人事档案管理程序.docxVIP

程序文件文件编号版本：人事档案管理程序生效日期页码：1/31、目的为规范人力资源档案管理，提高档案管理水平和档案利用效果，特制定本程序。2、范围适用于集团总部、各事业部人力资源档案管理。3、职责划分3.1人力资源部负责此程序的制定、修改、实施和解释；3.2人力资源部经理负责人力资源档案体系的建立和维护，负责人力资源档案案销毁的审批。3.3人事文员具体负责人力资源档案的建立、保管、借阅登记；4、内容4.1归档范围4.1.1入职登记表4.1.2个人履历表4.1.3身份证、毕业证以及相关证件的复印件4.1.4奖惩材料4.1.5职务变动材料4.1.6薪资调整材料4.1.7考核材料4.1.8劳动关系材料4.2保管期限4.2.1永久在职人员的人力资源档案，属永久期限，只要员工在职，就须建档保管；当员工离职时，视不同情况转为长期或短期档案；4.2.2长期自动离职者，指办理了入职手续，但未办理离职手续而离职者;因失踪而导致离职者;被公司开除、辞退、解雇；以上人员档案保管期限为3年；4.2.3短期正常办理离职手续员工的人力资源档案，保管期限为1年；程序文件人事档案管理程序4.3归档时间4.3.1新入职员工，在入职3天内，须建立人事档案；4.3.2员工离职后，须在一周内对人事档案进行更新，并纳入长期档案或短期档案管理。4.4档案分类按部门进行分类，即按集团总部各职能部门、各事业部进行一级分类，再按照各职能部门和事业部下属各部门进行二级分类。4.5档案检索4.5.1档案编号，集团总部按集团总部—职能部门—人员序号规则进行档案编号，各事业部按事业部—各部门—人员序号规则进行编号；4.5.2档案检索目录，按档案编号规则进行排序后，须形成档案目录，并打印装订成册；4.5.3电脑检索，档案目录除以纸介质打印装订外，须在电脑中进行保存，以便查询检索。4.6档案保管档案保管须防潮、防虫、防高温、防火、防霉、防尘。4.7档案借阅4.7.1凡档案借阅，须向人力资源部申请，并做好登记；4.7.1档案借阅，只允许在办公场所借阅，不得擅自带离办公场所；4.7.3档案借阅，须当天借当天还，次日还需借阅者，须再次申请；4.7.4档案借阅，仅限借阅者阅读，绝不能向任何人传阅，违者一经发现，必将对借阅者与传阅者进行严肃处理。4.8档案鉴定与销毁4.8.1保管期限已满的档案，可集中进行鉴定销毁;4.8.2销毁前，负责档案管理人员，须对准备销毁的档案进行造册登记；4.8.3经审批同意销毁的档案，须由人力资源部监督，由负责档案保管的人员进行销毁，绝不允许审批同意销毁而未销毁档案存在。4.9人力资源管理表单4.9.1档案目录表4.9.2档案借阅登记表4.9.3档案销毁登记表人事档案管理程序持有部门:人力资源部文件编号: 版本:1生效日期: 页数:1编制: 日期:审核: 日期:批准: 日期:1受控印章