图书资产的清查与管理 .docVIP

　　图书资产的清查与管理 　　[摘 要]图书资产的管理是图书馆的一项重要工作,各馆根据不同的情况采取不同的管理办法。本文主要根据本馆的实际情况,就图书馆资产清查的重要性、清查办法及存在的问题提出解决办法并交流相关的管理经验。 　　[关键词]图书资产;清查;管理 　　 　　1 引 言 　　各学校每年都要在图书馆投入一定的经费进行资源建设,日积月累,图书馆的图书资产越积越多,如何管理好这些资产是一个非常重要的问题,对图书资产的定期清查也就成为必不可少的工作[1]。但图书资产的清查是件非常不容易的事情,要弄清楚图书资产的价值更是难上加难。原因之一是图书数量大,一般学校的图书册数在几十万至几百万册之间,且易损坏或者丢失;原因之二是图书管理系统软件开发使用的滞后性和不完善性。图书管理软件在国内高校使用大多是在上世纪90年代后期才开始的,原来都是人工借阅和管理。正因为种种困难的存在,现在大多数高校对于图书资产的管理都还没有形成一个统一的规范,主要还停留在只强调图书实物资产的册数上,即以每年新增或者丢失多少册来衡量图书资产的管理情况,这实际上是非常不科学的,弄清馆藏图书的数量和丢失情况,不等于也理清了图书资产的价值,例如买的书中如果不少都是旧书或者质量差的书,虽然数量很多,但实际上并不值那么多钱,这个就是资产变相流失的问题。图书资产清查的重要性主要从几个方面来体现:一是学校领导和资产管理部门需要知道每年投入到图书馆经费的使用和管理情况,以防止图书资产的流失;二是图书馆自己需要掌握自己管理的图书资产情况,每届图书馆馆长上任时必须清楚自己管理的图书资产情况,以加强管理;三是通过清查增强对图书资产有效利用的管理,剔除破旧的图书,使馆藏较有效的服务读者;四是财政厅审计的需要。 　　2 图书资产的清查 　　图书资产主要包括纸质图书、纸质期刊报纸和电子资源。本文主要是针对纸质图书的清查进行详细的介绍,期刊目前主要是按年装订成册后贴上条码按纸质图书进行管理,报纸也是按月或年进行分类存放管理。 　　2.1 图书资产清查的思路 　　图书资产清查的目的:一是要弄清楚丢失图书的数量 ,也就是馆藏信息与现存图书实物之间的差;二是要弄清楚图书资产的价值、每年购买图书的经费和总经费使用情况。任何一本书成为馆藏图书之前,采编人员首先都要给其贴上一个唯一的标识条码,因此要对馆藏进行清点,必须提取图书的条码信息[2],然后根据提取的条码信息从馆藏中调出相应的图书信息。因此图书资产清查的主要思路是从图书管理系统调出所有馆藏图书和所有借出图书,然后提取现有馆藏图书(existbook)的条码信息,则丢失图书的数量可由下面的公式得出:丢失图书的数量=所有馆藏图书数量-所有借出图书数量-现有馆藏图书数量。[3]图书资产价值则是现存图书的总价值。 　　2.2 图书资产清查的准备工作 　　首先,要确定图书清点的时间和参与图书清点人员的分组。本馆根据实际利用寒假学生不在校之际进行图书清点,图书数量根据图书管理系统统计约41万册图书,去掉借出的图书数量约2万册,要实际清点的图书数量约39万册,参与清点的人员共18名,分6组,每组3人。实际清点之前预计每天按6小时计,每组能清点的图书数量约5 000册,约13天能清点完成。 　　其次,图书条码提取方案的确定。提取图书条码信息要用到条码扫描枪,建议购买目前市场上常用的商品盘点设备手持条码扫描枪,它其实就是一个终端设备[4],扫描的条码可以保存在终端设备上,一般都具备查重功能,如果重复扫描条码,会有提示,条码扫描完后会将数据导出到电脑上。选购时要注意其存储的条码信息数量,也就是内存大小,还有其识别条码的性能如何,质量差的扫描枪不少条码不能识别,需要手动输入,影响盘点速度。如果不购买这种终端条码扫描枪,使用图书借阅的扫描枪进行图书清点也是可以的,但不能脱机使用,另外还需要编写条码存储程序(可用VB+Access数据库),把录入的条码直接存入数据库,否则容易丢失扫描条码数据。 　　最后,把所有归还图书上架,从图书管理系统导出所有馆藏信息和借出图书信息,统计各大类图书数量,给各清点小组分配清点任务。 　　2.3 图书资产的具体清点 　　各清点小组按计划利用手持条码扫描枪进行条码的提取,各小组根据情况可自由配合以提高清点效率。为了数据的安全,每天都需要对各小组的扫描数据进行备份和汇总,并把汇总数据报给领导,让领导掌握图书清点的进度情况。根据需要,每天清点完后,各小组组长可开会交流,总结清点的经验,以便提高效率。[3] 　　2.4 条码扫描数据的处理 　　条码扫描枪扫描的条码导出数据格式一般都是文本文件,把数据导入到SQL2000数据库,通过一定的数据转换汇总在一个表中,叫“扫描条码表”,表中有两个字段:ID(自动编号