超级整理术试卷.pptx

超级整理术 2013-1-7 一、目标——提高工作效率 严格执行事先制定好的工作计划，并且一定要完成。 把自己的工作安排给部下，并且让他们达到和自己做一样的效果。 不把时间浪费在找东西上。 争取安排出工作以外的自由时间。 二、“超级整理术”的内容 （一）整理的对象是什么 （二）只要制定了规则，不需要记忆力 （三）规则越简单越好 （四）开始整理吧 （一）整理的对象 1.文件及办公桌的整理 主要指纸质文件的整理，其目的是创造一个舒适整洁的工作环境 2.电脑及电子邮件的整理 作为一个现代商务人士，其最重要的工具就是电脑，应更有效地使用 3.大脑的整理 创意、烦恼、目标、担心的事项等等，这些都会使一个人的大脑陷入混乱。只有及时整理，思路才会清晰 4.时间的整理 对于即将着手的工作，应如何合理分配时间？ 1.文件及办公桌的整理 整理的目的： 为了达到“你想要的东西伸手就能拿到，并方便使用”的最佳状态。 整理的途径（制定规则）： 【不是“东西放哪儿了”→而是“什么东西该放哪里”】 ——这一规则越简单越好 几点注意： 学会扔东西——判断是否丢弃的法则 用后还原位——给文件分类，放在固定的位置，方便查找 尽量不打印——信息尽量存电脑里，取好名字，方便检索 学会扔东西 是不是已办文件？ 是不是重复的文件？ 是不是今后不再用到的文件？ 丢弃 丢弃 难以判断 暂且保留 很快又用到的→保管 1年都没用到的→丢弃 用后还原位 准备工具：①托盘②透明文件夹③口袋状的大文件夹④小文件柜或抽屉式的小信箱⑤大纸盒 文件分为“正在办理状态”和“保存状态” 文件最好统一A4格式，小文件订在A4纸上，以防丢失 把大文件夹的颜色统一（如：蓝色放预算，黑色放资料类等） 正在办理状态——托盘的使用方法 请求书/合同/企划书/准备仔细阅读的邮件等，最好放双层托盘中（页数多的也可以放进透明文件夹中） 双层托盘的上层放新文件，下层放旧文件（具体的顺序就是“新文件”-“保留文件”/“待办文件”-“已办文件”），总之，就是按照时间来排序的 因为都是近期要处理的文件，托盘应放在办公桌比较显眼的地方 正在办理状态——文件夹的使用方法 1.根据项目分类，将相关文件放入统一的文件夹内 2.封面用A4纸写封面（包括项目名称/合作方名称/开始日期等） 3.按顺序保管到通明文件夹内，使用频率高的，集中在左侧 4.当文件夹摆满时，处理掉右侧 大文件夹建议放在离办公桌较近的地方，如文件柜等 保存状态 1.重要的已办文件用大文件夹保管 2.办理完的文件丢弃或者放入大纸箱中保存 尽量不打印 将书中有用的信息进行摘录，保存在电脑中。除了少数有价值的书籍，其余的书读完就处理掉 杂志中有用的内容剪下来放入A4页中保存，或复印了保存，或者做成PDF格式的文档保存在电脑里。（杂志一般浏览，与其把杂志从头到尾读，不如多读几本，把有用的信息摘录下） 名片定期整理，尽量写上与此人见面的日期/地点/其外貌特征（如，是个什么样的人）等，用OUTLOOK等软件进行整理和保管 2.电脑及电子邮件的整理 把电脑当作自己的“外脑” 记忆、计算、日常操作等，交给秘书或电脑做 自己集中精力进行思考 把信息集中在一台电脑内 选择轻巧便携式的笔记本电脑 可以不限场所、在哪里都能开展工作 如果嫌屏幕小的话，可以外接一个大的显示器 尽量使电脑里的信息一元化 学会搜索文件 找过去的文件及缓存文件时，使用“谷歌桌面”和“windows搜索功能” 文件命名要加上日期、内容、公司名，便于搜索 2.电脑及电子邮件的整理 按规则备份 选定固定的日期给重要的文件全部备份（包括文件、邮件、日程表、TODO等） 随时把重要的工作文件全部打印一份 设定主题→搜集海量信息：口口相传、报纸、杂志、书籍、网络（将订阅电子杂志的邮箱和工作邮箱分开）→甄别有用的信息 邮件打开后只读一遍，需要回复的话，读完立即回复；无法回复的放在“未阅读”那一类 3.大脑的整理 将“必须要做的事情”和“需要记住的事情”，全部写在TODO列表上 对无须自己亲历亲为的工作，尝试委托给他人 制定检查目录，使得每个人都可以同样地完成工作，不会因个人能力出现偏差。为了按期完成任务，检查目录在月底或任务deadline的时候会由邮件自动发送到相关成员的邮箱中 尽量在自己喜欢的地方工作 4.时间的整理 “操作类”的工作尽量集中在早上完成，剩下的时间去处理“思考类”的工作 利用TODO： 设定定期工作任务（如：每月1号电脑备份，每周五整理名片） 工作（思考类，创作类）、个人事务、长期规划、目标、创意、鼓舞人心的座右铭、尚未具体化的一些事情等，要存进TODO，定期回顾，丰富完善 清晨就处理掉许多