会展运营管理概要1.pptVIP

会 展 运 营 管 理 会展经营策划师课程 第一节、展会管理 展出服务与管理的对象主要包括： 参展商、观众、新闻媒体、行业协会政府主管部门、国际组织等，另外还包括展位搭建商、展品运输代理、旅游公司和指定酒店等。 一、 布展期间的实务与管理 1.布展 布展是指展览会开幕前的现场布置与筹备工作。 （1）参展商 （2）办展机构 2 布展期间办展机构提供的服务和管理 1）布展前准备 （1）有关报批手续的办理 ★ 工商部门； ★ 消防部门； ★ 海关部门； ★ 公安部门； ★ 指定搭建商和展品运输代理 ★ 外地车辆通行证问题 （2）展馆布置 2）正式布展 （1）展位搭建协调工作。 （2）现场施工管理和验收。 （3）组织相关部门现场办公为参展企业 提供服务。 3）预展 二、开幕式 1 展会开幕式现场管理 1）开幕式现场检查与安排 → 对开幕式现场布置和相关设备的最后检查以及对安全保卫与其他活动参与人员的安排和管理等工作。 →具体工作： （1）对各种设备及参与人员进行详细地检查， 确保开幕式的顺利进行。 （2）在开幕式开始前要根据邀请嘉宾人数的多少 和级别，做好贵宾室的安排。 （3）做好贵宾的迎接与引导工作。 2）媒体接待与管理 → 展览会开幕前，办展机构要主动与有关媒体 取得联系。 → 引导不同的媒体从不同的侧面对展览会进行 连续或跟踪报道。 → 提高展览会的社会知名度和扩大展览会的 影响力。 2 展会开幕式程序 1）开幕时间和地点 2）出席开幕式的嘉宾 3）开幕式讲话稿和新闻通稿 4）开幕式程序 3 展出现场的咨询服务与协调 三、参展商的展台工作 1）参展商的展台接待工作 2）宣传资料和纪念品的发放 3）业务洽谈工作 4）展品演示及现场销售 5）展台记录和市场调研 四、 办展机构的现场咨询服务与协调工作 1）专业观众登记 ★ 设立位置：通常会专门在展出现场出入口附近区域设立 专业观众登记处和观众登记通道。 ★作用：为观众参观、观众信息咨询、观众与参展商进行贸 易谈判等提供便利和服务。 （1）是展览会观众数据库重要的信息来源， （2）可以及时准确地更新和补充观众数据库的信息， （3）对改善客户关系管理和调整宣传推广策略有着 重要的作用。 （4）观众信息是评价展览会品质的主要依据。 2）展览会资料的编制和发放 ★ 办展机构一般要准备好以下几种资料： 参观指南、观众登记表、相关证件、门票、会刊等资料。 3）展览会证件与门票管理 展览会证件一般包括以下几种： （1）参展证，供参展商进出展馆使用； （2）布撤展证，供搭建商和参展企业相关工作人员在 布展和撤展时使用； （3）专业观众证，供专业观众人场参观使用； （4）贵宾证，也叫VIP证，供到会参观的嘉宾使用； （5）记者证，供各新闻媒体记者使用； （6）工作证，供办展机构有关工作人员使用； （7）车辆通行证，供参展商、观众和到会嘉宾在展馆停 车场停车使用。 4）展出现场秩序管理 →办展机构通常对展位发出的音量做出控制，声像设备的音量应低于50分贝，使其不对观众或其他相邻展位构成干扰。 →参展商只能在自己的展位派发各种资料，不得在他人展位和通道上派发，也不得在通道上摆放宣传品和宣传资料。 →办展机构一般要负责展场公共区域的清洁卫生，展出期间以及每天闭馆后派出相关人员清洁和打扫这些区域，同时向参展商提供展位清洁有偿服务。 5）开展参展商和观众意见调查，做好有关信息 的收集整理。 6）知识产权保护。 7）闭幕准备工作。 8）提供其他关联服务。 五、突发事件管理 1 紧急医疗 （1）制订各种预防应急措施。 （2）组织者可以邀请卫生医疗机构协助在 展出现场安排医疗人员。 （3）保持任何时间的联络通畅，如有紧急 情况发生，立即安排救护并送医院急救。 2 火灾防范 （1） 应做好展出期间各阶