采购循环运作管理.doc.doc

采购及付款循环流程图 CP-100 CP-101 请购作业流程图  采购及付款循环内部控制制度 编号:CP-101 作业项目：请购作业 作　业　程　序(方法) 控　制　重　点 依　据　资　料 1.本公司采购可分为： (1)策略性采购：系依市场行情，用料变动等采购之原料，由请购权责单位视经济走向、市场状况及预计用量等因素，决定订采购时机、种类及数量，交由采购单位采购；以避免可能发生之缺料、断线或突增需求。 (2)依生产计划采购：系依计划性生产之预算进度，由生管部门提出请购种类及数量(产销会议记录)，交由采购单位采购。 (3)其它需求：因维修需求，客户特殊需求或新产品开发需求而由权责单位提出之请购，提出后交由采购单位执行。 2.提出请购需求时，请购单位应明确指出需用日期、品名、规格、数量或厂牌；请购物品运送或保存有特别注意事项者，应予注明。 1.请购量是否符合经济采购量。 2.需用日期、数量、品名、规格或厂牌是否明确。 3.属非生产性采购及策略性采购已填制请购单而进行采购作业者且金额超出一定额度，应经适当核准程序。 4.核准时是否依照核决权限进行。 5.属紧急采购者，应查明原因是否合理。 6.确定请购单位是否确实依作业程序提出请购需求。 7.请购单位需为指定权责单位方有权提出请购。 1.依据资料： ERP系统中的 (1)产销计划信息 (2)库存信息 (3)安全存量控制 (4)材料管理规则 (5)核决权限 2.使用表单： (1) 请购单 (2)新产品开发及试产、量产计划表 采购及付款循环内部控制制度 编号：CP-101 作业项目：请购作业 作　业　程　序(方法) 控　制　重　点 依　据　资　料 4.采购前先检查存货是否有下列情形： (1)目前存量尚未达请购点 (2)请购之商品品名、规格、厂牌，有无库存品或替代品可供替代 (3)申请之原料是否仍具采购价值，还是已失经济性 5.紧急请购，应于请购单加注〝紧急〞字样，经请购单位主管核准后，以复印件交采购部门办理采购事宜，正本仍依正常程序处理。 9.新产品开发案所须之请购，须注明案号(Project Code)，并由研发及工程单位通过PMC提出需求。 10.新产品请购单上若有指定零件，厂牌者须说明原因。 11.由业务通过PMC提出之请购需求，若为客户特殊需求者，须检附客户需求数据。 CP-102 采购作业流程图  采购及付款循环内部控制制度 编号：CP-102 作业项目：采购作业 作　业　程　序(方法) 控　制　重　点 依　据　资　料 1.申请之原料如系新零件需经研发及工程单位或相关权责单位确认后，方可经PMC开立请购单进行采购作业。 2.采购部门收到已核准之「请购单」，调阅供货商数据，了解过去采购及询价记录。 3.向供货商询/议/比价，并将其记录归档，以利查询并保持交易之完整性。 4.询/议/比价之供货商应以本公司认可之合格厂商为对象，但有下列情形者，可不经询/议/比价程序即可采购。 (1)特殊材料，考虑其性能及质量而无替代品者； (2)订有长期合约或项目核准之供货商。 (3)独家制造或独家代理之产品。 5.决定供货商后，由采购部门承办人员备妥资料及预拟订购厂商、品名、数量等事项，填妥“采购单”经权责主管核决后，传真给供货商确认。 6.采购部门接到紧急请购的零件请购单复印件时，应依上述3~5所述程序，立即办理采购作业，以免耽误时效。 1.供货商记录是否随时更新。 2.采购部门是否依规定访价、议价及比价等采购程序办理采购，并经主管核准。 3.价格数据收集是否具代表性。 4.请购单经请购流程中各主管是否确实核准。 5.预拟订购厂商、数量及价格是否考虑周详。 6.是否所有进货皆有连续编号并经核准之采购单。 7.请购、采购、验收及应付帐款之记录是否由不同人员负责。 1.依据资料： 　(1)资材管理规则 　(2)核决权限 2.使用窗体： 　(1)采购单 　(2)供应厂商基本资料 　(3)请购单 　(4)零件规格承认书 采购及付款循环内部控制制度 编号：CP-102 作业项目：采购作业 作　业　程　序(方法) 控　制　重　点 依　据　资　料 7.采购部门收到请购部门/单位的撤销或变更之零件请购单并经原权责主管核准后时，依下列方式办理。 a.供货商确认(同意)：制发“采购单”并注明更改内容及勾选更正/修正处，经权责主管核决后，通知相关部门。 b.供货商不同意：采购人员应立即通知请购单位，由请购单位订出决议是否接受货品或与供货商讨论损失分摊。 CP-103 进口作业流程图 采购及付款循环内部控制制度 编号：CP-103 作业项目：货物进口作业 作　业　程　序(方法) 控　制　重　点 依　据　资　料 1.财务部依据采购部门转来的信用状开