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2017年本科毕业生档案材料归档规范 本科毕业生档案材料归档规范 本科生大学材料日常零星归档 本科生大学材料日常零星归档，是指各学院（学部、直属系）辅导员对退学、肄业、转学、延期毕业等非正常离校、毕业学生大学期间的材料以及历届毕业生材料进行归档。 归档内容 毕业生/结业生归档内容 同本科毕业生材料集中归档内容。 退学、肄业、转学等非正常离校学生归档内容 A、大学学生成绩表 B、上海大学肄业学生鉴定表（肄业学生，此项必归） C、毕业设计（论文）成绩评定书（如有） D、大学学生体质健康卡（如有） E、入团志愿书（如有） F、入党申请书（如有） G、入党志愿书（包括预审转正全套材料，如有） H、奖惩材料（校级及以上，如有） I、其他有价值的可供组织参考的材料（校级及以上，如有） （2）归档人员 本科生大学材料零星归档由各学院（学部、直属系）辅导员负责。 （3）归档流程及要求 归档材料的整理 及时收集、整理毕业生及非正常离校学生归档材料。为提高归档效率，请把同一个学生的几种材料归集在一起（不能遗漏党员)，并严格按学号从小到大排序。归档材料的审核 档案材料齐全性、完整性、准确性检查。检查每位毕业生及非正常离校学生信息是否准确，归档材料是否齐全、是否符合归档要求，有问题的及时解决。 归档移交 材料收集齐全、整理完毕后，各学院（学部、直属系）辅导员应及时到档案馆归档移交。 A、辅导员到学生档案室归档登记表上登记归档信息。 B、学生档案室接待人员检查、核对归档材料，同时在学生档案管理系统相应学生信息页备注栏逐一标注归档内容及时间，归档不齐全，缺材料的，须注明所缺材料名称。如：成绩单、论文评定书归档，缺毕业生登记 C、归档材料不符合要求或不全的，归档人员应及时整改、补归。 归档材料装袋 档案馆检查、著录完毕后，归档人员与学生档案室接待人员一起当场完成每位毕业生材料的装袋工作。装袋时，务必仔细核对，确保毕业生归档材料上的姓名、学号与档案袋上的一一对应，以防装错。 （4）归档注意事项 学生办理完离校手续后，请辅导员告知学生联系档案馆办理转档手续，并及时将相应材料收集、整理齐全，及时向档案馆移交。其他事项同本科毕业生材料集中归档注意事项。 本科毕业生档案材料集中归档 归档内容（毕业/结业学生） 高校毕业生/结业生登记表 大学学生成绩表 毕业设计（论文）成绩评定书 大学学生体质健康卡（如有） 全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（报到证白联，如有） 入团志愿书（如有） 入党申请书（如有） 入党志愿书（包括预审转正全套材料，如有） 奖惩材料（校级及以上，如有） 其他有价值的可供组织参考的材料（校级及以上，如有） 注：~为必归内容，其他内容如果有则归档。 （2）归档人员 本科生毕业生材料归档由各学院（学部、直属系）确定的本年度毕业生材料归档人员负责。 （3）归档流程及要求 毕业生材料的整理 A、收集、整理毕业生材料。到档案馆网站表格下载栏下载《上海大学本科生档案目录表》，根据学院毕业生名单及档案目录表，及时收集、整理毕业生归档材料。为提高归档效率，请把同一个学生的几种材料归集在一起（不能遗漏党员)，并严格按学号从小到大排序。毕业生档案材料归档登记表毕业生材料的审核 A、档案材料齐全性、完整性、准确性检查。对照登记表、目录表、归档材料检查每位毕业生信息是否准确，归档材料是否齐全、是否符合归档要求，有问题的及时解决。 B、勾选目录并签名。每份目录表上标明学生的学号、姓名，对照目录表检查并勾选每位毕业生的档案材料，归档人员在目录表上签名。 毕业生材料归档移交 毕业生材料收集齐全、整理完毕后，各学院（学部、直属系）归档人员按约定的归档时间到档案馆归档移交。毕业生材料、归档登记表、目录表一并移交档案馆。档案馆检查、核对归档材料份数，检查无误后双方签收，归档登记表各留一份，以备查考。 注：毕业生材料归档移交时因归档数量大时间有限，学生档案室仅核对归档份数，没办法当场核对归档材料内容，在转递过程中发现有问题的我们将反馈归档人员，请归档人员及时整改或补归相应材料。 毕业生材料装袋 档案馆检查完毕后，各学院（学部、直属系）归档人员当场完成每位毕业生材料的装袋工作。装袋时，务必仔细核对，确保毕业生归档材料上的姓名、学号与档案袋上的一一对应，以防装错。 （4）归档方式及时间节点 各学院（学部、直属系）在7月日之前必须材料。为避免归档时间冲突，请与联系，约定归档的具体时间归档材料须为原件，且字迹清晰，不得涂改，如有修改，须在修改处盖校正章，修改人签名。 书写材料须符合要求。归档材料一律使用钢笔、签字笔（黑色）书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。 收集、整理归档材料时，应根据学生的离校结论，归相应的材料。延期毕业的学生，