撷取、备份或分享邮件.PPT

使用此範本 請參閱備忘稿窗格，或檢視完整備忘稿 ([檢視] 功能表或索引標籤)，以取得此範本的詳細說明。 * 在您開始前： 本課程是 Outlook 中的電子郵件管理與儲存相關系列課程中的第五個課程。線上訓練課程「管理您的信箱 (二)：瞭解各類儲存方式」、「管理您的信箱 (三)：移動或複製郵件到個人資料夾」，以及「管理您的信箱 (四)：封存舊郵件」會提供這些主題的基本原則。 訓練人員注意事項： 如需自訂此範本的詳細說明，請參閱最後一張投影片。此外，您可以在部分投影片的備忘稿窗格中找到其他課程內容。 Macromedia Flash 動畫：此範本包含 Flash 動畫。這些動畫將會在 Microsoft? Office PowerPoint? 自 PowerPoint 2000 以後的版本中播放。不過，如果您要將此範本儲存到 Microsoft Office PowerPoint 2007 中，請將其儲存為較舊的 PowerPoint 檔案格式：PowerPoint 97-2003 簡報 (*.ppt) 或 PowerPoint 97-2003 範本 (*.pot) (您會在 [另存新檔] 對話方塊中 [存檔類型] 旁看到檔案類型)。 警告：如果您將其儲存為 PowerPoint 2007 檔案格式，例如 PowerPoint 簡報 (*.pptx) 或 PowerPoint 範本 (*.potx)，儲存的檔案中將不會保留動畫。 其他：因為本簡報包含 Flash動畫，儲存範本可能會導致產生關於個人資訊的警告訊息。除非您在 Flash 檔案本身的內容中加入資訊，否則此警告不適用於本簡報。按一下訊息中的 [確定]。 * * * * * 下面幾張投影片含有開啟 PST 檔案的資訊。 秘訣：如果您不熟悉使用個人資料夾和封存的儲存方式，本系列之前的訓練課程中可以找到兩者的相關說明。 * 您現在可以提及使用 PST 時，其優點可能帶來的問題。如果您選擇使用多個 PST 檔案，最佳作法是將開啟檔案的數目限制為 10 個以內 (且需注意檔案的大小)。如果一次開啟 10 個以上的檔案，或開啟了極大的 PST 檔案，啟動 Outlook 與搜尋郵件時，其效能會減慢 (我們將在本課程後面的內容中討論搜尋相關主題)。 [訓練人員注意事項：若要在檢視投影片時播放動畫，請在動畫上按一下滑鼠右鍵，然後按一下 [播放]。檔案播放一次後，您可能需要按一下 [倒帶] (先按滑鼠右鍵) 然後再按一下 [播放]。如果您按一下投影片以輸入文字或跳至下一張投影片時，沒有產生任何動作，請按一下動畫以外的位置。有時您必須按兩下。如果您在檢視動畫時發生問題，請參閱本簡報中最後一張投影片中關於播放 Macromedia Flash 動畫的注意事項。如果您在檢視動畫時仍遇到問題，投影片的下一張投影片是以靜態圖片製作的副本。請在進行簡報前刪除本投影片或下一張投影片。] * 您現在可以提及使用 PST 時，其優點可能帶來的問題。如果您選擇使用多個 PST 檔案，最佳作法是將開啟檔案的數目限制為 10 個以內 (且需注意檔案的大小)。如果一次開啟 10 個以上的檔案，或開啟了極大的 PST 檔案，啟動 Outlook 與搜尋郵件時，其效能會減慢 (我們將在本課程後面的內容中討論搜尋相關主題)。 [訓練人員注意事項：本投影片除了使用靜態圖片而非動畫這一點外，與前面的投影片內容幾乎完全相同。如果您在檢視動畫時發生問題，請使用本投影片。請在進行簡報前刪除本投影片或前一張投影片。] * * 開啟的 PST 檔案數目沒有限制？以下是一個例子：您可能會使用某個 PST 檔案閱讀多年前的封存郵件，並使用另一個 PST 檔案檢視目前專案的郵件。 * 稍後在本課程中，您將會瞭解使用唯一名稱的好處。 當您關閉 PST 檔案後，隨時可以依照前述的步驟重新開啟。 * 建立副本也會讓 (例如與新同事或下一個接手專案的工作者) 分享電子郵件更容易。 * 秘訣：本課程結尾部分連結的快速參考卡會提供關於備份工具的詳細資訊： 您可以下載名稱為 Outlook Personal Folders Backup Tool 的工具，幫助您備份 PST 檔案。 此外，由於此處討論的是複製作業，請記住下列事項：如果您將 PST 檔案複製到光碟或類似的儲存裝置，您需要將檔案複製到另一部電腦，該電腦上的 Outlook 才能存取其包含的郵件。Outlook 無法讀取光碟上的郵件。 * * 秘訣：以下是 PST 檔案應使用唯一名稱的另一個理由。當您在 Windows 檔案總管中查看這些檔案時，唯一的名稱能讓您更容易識別檔案。 不需要記下這些步驟，本課程結尾部分連結的快速參考卡也包含這些資訊。 * * 圖中顯示了 W