导性的、要求性、限时性、目标性的文件，行政部要根据文件内容规定对各部门的工作进行追踪，对未按规定完成的部门予以提醒，以利工作进展。 （二）外来文件处理程序 1、各部门收到的外来文件需要公司进行办理或知悉的应一律送行政部进行统一登记、编号，并填写《外来文件处理单》。 2、行政部文员将外来文件连同文件处理单呈主管审阅，审阅后呈总经理签署（如一般性公文，由行政部主管签署即可）。 3、外来文件签署后，将文件及文件处理单返回行政部文员。由行政部文员按签署意见送相关部门阅办或进行发文。 4、各部门主管应在文件规定期限内按要求及时办理。 5、文件之内容按要求阅办之后，由行政部统一进行存档。（三）、文件处理期限收发人员收文时，、电报、机密文件等原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。件， （二）各部门的文件，根据文件内容、秘级，按“年度——公文类别”分类法进行存档，行政部每年2月份对各部门上一年度的档案进行收集，同时各部门应做好文件档案规范收集管理工作，对于重要文件要及时归档。 具体实施以公司《档案管理办法》执行。 七、文件作废及销毁 对于公司制度性文件，根据公司发展需要出台新的制度后，原制度作废后要加盖“作废文件”章，按保管期限到期的文件或经过一段时间无用的文件进行销毁时，要填写“文件销毁”清单请示领导，一般文件经行政部主任批准后执行，重要文件要经总经理批准后方可执行。 八、相关／支持性文件 《行文格式要求》 《行文格式规范》 《行文模式》 《档案管理办法》 《常见公文写作格式与范文》 九、记录表格 《文件呈批件》 《发文稿纸》 《发文登记表》 《外来文件处理单》 《收文登记表》 《文件借阅复印登记表》、 撰稿 韩志易 审核 签发 日期 日期 日期